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HomeMy WebLinkAboutFollow-up Global recommendationsGl o b a l F o l l o w - u p r e p o r t # 0 8 / 0 9 - 1 2 J u n e 2 0 0 9 GL O B A L F O L L O W - U P R E P O R T Ou t s t a n d i n g r e c o m m e n d a t i o n s – Fi n a n c e , E x t e n s i o n & 4 H , C C F , F a i r & E x p o , AB H A , A d u l t P a r o l e & P r o b a t i o n De s c h u t e s C o u n t y , Or e g o n David Givans, CPA, CIA De s c h u t e s C o u n t y I n t e r n a l A u d i t o r 1300 NW Wall St Bend, OR 97701 (541) 330-4674 da v i d g @ c o . d e s c h u t e s . o r . u s Audit committee: Jade Mayer, Chair James Kerfoot Greg Quesnel Michael Shadrach Dennis Luke Tom Anderson Scot Langton Gl o b a l F o l l o w - u p r e p o r t # 0 8 / 0 9 - 1 2 J u n e 2 0 0 9 TA B L E O F CO N T E N T S : 1. I N T R O D U C T I O N 1. 1 . B a c k g r o u n d … … … … … … … … … … … … … … … .. . … … … … … … .. . . . . . . 1 1. 2 . O b j e c t i v e s & S c o p e … … … … … …… … … … … … … … .. … … … … …… 1 1. 3 . M e t h o d o l o g y … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … . . … … … 2 2. O V E R V I E W o f F O L L O W - U P R E S U L T S … … … … … … … … … … .… . . . . 2 - 3 AP P E N D I X I – Cu r r e n t st a t u s b y a u d i t r e p o r t a n d r e c o m m e n d a t i o n … .. . . … 4 - 1 2 Gl o b a l F o l l o w - u p r e p o r t # 0 8 / 0 9 - 1 2 J u n e 2 0 0 9 Page 1 1. I n t r o d u c t i o n 1. 1 B A C K G R O U N D Au d i t A u t h o r i t y : Th e D e s c h u t e s C o u n t y A u d i t C o m m i t t e e h a s s u g g e s t e d t h a t fo l l o w - u p s o c c u r w i t h i n n i n e m o n t h s o f th e r e p o r t s . T h e A u d i t C o m m i t t e e ’ s w o u l d l i k e t o m a k e su r e d e p a r t m e n t s s a t i s f a c t o r i l y a d d r e s s re c o m m e n d a t i o n s . T h i s i s t h e f i r s t g l o b a l f o l l o w - u p l o o k i ng b a c k t o u n r e s o l v e d r e c o m m e n d a t i o n s i n pr i o r f o l l o w - u p s . 1. 2 O B J E C T I V E S a n d S C O P E Ob j e c t i v e s : Th e o b j e c t i v e w a s t o f o l l o w - u p o n p r e v i o u s l y i n c o m p l e t e r e c o m m e n d a t i o n s . Sc o p e : Th i s g l o b a l f o l l o w - u p i n c l u d e d r e p o r t s w i t h i n c o m p l e t e r e c o m m e n d a t i o n s t h a t d i d n o t h a v e a f o l l o w - up r e p o r t c o m p l e t e d i n a p p r o x i m a t e l y a y e a r . S t a t u s w a s d e t e r m i n e d t h r o u g h d i s c u s s i o n s w i t h de p a r t m e n t s i n A p r i l t h r o u g h J u n e 2 0 0 9 . S o m e d e l a y i n i s s u a n c e w a s e n c o u n t e r e d d u e t o t h i s e f f o r t be i n g m a d e d u r i n g b u d g e t s e a s o n . Th e f o l l o w i n g a u d i t r e p o r t s w e r e c o v e r e d i n t h i s r e p o r t. De p a r t m e n t Re p o r t # Da t e Re p o r t Is s u e d In i t i a l Fo l l o w - u p Re p o r t # In i t i a l Fo l l o w - u p Da t e # R e c o m m e n d a t i o n s Followed up Fi n a n c e 0 4 / 0 5 - 5 2 / 2 0 0 5 0 5 / 0 6 - 6 1 / 2 0 0 6 6 Ex t & 4 H 0 4 / 0 5 - 8 7 / 2 0 0 5 0 5 / 0 6 - 8 4 / 2 0 0 6 1 CC F 0 4 / 0 5 - 9 7 / 2 0 0 5 0 5 / 0 6 - 1 0 7 / 2 0 0 6 6 Co u n t y F a i r 0 5 / 0 6 - 2 1 1 / 2 0 0 5 0 5 / 0 6 - 9 6 / 2 0 0 6 7 AB H A 0 6 / 0 7 - 2 1 1 / 2 0 0 6 0 7 / 0 8 - 5 9 / 2 0 0 7 7 Fa i r & E x p o 0 6 / 0 7 - 5 3 / 2 0 0 7 0 7 / 0 8 - 8 1 / 2 0 0 8 7 AP & P 0 6 / 0 7 - 1 2 6 / 2 0 0 8 0 8 / 0 9 - 6 1 0 / 2 0 0 8 3 To t a l # o f r e c o m m e n d a t i o n s i n f o l l o w - u p 37 Gl o b a l F o l l o w - u p r e p o r t # 0 8 / 0 9 - 1 2 J u n e 2 0 0 9 Page 2 1. 