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HomeMy WebLinkAboutFollow-up County Gas purchase card controlsFo l l o w - u p r e p o r t o n C o u n t y – G a s p u r c h a s e c a r d c o n t ro l s # 0 9 / 1 0 - 1 July 2009 FO L L O W - U P R E P O R T Co u n t y – G a s p u r c h a s e c a r d c o n t r o l s (I n t e r n a l a u d i t r e p o r t # 0 7 / 0 8 - 1 5 i s s u e d J u l y 2 0 0 8 ) De s c h u t e s C o u n t y , Or e g o n David Givans, CPA, CIA De s c h u t e s C o u n t y I n t e r n a l A u d i t o r 1300 NW Wall St Bend, OR 97701 (541) 330-6674 da v i d g @ c o . d e s c h u t e s . o r . u s Audit committee: Jade Mayer, Chair James Kerfoot Greg Quesnel Michael Shadrach Dennis Luke Tom Anderson Scot Langton Fo l l o w - u p r e p o r t o n C o u n t y - G a s p u r c h a s e c a r d c o n t ro l s # 0 9 / 1 0 - 1 July 2009 TA B L E O F CO N T E N T S : 1. I N T R O D U C T I O N 1. 1 . B a c k g r o u n d … … … … … … … … … … … … … … … .. . … … … … … … .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1 1. 2 . O b j e c t i v e s & S c o p e … … … … … … …… … … … … … … .. … … … … …… … … … … . … … 1 1. 3 . M e t h o d o l o g y … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … . . … … … … … … ………. 1 2. F O L L O W - U P R E S U L T S … … … … … … .… . . . … … …… … … … … … … . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2 3. A P P E N D I X I –I n t e r n a l A u d i t R e c o m m e n d a t i o n s - W o r k p l a n f o r R e p o r t #07/08-15 (S t a t u s u p d a t e d a s o f J u l y 2 0 0 9 ) . … . … . … … … … …… … … … … … … .. … … ………......... 3 AP P E N D I X I I – P o l i c y N o G A - 1 9 F u e l P u r c h a s i n g P o l i c y ( a d o p t e d 7 / 0 9 ) .……......... 3-5 Fo l l o w - u p r e p o r t o n C o u n t y – G a s p u r c h a s e c a r d c o n t ro l s # 0 9 / 1 0 - 1 July 2009 Page 1 1. In t r o d u c t i o n 1. 1 B A C K G R O U N D Au d i t A u t h o r i t y : Th e D e s c h u t e s C o u n t y A u d i t C o m m i t t e e h a s s u g g e s t e d t h a t fo l l o w - u p s o c c u r f r o m n i n e m o n t h s t o o n e ye a r a f t e r t h e o r i g i n a l r e p o r t i s s u a n c e . T h e A u d i t C om m i t t e e ’ s w o u l d l i k e t o m a k e s u r e d e p a r t m e n t s sa t i s f a c t o r i l y a d d r e s s r e c o m m e n d a t i o n s . T h i s f o l l o w - u p w as t o a d d r e s s n i n e r e c o m m e n d a t i o n s f r o m t h e or i g i n a l r e p o r t . 1. 2 O B J E C T I V E S a n d S C O P E Ob j e c t i v e s : Th e o b j e c t i v e w a s t o f o l l o w - u p o n a u d i t r e c o m m e n d a t i o n s i d e n t i f i e d i n t h e r e p o r t o n C o u n t y - G a s p u r c h a s e ca r d c o n t r o l s . Sc o p e : Th e f o l l o w - u p i n c l u d e d t h e n i n e r e c o m m e n d a t i o n s f r o m t he I n t e r n a l a u d i t o n C o u n t y - G a s p u r c h a s e c a r d co n t r o l s ( # 0 7 / 0 8 - 1 5 ) ( i s s u e d J u l y 2 0 0 8 ) . Th e f o l l o w - u p r e f l e c t s t h e s t a t u s a s o f J u l y 2 0 0 9 . T h e or i g i n a l i n t e r n a l a u d i t r e p o r t s h o u l d b e r e f e r e n c e d f or th e f u l l r e c o m m e n d a t i o n s a n d d i s c u s s i o n . 