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HomeMy WebLinkAboutFollow-up of pavement maintenanceFo l l o w - u p r e p o r t o n P a v e m e n t m a i n t e n a n c e # 0 9 / 1 0 - 7 December 2009 FO L L O W - U P R E P O R T Ro a d D e p a r t m e n t - P a v e m e n t m a i n t e n a n c e q u a l i t y a n d costs (I n t e r n a l a u d i t r e p o r t # 0 8 / 0 9 - 3 i s s u e d M a r c h 2 0 0 9 ) De s c h u t e s C o u n t y , Or e g o n David Givans, CPA, CIA De s c h u t e s C o u n t y I n t e r n a l A u d i t o r 1300 NW Wall St Bend, OR 97701 (541) 330-4674 da v i d g @ c o . d e s c h u t e s . o r . u s Audit committee: Jade Mayer, Chair James Kerfoot Gayle McConnell Greg Quesnel Michael Shadrach Dennis Luke Tom Anderson Scot Langton Fo l l o w - u p r e p o r t o n P a v e m e n t m a i n t e n a n c e # 0 9 / 1 0 - 7 December 2009 TA B L E O F CO N T E N T S : 1. I N T R O D U C T I O N 1. 1 . B a c k g r o u n d … … … … … … … … … … … … … … … . . . … … … … … … . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1 1. 2 . O b j e c t i v e s & S c o p e … … … … … … … … … … … … … … . . … … … … … …………….…… 1 1. 3 . M e t h o d o l o g y … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … . . … … … … … … … … … . 1 2. F O L L O W - U P R E S U L T S … … … … … … . … . . . … … … … … … … … … … . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2 3. A P P E N D I X I – I n t e r n a l A u d i t R e c o m m e n d a t i o n s - U p d a t e d W o r k p l a n f o r Re p o r t # 0 8 / 0 9 - 3 ( S t a t u s u p d a t e d a s o f D e c e m b e r 1 7 2 0 09 ) … . . . … … … ...…….......... 3-5 Fo l l o w - u p r e p o r t o n P a v e m e n t m a i n t e n a n c e # 0 9 / 1 0 - 7 December 2009 Page 1 1. In t r o d u c t i o n 1. 1 B A C K G R O U N D Au d i t A u t h o r i t y : Th e D e s c h u t e s C o u n t y A u d i t C o m m i t t e e h a s s u g g e s t e d t h a t fo l l o w - u p s o c c u r f r o m n i n e m o n t h s t o o n e ye a r a f t e r t h e o r i g i n a l r e p o r t i s s u a n c e . T h e A u d i t C om m i t t e e ’ s w o u l d l i k e t o m a k e s u r e d e p a r t m e n t s sa t i s f a c t o r i l y a d d r e s s r e c o m m e n d a t i o n s . 1. 2 O B J E C T I V E S a n d S C O P E Ob j e c t i v e s : Th e o b j e c t i v e w a s t o f o l l o w - u p o n t h e a u d i t r e c o m m e n d a ti o n s i n t h e r e p o r t . Sc o p e : Th e f o l l o w - u p i n c l u d e d t h e t e n ( 1 0 ) r e c o m m e n d a t i o n s f r om t h e I n t e r n a l a u d i t o n R o a d D e p a r t m e n t - Pa v e m e n t m a i n t e n a n c e q u a l i t y a n d c o s t s ( # 0 8 / 0 9 - 3 ) ( i s s u ed M a r c h 2 0 0 9 ) . Th e f o l l o w - u p r e f l e c t s t h e s t a t u s a s o f D e c e m b e r 2 0 0 9 . Th e o r i g i n a l i n t e r n a l a u d i t r e p o r t s h o u l d b e re f e r e n c e d f o r t h e f u l l t e x t o f r e c o m m e n d a t i o n s a n d d is c u s s i o n . 1. 