3 M E T H O D O L O G Y Th e f o l l o w - u p r e p o r t w a s d e v e l o p e d f r o m i n f o r m a t i o n pr o v i d e d b y a p p r o p r i a t e s t a f f i n t h e a s s o c i a t e d de p a r t m e n t s . T h e f o l l o w - u p i s , b y n a t u r e , s u b j e c t i v e . I n d e t e r m i n i n g t h e s t a t u s o f r e c o m m e n d a t i o n s th a t w e r e f o l l o w e d u p , w e r e l i e d o n a s s e r t i o n s p r o v i de d b y t h o s e i n v o l v e d a n d d i d n o t a t t e m p t t o in d e p e n d e n t l y v e r i f y t h o s e a s s e r t i o n s . Si n c e n o s u b s t a n t i v e a u d i t w o r k w a s p e r f o r m e d , Go v e r n m e n t A u d i t i n g S t a n d a r d s issued by the Co m p t r o l l e r G e n e r a l o f t h e U n i t e d S t a t e s w e r e n o t f o ll o w e d . 2. O v e r v i e w o f Fo l l o w - u p Re s u l t s Th e o r i g i n a l r e p o r t s s h o u l d b e r e f e r e n c e d f o r t h e f i n di n g s a n d a s s o c i a t e d r e c o m m e n d a t i o n s . A de t a i l e d l i s t i n g o f a l l o f t h e r e c o m m e n d a t i o n s f o l l o we d u p o n a n d t h e i r s t a t u s i n i n c l u d e d a t t h e e n d of t h e r e p o r t i n Ap p e n d i x I . Th e A u d i t c o m m i t t e e h a s a l s o r e c o m m e n d e d t h a t I n t e r n a l a u d i t c a t e g o r i z e a n d h i g h l i g h t a n y si g n i f i c a n t r e c o m m e n d a t i o n s t h a t h a v e n o t b e e n a d d r e s s e d . I n t e r n a l a u d i t d o e s n o t b e l i e v e a n y o f th e s e y e t i n c o m p l e t e r e c o m m e n d a t i o n s w o u l d b e c h a r a c t e r iz e d a s s i g n i f i c a n t . I n t e r n a l a u d i t i s wo r k i n g o n d e v e l o p i n g a s c a l e f o r c a t e g o r i z i n g t h e l e v e l o f r e c o m m e n d a t i o n s m a d e . Th e f o l l o w - u p i n c l u d e d 3 7 r e c o m m e n d a t i o n s m a d e o v e r th e v a r i o u s r e p o r t s . T h e f o l l o w - u p i n d i c a t e s 31 o f t h e s e ( o r 8 4 % ) h a v e b e e n c o m p l e t e d . S o m e o f t h e d e p a r t m e n t s h a v e 1 o r 2 re c o m m e n d a t i o n s t h a t r e q u i r e a d d i t i o n a l w o r k . I t i s n o t u n e x p e c t e d t h a t i m p l e m e n t a t i o n t a k e s t i m e , bu t t h e i d e a w o u l d b e t o h a v e t h e s e i n c o m p l e t e r e c o m m e nd a t i o n s r e s o l v e d a s s o o n a s p r a c t i c a b l e . Fi g u r e I pr o v i d e s a b r e a k d o w n o f t h e s t a t u s o f t h e s e r e c o m m e n d a t i on s . Gl o b a l F o l l o w - u p r e p o r t # 0 8 / 0 9 - 1 2 J u n e 2 0 0 9 Page 3 Fi g u r e I - Ho w w e r e re c o m m e n d a t i o n s im p l e m e n t e d ? 