1. 3 M E T H O D O L O G Y Th e f o l l o w - u p r e p o r t w a s d e v e l o p e d f r o m i n f o r m a t i o n pr o v i d e d b y D a v e I n b o d y , A s s i s t a n t t o t h e C o u n t y Ad m i n i s t r a t o r . I n c a s e s w h e r e t h e r e c o m m e n d a t i o n s h a v e n o t b e e n i m p l e m e n t e d , c o m m e n t s w e r e s o u g h t on t h e r e a s o n s w h y a n d t h e t i m i n g f o r a d d r e s s i n g t h e s e . T h e f o l l o w - u p i s , b y n a t u r e , s u b j e c t i v e . I n de t e r m i n i n g t h e s t a t u s o f r e c o m m e n d a t i o n s t h a t w e r e f o l lo w e d u p , w e r e l i e d o n a s s e r t i o n s p r o v i d e d b y t h o s e in v o l v e d a n d d i d n o t a t t e m p t t o i n d e p e n d e n t l y v e r i f y t h o s e a s s e r t i o n s . Co u n t y d e p a r t m e n t s a n d C o u n t y A d m i n i s t r a t i o n s h o u l d b e a c k n o w l e d g e d f o r t h e w o r k t h e y h a v e d o n e t o ad d r e s s t h e s e r e c o m m e n d a t i o n s a s w e l l a s c o m m i t m e n t t o c o mp l e t e t h e r e m a i n i n g i t e m s . Si n c e n o s u b s t a n t i v e a u d i t w o r k w a s p e r f o r m e d , Go v e r n m e n t A u d i t i n g S t a n d a r d s is s u e d b y t h e C o m p t r o l l e r Ge n e r a l o f t h e U n i t e d S t a t e s w e r e n o t f o l l o w e d . Fo l l o w - u p r e p o r t o n C o u n t y – G a s p u r c h a s e c a r d c o n t ro l s # 0 9 / 1 0 - 1 July 2009 Page 2 2. Fo l l o w - u p Re s u l t s Fi g u r e I - Ho w w e r e re c o m m e n d a - ti o n s im p l e m e n t e d ? Th e f o l l o w - u p i n c l u d e d n i n e ( 9 ) r e c o m m e n d a t i o n s m a d e in t h e r e p o r t . T h e s c o p e o f t h e r e p o r t c o v e r e d a l l C o unty de p a r t m e n t s a n d o p e r a t i o n s a n d w a s t h e r e f o r e r e s p o n d e d to b y C o u n t y A d m i n i s t r a t i o n . A l l b u t o n e o f t h e re c o m m e n d a t i o n s h a s b e e n c o m p l e t e d a s o f t h e f o l l o w - u p d at e . Fi g u r e I pr o v i d e s a n o v e r v i e w o f t h e i m p l e m e n t a t i o n o f t h e o u ts t a n d i n g r e c o m m e n d a t i o n s . Co m p l e t e d 89 % Pl a n n e d 11 % A m a j o r i t y o f t h e r e c o m m e n d a t i o n s w e r e a d d r e s s e d t h r o u g h C o u n t y A d m i n i s t r a t i o n a n d D e p a r t m e n t s ’ e f f o r t s i n de v e l o p i n g a n d i m p l e m e n t i n g a f u e l p u r c h a s i n g p o l i c y (G A - 1 9 ) a d o p t e d b y t h e B o a r d o f C o u n t y C o m m i s s i o n e r s in J u l y 2 0 0 9 . T h e p o l i c y i s a t t a c h e d t o t h i s r e p o r t ( A p pe n d i x I I ) . Fo l l o w - u p r e p o r t o n C o u n t y – G a s p u r c h a s e c a r d c o n t ro l s # 0 9 / 1 0 - 1 July 2009 Page 3 3. A p p e n d i c e s Ap p e n d i x I – I n t e r n a l A u d i t R e c o m m e n d a t i o n s ( U n d e r w a y) – Wo r k p l a n f o r R e p o r t # 0 7 / 0 8 - 1 5 ( S t a t u s a s o f J u l y 2 0 09 ) Th e w o r k p l a n t a b l e b e l o w p r o v i d e s a s t a t u s f o r t h e o n e o u t s t a n d i n g r e c o m m e n d a t i o n . W i t h t h i s f o l l o w - u p , t h e County has im p l e m e n t e d 8 9 % o f t h e o r i g i n a l r e c o m m e n d a t i o n s a n d i de n t i f i e d h o w t h e y w i l l a d d r e s s t h e r e m a i n i n g i t e m . Re c # C o m p l e t e d U n d e r w a y P l a n n e d Es t i m a t e d o r Ac t u a l D a t e of Co m p l e t i o n D e p a r t m e n t c o m m e n t s o n s t a t u s 7 X 1 0 / 3 1 / 2 0 0 9 Di s c u s s e d - C o u n t y A d m i n i s t r a t i o n w i t h t h e as s i s t a n c e o f t h e R o a d D e p a r t m e n t i s pl a n n i n g o n l o o k i n g i n t o g a s p r i c i n g a n d wh e t h e r a R F P w o u l d b e b e n e f i c i a l a n d po t e n t i a l u s e o f a n y s t a t e f u e l p u r c h a s i n g co n t r a c t s . Re c o m m e n d a t i o n s Th e C o u n t y s h o u l d c o n s i d e r f o r f u e l p u r c h a s e s wh e t h e r i t c o u l d n e g o t i a t e b e t t e r p r i c i n g f o r f u e l at th e l o c a t i o n s i t w o u l d l i k e t o u s e . {N o t e : T h e R o a d D e p a r t m e n t i n d i c a t e d s o m e i n t e r e s t i n a s s i s t in g C o u n t y d e p a r t m e n t s b y c e n t r a l i z i n g fu e l p u r c h a s i n g i n f o r m a t i o n . T h i s w o u l d a l l o w b e t t e r mo n i t o r i n g o f f u e l p u r c h a s e a c t i v i t y b y v e h i c l e . } Ap p e n d i x I I – P o l i c y N o . G A - 1 9 F u e l P u r c h a s i n g P o l i cy ( a d o p t e d 7 / 0 9 ) De s c h u t e s C o u n t y A d m i n i s t r a t i v e P o l i c y N o . G A - 1 9 E f f e c t i v e D a t e : J u l y 1 , 2 0 0 9 FU E L P U R C H A S I N G P O L I C Y ST A T E M E N T O F P O L I C Y It i s t h e p o l i c y o f D e s c h u t e s C o u n t y t h a t e m p l o y e e s b e fi s c a l l y r e s p o n s i b l e a n d a c c o u n t a b l e f o r f u e l p u r c h a s e d f o r County ve h i c l e s . Fo l l o w - u p r e p o r t o n C o u n t y – G a s p u r c h a s e c a r d c o n t ro l s # 0 9 / 1 0 - 1 July 2009 Page 4 AP P L I C A B I L I T Y Th i s p o l i c y a p p l i e s t o a l l C o u n t y d e p a r t m e n t s a n d C o u n t y s e r v i c e d i s t r i c t s w h o s e f i n a n c e s a n d p e r s o n n e l s y s t e m s a r e ma i n t a i n e d b y t h e C o u n t y . T h e p o l i c y a p p l i e s t o t h e p ur c h a s e o f f u e l w i t h f u e l p u r c h a s e c a r d s , f r o m C o u n t y f ueling st a t i o n ( s ) , o r f r o m r e t a i l l o c a t i o n s ( t h r o u g h e m p l o y e e r e i m b u r s e m e n t ) . PO L I C Y A N D P R O C E D U R E Fu e l - p u r c h a s i n g o p t i o n s f o r C o u n t y e m p l o y e e s u s i n g C o u n t y v e h i c l e s a r e a s f o l l o w s : · C o u n t y f u e l i n g s t a t i o n s - L o c a t e d a t t h e R o a d D e p a r t me n t a n d t h e S o u t h C o u n t y l o t , f u e l f r o m t h i s l o c a t i o n is ch a r g