4 1 4 7 7 7 1 2 2 2 0% 10 % 20 % 30 % 40 % 50 % 60 % 70 % 80 % 90 % 10 0 % FI N A N C E / #0 4 / 0 5 - 5 / C a s h co n t r o l s EX T & 4 H / #0 4 / 0 5 - 8 / C a s h co n t r o l s CC F / # 0 4 / 0 5 - 9 / O r g a n i z a t i o n re v i e w Co u n t y F a i r / #0 5 / 0 6 - 2 / C a s h co n t r o l s AB H A / # 0 6 / 0 7 - 2 / I n t e r n a l co n t r o l s Fa i r & E x p o / #0 6 / 0 7 - 5 / C a s h ha n d l i n g a n d business practices AP&P / #06/07- 12 / Cash handling De p t / A u d i t # / T o p i c % c o m p o s i t i o n Co m p l e t e d Un d e r w a y Gl o b a l F o l l o w - u p r e p o r t # 0 8 / 0 9 - 1 2 J u n e 2 0 0 9 Page 4 AP P E N D I X I Cu r r e n t s t a t u s b y a u d i t r e p o r t a n d r e c o m m e n d a t i o n S t a t u s Re c # Re c o m m e n d a t i o n t e x t Co m p l e t e d Un d e r w a y Pl a n n e d Au d i t e e - s t a t u s c o m m e n t s FI N A N C E # 0 4 / 0 5 - 5 C a s h c o n t r o l s ( F i n a n c e / T a x / T r e a s u r y / I n v e s t m e n t ) ( L a s t F o l l o w - u p 1 / 0 6 ) 1 I t i s r e c o m m e n d e d t h a t r e p o r t s b e d e v e l o p e d wh i c h l i s t u n u s u a l o r e x c e p t i o n t y p e t r a n s a c t i o n s . Th i s i n c l u d e s r e v e r s a l s b y o t h e r u s e r s , c h a n g e s t o th e t a x c o l l e c t i o n s y s t e m , u t i l i z i n g t r a n s a c t i o n da t e s o t h e r t h a n t h e c u r r e n t d a t e , e t c . . . T h e s e re p o r t s a l o n g w i t h s u p p o r t i n g d o c u m e n t a t i o n sh o u l d b e r e v i e w e d b y t h e F i n a n c e D i r e c t o r . X D O N E - Th i s r e p o r t h a s b e e n c o m p l e t e d . Fi n a n c e ' s p r o c e d u r e w i l l b e f o r t h e ac c o u n t i n g m a n a g e r t o b e re s p o n s i b l e t o r e v i e w t h e s e tr a n s a c t i o n s o n a q u a r t e r l y b a s i s . 8 I t i s r e c o m m e n d e d F i n a n c e d e v e l o p a s u f f i c i e n t bu s i n e s s c o n t i n u i t y p l a n i n t h e e v e n t t h e y l o o s e ac c e s s t o c o m p u t e r s a n d s o f t w a r e f o r a n e x t e n d e d pe r i o d o f t i m e . T h i s i n c l u d e s o b t a i n i n g pr e n u m b e r e d f o r m s i m p r i n t e d w i t h t h e C o u n t y ’ s na m e a n d d e p a r t m e n t f o r u s e o n t h e s e o c c a s i o n s . Th e s e f o r m s s h o u l d b e i n d u p l i c a t e . X D O N E - Fi n a n c e h a s p r o v i d e d t h e i r b u s i n e s s co n t i n u i t y p l a n , w h i c h i n c l u d e s re s t o r i n g t h e p r i m a r y C o u n t y fi n a n c i a l s y s t e m ( H T E ) . 9 I t i s r e c o m m e n d e d F i n a n c e s t a f f d o c u m e n t i t s ac c o u n t i n g p o l i c i e s a n d p r o c e d u r e s . T h e pr o c e d u r e s s h o u l d e m p h a s i z e t h e a r e a s o f mo n i t o r i n g , s u p e r v i s i o n a n d s e g r e g a t i o n o f d u t i e s . Th e s e p o l i c i e s a n d p r o c e d u r e s s h o u l d b e a v a i l a b l e to a l l e m p l o y e e s a n d s h o u l d i n c l u d e , i n d e t a i l , t h e re s p o n s i b i l i t i e s o f e a c h e m p l o y e e . O p e r a t i n g de p a r t m e n t s s h o u l d b e i n f o r m e d , i n w r i t i n g , o f t h e du t i e s t h e y s h o u l d p e r f o r m t o p r o v i d e e f f e c t i v e co n t r o l o v e r t h e i r d e p o s i t s a n d e x p e n d i t u r e s . X P r o j e c t i s u n d e r w a y . S o m e ad d i t i o n a l d o c u m e n t a t i o n i s n e e d e d fr o m t h e a c c o u n t i n g m a n a g e r , wh i c h i s e x p e c t e d t o b e c o m p l e t e d by J u n e 3 0 , 2 0 0 9 . Gl o b a l F o l l o w - u p r e p o r t # 0 8 / 0 9 - 1 2 J u n e 2 0 0 9 Page 5 S t a t u s Re c # Re c o m m e n d a t i o n t e x t Co m p l e t e d Un d e r w a y Pl a n n e d Au d i t e e - s t a t u s c o m m e n t s 10 I t i s r e c o m m e n d e d n o n F i n a n c e s t a f f s h o u l d n o t ha v e r o u t i n e a c c e s s t o F i n a n c e w o r k a r e a s u n l e s s sp e c i f i c a l l y a p p r o v e d b y F i n a n c e . B u i l d i n g se r v i c e s a n d I T s t a f f a c c e s s s h o u l d b e l i m i t e d t o a sm a l l e r r o s t e r o f s t a f f . X D O N E 11 I t i s r e c o m m e n d e d F i n a n c e w o r k w i t h R i s k ma n a g e m e n t t o e n h a n c e p h y s i c a l c o n t r o l s o v e r t h e fr o n t d e s k a r e a s . T h e s e m i g h t i n c l u d e s o m e co m b i n a t i o n o f g l a s s b a r r i e r , s u r v e i l l a n c e , a n d / o r al a r m s y s t e m . I n r e s p o n d i n g t o t h i s re c o m m e n d a t i o n , F i n a n c e w i l l h a v e t o w e i g h t h e be n e f i t s o f c u s t o m e r a c c e s s , c o m m u n i c a t i o n a n d st a f f s a f e t y t o d e v e l o p a m e a n i n g f u l s o l u t i o n . X C u r r e n t l y w o r k i n g w i t h R i s k ma n a g e m e n t t o i d e n t i f y h o w b e s t t o ad d r e s s n e e d s f o r d e p a r t m e n t a n d fa c i l i t y . 25 I t i s r e c o m m e n d e d , b a s e d o n d i s c u s s i o n w i t h Co u n t y l e g a l c o u n s e l , t h a t F i n a n c e d e v e l o p a n ag r e e m e n t t o b e s i g n e d b y t a x i n g d i s t r i c t s a n d ot h e r e n t i t i e s p o s t i n g m o n i e s w i t h t h e C o u n t y , au t h o r i z i n g t h e i r i n v e s t m e n t s t o b e s u b j e c t t o Co u n t y i n v e s t m e n t p o l i c i e s , w h i c h i n c l u d e s as s e s s m e n t o f t h e f e e . X D O N E - Fi n a n c e i s n o l o n g e r i n v e s t i n g f u n d s fo r o u t s i d e t a x i n g d i s t r i c t s . Co u n t 4 2 - EX T E N S I O N & 4 H # 0 4 / 0 5 - 8 C a s h c o n t r o l s ( L a s t F o l l o w - u p 4 / 0 6 ) 22 I t i s r e c o m m e n d e d a s u p e r v i s o r p e r i o d i c a l l y re c o n c i l e d e p o s i t s t o r e g i s t r a t i o n i n f o r m a t i o n en t e r e d . X D O N E Co u n t 1 - - Gl o b a l F o l l o w - u p r e p o r t # 0 8 / 0 9 - 1 2 J u n e 2 0 0 9 Page 6 S t a t u s Re c # Re c o m m e n d a t i o n t e x t Co m p l e t e d Un d e r w a y Pl a n n e d Au d i t e e - s t a t u s c o m m e n t s CC F ( C o m m i s s i o n o n C h i l d r e n a n d F a m i l i e s ) # 0 4 / 0 5 - 9 O r g a n i z a t i o n r e v i e w ( L as t F o l l o w - u p 7 / 0 6 ) 1 D e s c h u t e s C o u n t y C C F s h o u l d c o n s i d e r o p t i o n s i n de v e l o p i n g a p e r f o r m a n c e m e a s u r e m e n t s y s t e m t o me e t t h e i r l o c a l C o m m i s s i o n ' s n e e d s . T h i s w o u l d al l o w d i r e c t r e v i e w o f a c c o m p l i s h m e n t s b a s e d o n th e C C F C o m m i s s i o n ’ s s t a t e d p r i o r i t i e s . X D O N E - a) S t a t e o u t c o m e m e a s u r e s e s t a b . & im p l e m e n t e d J u l y ' 0 8 ; b) W o r k i n g w / A d m i n i s t r a t i o n a n d MH & S c o t t J o h n s o n t o r e - w r i t e Co u n t y o u t c o m e m e a s u r e s w i t h ef f o r t t o a l i g n w i t h s t a t e pe r f o r m a n c e m e a s u r e s 4 D i r e c t o r m i g h t w a n t t o c o n s i d e r h a v i n g s t a f f t r a c k ti m e b y i d e n t i f i e d a r e a s ( s u c h a s p r o j e c t s o r pr i o r i t i e s ) w i t h s u f f i c i e n t d e t a i l s o t h e y m a y ap p r o p r i a t e l y p r i o r i t i z e a n d a l l o c a t e t h e i r r e s o u r c e s X N e e d a s s i s t a n c e - u n c e r t a i n t i e s w i t h cu r r e n t o r g s t r u c t u r e d u e t o f u n d i n g cu t s . 