e d d i r e c t l y b y t h e R o a d D e p a r t m e n t t o t h e d e p a r t me n t a s s i g n e d t o t h e v e h i c l e . · F u e l p u r c h a s i n g c a r d – D e p a r t m e n t s m a y h a v e g a s c a r d s f o r u s e a t a r e a c a r d l o c k l o c a t i o n s o r a t a r e a r e t a i l f u e l lo c a t i o n s . · F u e l p u r c h a s e r e i m b u r s e m e n t - E m p l o y e e s m a y p a y f o r t he p u r c h a s e o f f u e l a n d s u b m i t a v o u c h e r , a l o n g w i t h t he re c e i p t f o r t h e p u r c h a s e , f o r r e i m b u r s e m e n t . · R e g u l a r g a s o l i n e s h a l l b e t h e o n l y a l l o w a b l e g r a d e w it h m i d - g r a d e a l l o w e d i f r e g u l a r i s n o t a v a i l a b l e o r if the County Fl e e t S e r v i c e s M a n a g e r ( o r e q u i v a l e n t ) d e t e r m i n e s t h a t a h i g h e r g r a d e o f g a s o l i n e i s r e q u i r e d f o r a p a r t i c u l ar vehicle. De p a r t m e n t s m a y e s t a b l i s h d e p a r t m e n t a l f u e l p u r c h a s i n g po l i c i e s t h a t m e e t t h e f o l l o w i n g c r i t e r i a , w h i c h a r e i n tended to mi n i m i z e c o s t s a n d m o n i t o r o v e r a l l u s a g e . I n t h e a b s e n c e o f a d e p a r t m e n t a l p o l i c y , t h e f o l l o w i n g g u i d e l i n e s s h all apply to al l e m p l o y e e s a n d d e p a r t m e n t s : Fu e l i n g G u i d e l i n e s · P u r c h a s e s o f f u e l b y e m p l o y e e s t h r o u g h R o a d d e p t f u e l in g s t a t i o n , f u e l c a r d , o r r e i m b u r s e m e n t s h a l l b e f o r C ounty ve h i c l e s o n l y . · D i s t a n c e a n d t i m e t o t h e n e a r e s t f u e l i n g s t a t i o n s h o u l d b e m i n i m i z e d t o r e d u c e o v e r a l l c o s t o f r e f u e l i n g · P e r i o d i c a l l y c o m p a r i n g p r i c e s f o r f u e l f r o m t h e C o u n t y f u e l i n g s t a t i o n , c a r d l o c k a n d r e t a i l l o c a t i o n s a n d c h o o s i ng the le a s t o v e r a l l c o s t o p t i o n . Fu e l P u r c h a s e C a r d s · A u t h o r i z a t i o n o f g a s c a r d s , r e c o r d k e e p i n g f o r g a s c a r d s a nd f u e l c o s t s , a n d c u s t o d y o f g a s c a r d s s h o u l d b e se g r e g a t e d . D e p a r t m e n t h e a d s s h o u l d a p p r o v e a l l v e n d or r e l a t i o n s h i p s . · I f g a s c a r d s a r e u s e d , a c a r d s h a l l b e a s s i g n e d t o a s p e c i fi c v e h i c l e . o W h e n p o s s i b l e , g a s c a r d p u r c h a s e n u m b e r s s h o u l d c o r r e s p o n d t o l i c e n s e p l a t e n u m b e r s o r C o u n t y a s s i g n e d ve h i c l e n u m b e r s . o G a s c a r d s f o r d i e s e l v e h i c l e s s h a l l b e a s s i g n e d b y “ E - p l a t e ”. Fo l l o w - u p r e p o r t o n C o u n t y – G a s p u r c h a s e c a r d c o n t ro l s # 0 9 / 1 0 - 1 July 2009 Page 5 No t e : S o m e c a r d l o c k v e n d o r s c a n i s s u e a g a s c a r d w i t h a s p e c i f ic P I N n u m b e r l i n k e d t o t h e e m p l o y e e . T h i s m a y al l o w g r e a t e r f l e x i b i l i t y i n a s s i g n m e n t o f g a s c a r d s . · A l l g a s c a r d s a n d a s s o c i a t e d P I N n u m b e r s s h a l l b e s e c u r e d wh e n n o t i n u s e · V e n d o r r e c o r d s s h a l l b e u p d a t e d w h e n c a r d s a r e n o l o n ge r i n u s e . · G a s c a r d s s h a l l b e l i m i t e d t o f u e l p u r c h a s e s o n l y . M o s t ca r d i s s u e r s p r o v i d e t h i s o p t i o n , a s w e l l a s o t h e r f i l t e r i ng op t i o n s , s u c h a s : o D e p a r t m e n t h e a d s o r t h e i r d e s i g n e e m a y l i m i t f u e l c a rd p u r c h a s e s t o a m a x i m u m n u m b e r o f g a l l o n s p e r tr a n s a c t i o n o r w i t h i n a c e r t a i n t i m e p e r i o d . o D e p a r t m e n t h e a d s o r t h e i r d e s i g n e e m a y l i m i t f u e l c a rd p u r c h a s e s t o c e r t a i n h o u r s o f t h e d a y o r c e r t a i n d a y s of t h e w e e k . · D e p a r t m e n t s s h a l l m a k e p e r i o d i c i n q u i r i e s t o g a s c a r d i ss u e r s r e g a r d i n g o p t i o n a l p r i c i n g p r o g r a m s . · S o m e v a r i a t i o n i n a b o v e c r i t e r i a m a y b e a l l o w a b l e i f d e p a r t m e n t i s a b l e t o m e e t a l l o f t h e m o n i t o r i n g c o nsiderations (b e l o w ) a n d r e c e i v e s a p p r o v a l f r o m C o u n t y A d m i n i s t r a t i on i n w r i t i n g . Mo n i t o r i n g c o n s i d e r a t i o n s · D e p a r t m e n t s s h a l l e s t a b l i s h a s u f f i c i e n t m e t h o d t o m o n it o r a n d e v a l u a t e t h e m i l e a g e r a t e f o r e a c h d e p a r t m e ntal ve h i c l e . A n y u n u s u a l f l u c t u a t i o n s h o u l d b e i n v e s t i g a t e d. T h i s w i l l r e q u i r e a t t r i b u t i n g f u e l c a r d p u r c h a s e s , C ounty fuel pu r c h a s e s , a n d e m p l o y e e f u e l p u r c h a s e s t o e a c h c a r . · E a c h d e p a r t m e n t s h a l l p e r i o d i c a l l y r e v i e w f u e l c o s t a n d m i l e a g e r e i m b u r s e m e n t c o s t s t o e n s u r e t h e y a r e m i n i m i z ing tr a n s p o r t a t i o n c o s t s . · A v e h i c l e m i l e a g e l o g m a y b e u s e d t o c o l l e c t t h e q u a n ti t y a n d a m o u n t o f f u e l p u r c h a s e d b y v e h i c l e t y p e a n d fueling op t i o n s . · A c c u r a t e l y r e c o r d v e h i c l e n u m b e r a n d v e h i c l e m i l e a g e i n fo r m a t i o n o n e a c h r e f i l l t o e n s u r e r e l e v a n t t r a c k i n g in f o r m a t i o n i s c a p t u r e d . Ot h e r D e p a r t m e n t a l P o l i c i e s a n d P r o c e d u r e s · I f a n o n - d e p a r t m e n t a l e m p l o y e e u s e s a v e h i c l e , a m e an s o f i n t e r d e p a r t m e n t a l r e i m b u r s e m e n t s h o u l d b e e s t a b lished. Ap p r o v e d b y t h e D e s c h u t e s C o u n t y B o a r d o f C o m m i s s i o n e r s J u l y 1 , 2 0 0 9 . Da v e K a n n e r , Co u n t y A d m i n i s t r a t o r {E N D O F R E P O R T }