7 D o e s C C F h a v e e x i s t i n g s t a f f w i t h t r a i n i n g t o co m p l y w i t h A & D 7 0 a f t e r t h e d e p a r t u r e o f t h e cu r r e n t p r o g r a m m a n a g e r ? X D O N E – Bo t h S t a f f i n v o l v e d h a v e c o m p l e t e d ne c e s s a r y c o u r s e w o r k a n d h a v e ap p l i e d f o r c e r t i f i c a t i o n ( J a n . 2 0 0 9 ) 10 C C F C o m m i s s i o n / G o v e r n i n g b o a r d s h o u l d r e - v i s i t pr i o r i t i e s a n d h o w t h e y u t i l i z e s t a f f a n d d e t e r m i n e wh a t a g e n c i e s t o f u n d . I s i t p o s s i b l e t o d o m o r e wi t h v o l u n t e e r s o r o u t s o u r c i n g ? X D O N E – Im p l e m e n t a t i o n o f A c t i o n T e a m st r u c t u r e h a s r e s u l t e d i n ~ 2 5 % o r mo r e i n c r e a s e i n b o a r d / v o l u n t e e r pa r t i c i p a t i o n i n e f f o r t s . B o a r d me m b e r s t a k i n g o n m o r e f u n c t i o n s hi s t o r i c a l l y d o n e b y s t a f f ( i . e . l e t t e r s to t h e e d i t o r a n d o t h e r s u p p o r t le t t e r s , c o n t a c t s , r e s e a r c h i n g sp e c i f i c b i l l s o r p r a c t i c e s , co m m u n i t y e n g a g e m e n t , e t c . ) Gl o b a l F o l l o w - u p r e p o r t # 0 8 / 0 9 - 1 2 J u n e 2 0 0 9 Page 7 S t a t u s Re c # Re c o m m e n d a t i o n t e x t Co m p l e t e d Un d e r w a y Pl a n n e d Au d i t e e - s t a t u s c o m m e n t s 13 C o n s i d e r w h e t h e r o t h e r d e p a r t m e n t s c o u l d b e t t e r su p e r v i s e a n d m a n a g e g r a n t s a n d a s s o c i a t e d s t a f f . Th i s w o u l d s h i f t i n d i r e c t s a n d o p e r a t i o n a l c o s t s t o ot h e r d e p a r t m e n t s b u t w o u l d r e d u c e b u r d e n o f su p e r v i s i o n o n d i r e c t o r o f C C F . X S e v e r a l o p t i o n s h a v e b e e n co n s i d e r e d a n d c o n t i n u e t o b e di s c u s s e d b u t n o n e h a v e b e e n f o u n d to b e f e a s i b l e a t t h i s t i m e . C u r r e n t l y wo r k i n g w i t h S c o t t J o h n s o n t o ex p l o r e a d m i n s u p p o r t f u n c t i o n s 14 T h e C o u n t y s h o u l d c o n s i d e r d e v e l o p i n g a n in d i r e c t c o s t s p l a n t o r e c o v e r i n d i r e c t c o s t s f r o m fe d e r a l g r a n t s o u r c e s . X N e e d a s s i s t a n c e - s o m e t h i n g c o u n t y ne e d s t o d o a s a n e n t i t y , n o t so m e t h i n g C C F c a n d o o n i t ' s o w n . {I A - C o u n t y h a s p r e v i o u s l y d e c i d e d to n o t e x p l o r e t h i s b u t t h a t m a y ch a n g e d o w n t h e r o a d - C o n s i d e r co m p l e t e d } Co u n t 4 2 - Fa i r & E x p o C e n t e r # 0 5 / 0 6 - 2 C o u n t y f a i r - c a s h c o n t r o l s ( L a s t F o l l o w - u p 6 / 0 6 ) 7 I t i s r e c o m m e n d e d f o r F a i r m a n a g e m e n t t o co n s i d e r a l t e r n a t i v e t i c k e t m a c h i n e s t h a t c o u l d co n t r o l a l l f o r m s o f t i c k e t s a n d u t i l i z e t e n d e r e d mo n e y i n f o r m a t i o n t o p r o v i d e c h a n g e a m o u n t s . X D O N E – Ad d r e s s e d t h r o u g h h o w s e a s o n ti c k e t s a r e i s s u e d . N e w p r a c t i c e s ar e w o r k i n g m u c h b e t t e r , a l w a y s lo o k i n g a t n e w t e c h n o l o g y . 9 I t i s r e c o m m e n d e d t h a t F a i r m a n a g e m e n t / F i n a n c e co n s i d e r a m e t h o d t o a s s u r e m o n i e s t a k e n f r o m ti c k e t s e l l e r s a r e c o n t r o l l e d u n t i l t h e y a r e c o u n t e d an d d e p o s i t e d . X D O N E Gl o b a l F o l l o w - u p r e p o r t # 0 8 / 0 9 - 1 2 J u n e 2 0 0 9 Page 8 S t a t u s Re c # Re c o m m e n d a t i o n t e x t Co m p l e t e d Un d e r w a y Pl a n n e d Au d i t e e - s t a t u s c o m m e n t s 9. 1 T h e b e s t f o r m o f c o n t r o l i s t o h a v e d u a l c u s t o d y o f al l r e c e i p t s f r o m t i c k e t b o o t h s a n d c o u n t t h e mo n i e s b e f o r e t h e y a r e p l a c e d i n t h e s a f e . X D O N E 9. 2 A n o t h e r o p t i o n i s f o r t i c k e t s e l l e r s t o m a i n t a i n a lo g t o a c c o u n t f o r t h e t a m p e r p r o o f b a g s u s e d t o tr a n s p o r t m o n i e s . T h e l o g w i l l i n c l u d e t h e d a t e ; ti m e ; f u l l n a m e o f s e l l e r a n d m o n e y t a k e r ; ta m p e r p r o o f b a g # u s e d i n p i c k u p ; a n d s e l l e r s a n d mo n e y t a k e r s X D O N E 12 I t i s r e c o m m e n d e d t h a t F a i r m a n a g e m e n t ( i n co n s u l t a t i o n w i t h F i n a n c e p r e p a r e a n u p d a t e d re s o l u t i o n f o r C o u n t y F a i r c h a n g e f u n d s . I t w o u l d ne e d t o b e u p d a t e d t o r e f l e c t t h e a p p r o p r i a t e am o u n t ( o r r a n g e o f a p p r o p r i a t e a m o u n t s ) o f ch a n g e f u n d s t o b e u s e d . X D O N E 13 . 1 B y u t i l i z i n g d a i l y f u n d s c o l l e c t e d t o m a k e c h a n g e th i s w i l l r e d u c e t h e p r e s s u r e t o h a v e a d d i t i o n a l ch a n g e f u n d s t o h a n d l e t h e n e e d s o f t h e t i c k e t bo o t h s . X D O N E 14 I t i s r e c o m m e n d e d t h a t F i n a n c e m o n i t o r c h a n g e fu n d i s s u a n c e w i t h a p p r o v e d r e s o l u t i o n s . X D O N E Co u n t 7 - - Gl o b a l F o l l o w - u p r e p o r t # 0 8 / 0 9 - 1 2 J u n e 2 0 0 9 Page 9 S t a t u s Re c # Re c o m m e n d a t i o n t e x t Co m p l e t e d Un d e r w a y Pl a n n e d Au d i t e e - s t a t u s c o m m e n t s AB H A ( A c c o u n t a b l e B e h a v i o r a l H e a l t h A l l i a n c e ) # 0 6 / 0 7 - 2 I n t e r n a l c o n t r o l s ( L as t F o l l o w - u p 9 / 0 7 ) 5 I t i s r e c o m m e n d e d t h a t A B H A s t a f f d o c u m e n t th e i r a c c o u n t i n g p o l i c i e s a n d p r o c e d u r e s . X D O N E - We h a v e r e v i s e d o r c r e a t e d a nu m b e r o f p o l i c i e s a n d p r o c e d u r e s pe r t h e f i n d i n g s o f t h e D C a u d i t . We a r e c o n f i d e n t t h a t w e a r e i n go o d s h a p e . T h a t s a i d , w h e n t h e cu r r e n t F i n a n c i a l M a n a g e r l e a v e s AB H A i n a m o n t h o r t w o a n d h a n d s of f t h e d o c u m e n t a t i o n o f h e r pr o c e d u r e s t o h e r r e p l a c e m e n t , w e wi l l a s s e s s i f t h e r e a n y r e m a i n i n g ga p s o f s i g n i f i c a n c e . 7 I t i s r e c o m m e n d e d t h a t t h e a c c o u n t r e q u i r e d u a l si g n a t u r e s . I f d u a l s i g n a t u r e s a r e n o t p o s s i b l e , i n sp e c i f i c c i r c u m s t a n c e s , a s u b s e q u e n t r e v i e w a n d si g n - o f f o f t h e d i s b u r s e m e n t s b y o n e o f t h e au t h o r i z e d c o - s i g n e r s c o u l d b e d o n e . X D O N E - We h a v e d o n e t h e l a t t e r . 9 I t i s r e c o m m e n d e d t h a t A B H A c o n s i d e r p r o v i d i n g ad d i t i o n a l o b j e c t c a t e g o r i e s t o p r o v i d e u s e f u l ac c o u n t i n g i n f o r m a t i o n f o r m o n i t o r i n g t r a v e l a n d me a l s c o s t s . I t i s r e c o m m e n d e d t h a t s u p p l i e s b e se p a r a t e d f r o m o t h e r t y p e o f o p e r a t i n g e x p e n s e s . X D O N E 10 I t i s r e c o m m e n d e d t h a t A B H A r e v i e w t h e i r c h a r t of a c c o u n t s t o m a k e s u r e t h e y a r e g a t h e r i n g ap p r o p r i a t e a c c o u n t i n g i n f o r m a t i o n . X D O N E Gl o b a l F o l l o w - u p r e p o r t # 0 8 / 0 9 - 1 2 J u n e 2 0 0 9 Page 10 S t a t u s Re c # Re c o m m e n d a t i o n t e x t Co m p l e t e d Un d e r w a y Pl a n n e d Au d i t e e - s t a t u s c o m m e n t s 11 I t i s r e c o m m e n d e d t h a t e x p e n d i t u r e s f r o m t h e co r p o r a t e c r e d i t c a r d o r e m p l o y e e r e i m b u r s e m e n t s in c l u d e s u f f i c i e n t e v i d e n c e t o s u p p o r t t h e ex p e n d i t u r e . X D O N E - Th e A B H A E x p e n s e Re i m b u r s e m e n t P o l i c y h a s b e e n co m p l e t e l y r e w r i t t e n . 12 I t i s r e c o m m e n d e d t h a t A B H A c o n s i d e r u s i n g a se p a r a t e t r u s t f u n d a c c o u n t f o r t h e s e r e c e i p t s X D O N E - We h a v e a c o m p l e t e l y n e w c r e d i t ca r d s e t o f a c c o u n t s t h a t a c c o m p l i s h th i s g o a l … . a n d m o r e . 13 I t i s r e c o m m e n d e d t h a t s t a f f d i s c u s s t h e s e s p e c i f i c ty p e s o f e x p e n d i t u r e s w i t h t h e i r a c c o u n t a n t o r in d e p e n d e n t a u d i t o r t o d e t e r m i n e t h e p r o p e r ma t c h i n g o f t h e e x p e n d i t u r e w i t h t h e p e r i o d . X D O N E Co u n t 7 - - Fa i r & E x p o # 0 6 / 0 7 - 5 C a s h h a n d l i n g a n d b u s i n e s s p r a c t i c e s ( L a s t F o l l o w - u p 1 / 08 ) 11 I t i s r e c o m m e n d e d t h e C o n c e s s i o n a i r e ( a s pr o v i d e d f o r i n t h e c o n t r a c t ) p r o v i d e a n a n n u a l ma r k e t i n g p l a n w h e r e t h e y i d e n t i f y t h e a n t i c i p a t e d ma r k e t i n g a n d e x p e n s e s f o r a t t r a c t i n g e v e n t s t o t h e Fa i r & E x p o . X D O N E - Re c e i v e e v e r y M a r c h 12 I t i s r e c o m m e n d e d o n a q u a r t e r l y b a s i s t h e y pr o v i d e d e t a i l s o f t h e e x p e n s e s a n d a n a c c o u n t i n g , wh i c h c o m p a r e s s p e n d i n g t o t h e P l a n a n d 1 % o f gr o s s r e v e n u e s . I n c a s e s w h e r e t h e r e i s u n d e r sp e n d i n g , t h e a m o u n t s u n d e r s p e n t s h o u l d b e ca r r i e d f o r w a r d t o t h e n e x t y e a r s m a r k e t i n g p l a n . X D O N E Gl o b a l F o l l o w - u p r e p o r t # 0 8 / 0 9 - 1 2 J u n e 2 0 0 9 Page 11 S t a t u s Re c # Re c o m m e n d a t i o n t e x t Co m p l e t e d Un d e r w a y Pl a n n e d Au d i t e e - s t a t u s c o m m e n t s 13 I t i s r e c o m m e n d e d t h e D e p a r t m e n t m o r e f u l l y de v e l o p t h e i r w r i t t e n p o l i c i e s a n d p r o c e d u r e s go v e r n i n g t h e i r b u s i n e s s o p e r a t i o n s . X D O N E - On g o i n g 17 I t i s r e c o m m e n d e d t h e F a i r & E x p o m a n a g e m e n t de v e l o p a r e p l a c e m e n t r e s e r v e p l a n , w h i c h w o u l d in c l u d e a s s e s s i n g t h e n a t u r e , t i m i n g a n d c o s t o f ne e d e d r e p l a c e m e n t s a n d s i g n i f i c a n t m a i n t e n a n c e ov e r a s p a n o f f i f t e e n o r m o r e y e a r s . T h i s w i l l al l o w t h e m t o a d d r e s s t h i s i n t h e i r c o s t o f s e r v i c e s or t h r o u g h a s e p a r a t e f u n d i n g m e c h a n i s m t h a t w i l l ma t c h w i t h t h o s e n e e d s . X D O N E 19 . 5 C o n s i d e r m o r e c o n s i s t e n t r e p o r t i n g i n t o t h e Co u n t y s y s t e m t o m a k e r e c o n c i l i a t i o n e a s i e r . X D O N E - On g o i n g 21 I t i s r e c o m m e n d e d t h a t F a i r & E x p o m a n a g e m e n t mo n i t o r t h e l e v e l o f d i s c o u n t s t h e y a r e g i v i n g t o ma k e s u r e t h e y a r e a d e q u a t e l y c o m p e n s a t e d o n t h e fa c i l i t y a n d o n t h e k i t c h e n c o n c e s s i o n s w h e n lo o k i n g a t t o t a l r e v e n u e s . X D O N E 27 I t i s r e c o m m e n d e d t h e D e p a r t m e n t r e v i e w t h e am o u n t o f p e t t y c a s h a n d c h a n g e c a s h n e e d e d f o r no r m a l o p e r a t i o n s a n d p r e p a r e a r e s o l u t i o n do c u m e n t i n g t h e a m o u n t f o r e a c h o f t h e s e a n d t h e ne e d f o r t h e s e m o n i e s . I t i s r e c o m m e n d e d t h e de p a r t m e n t r o u n d t h e c a s h a m o u n t n e e d e d t o t h e ne a r e s t h u n d r e d d o l l a r s . X D O N E Co u n t 7 - Gl o b a l F o l l o w - u p r e p o r t # 0 8 / 0 9 - 1 2 J u n e 2 0 0 9 Page 12 S t a t u s Re c # Re c o m m e n d a t i o n t e x t Co m p l e t e d Un d e r w a y Pl a n n e d Au d i t e e - s t a t u s c o m m e n t s Ad u l t P a r o l e & P r o b a t i o n # 0 6 / 0 7 - 1 2 C a s h h a n d l i n g ( L a s t F o l l o w - u p 1 0 / 0 8 ) 3 D e v e l o p w r i t t e n p o l i c i e s a n d p r o c e d u r e s ad d r e s s i n g c a s h - h a n d l i n g a n d b i l l i n g e n v i r o n m e n t X W o r k i n g o n . 4 D e v e l o p a p r o c e s s t o m a k e m o r e t i m e l y d e p o s i t s - In v e s t i g a t e s h a r i n g t h e b a n k d e p o s i t d u t i e s w i t h ne a r b y d e p a r t m e n t s ( S h e r i f f a n d J u v e n i l e ) a n d pl a c i n g m o n i e s i n t a m p e r p r o o f b a n k b a g s t o s e c u r e wh i l e b e i n g t r a n s p o r t e d . X D O N E 8 Wo r k w i t h C o u n t y F i n a n c e t o e s t a b l i s h t h e p r o p e r ac c o u n t i n g a n d p r e s e n t a t i o n o f r e c e i v a b l e b a l a n c e s fo r t h e C o u n t y f i n a n c i a l s t a t e m e n t s . X W o r k i n g o n . Co u n t 1 2 - C O U N T T O T A L 31 6 - {E N D O F R E P O R T }