3 M E T H O D O L O G Y Th e f o l l o w - u p r e p o r t w a s d e v e l o p e d f r o m i n f o r m a t i o n pr o v i d e d b y T o m B l u s t , R o a d D e p a r t m e n t D i r e c t o r . I n ca s e s w h e r e t h e r e c o m m e n d a t i o n s h a v e n o t b e e n i m p l e m e n t e d, c o m m e n t s w e r e s o u g h t o n t h e r e a s o n s wh y a n d t h e t i m i n g f o r a d d r e s s i n g t h e s e . T h e f o l l o w - u p i s , b y n a t u r e , s u b j e c t i v e . I n d e t e r m i n i n g t h e s t a t u s of re c o m m e n d a t i o n s t h a t w e r e f o l l o w e d u p , w e r e l i e d o n a ss e r t i o n s p r o v i d e d b y t h o s e i n v o l v e d a n d d i d n o t at t e m p t t o i n d e p e n d e n t l y v e r i f y t h o s e a s s e r t i o n s . Th e R o a d D e p a r t m e n t s h o u l d b e a c k n o w l e d g e d f o r t h e s i g n if i c a n t a m o u n t o f w o r k t h e y h a v e d o n e t o ad d r e s s t h e s e r e c o m m e n d a t i o n s a s w e l l a s c o m m i t m e n t t o c o mp l e t e t h e r e m a i n i n g i t e m s . Si n c e n o s u b s t a n t i v e a u d i t w o r k w a s p e r f o r m e d , Go v e r n m e n t A u d i t i n g S t a n d a r d s is s u e d b y t h e C o m p t r o l l e r Ge n e r a l o f t h e U n i t e d S t a t e s w e r e n o t f o l l o w e d . Fo l l o w - u p r e p o r t o n P a v e m e n t m a i n t e n a n c e # 0 9 / 1 0 - 7 December 2009 Page 2 2. Fo l l o w - u p Re s u l t s Fi g u r e I - Ho w w e r e re c o m m e n d a - ti o n s im p l e m e n t e d ? Th e f o l l o w - u p i n c l u d e d t h e t e n ( 1 0 ) r e c o m m e n d a t i o n s i n t h e r e p o r t . Fi g u r e I pr o v i d e s a n o v e r v i e w o f t h e im p l e m e n t a t i o n s t a t u s o f t h e r e c o m m e n d a t i o n s . Th e u p d a t e d w o r k p l a n i s p r o v i d e d i n Ap p e n d i x I . W i t h t h i s f o l l o w - u p , t h e R o a d D e p a r t m e n t h a s i m p l e mented 60 % o f t h e r e c o m m e n d a t i o n s a n d i d e n t i f i e d h o w t h e y w il l a d d r e s s t h e r e m a i n i n g i t e m s . M o s t s i g n i f i c a n t i n t h e re s p o n s e s t o t h e r e c o m m e n d a t i o n s w a s t h a t t h e d e p a r t m e n t p e r f o r m e d v i s u a l i n s p e c t i o n s f o r t h e e n t i r e s y s t e m of C o u n t y r o a d s . T h e y d i d t h i s u s i n g t h e i r i n - h o u s e i ns p e c t o r s . G i v e n t h e n a t u r e o f t h e r e c o m m e n d a t i o n s a n d th e t i m e s p a n , t h e d e p a r t m e n t h a s m a d e s i g n i f i c a n t p r o gr e s s w i t h t h e r e c o m m e n d a t i o n s a s w e l l a s i d e n t i f i e d ti m e l i n e s f o r t h e b a l a n c e o f t h e u n d e r w a y i t e m s . Co m p l e t e d 60 % Un d e r w a y 40 % Fo l l o w - u p r e p o r t o n P a v e m e n t m a i n t e n a n c e # 0 9 / 1 0 - 7 December 2009 Page 3 3. A p p e n d i x Ap p e n d i x I – I n t e r n a l A u d i t r e c o m m e n d a t i o n s – U p d a t e d W o r k p l a n f o r R e p o r t # 0 8 / 0 9 - 3 (S t a t u s a s o f D e c e m b e r 1 7 2 0 0 9 ) Ro a d - P a v e m e n t M a i n t e n a n c e R p t 0 8 / 0 9 - 3 W o r k p l a n ( U p d at e ) 1 2 / 1 7 / 0 9 Re c # R e c o m m e n d a t i o n A g r e e m e n t S t a t u s I n i t i a l D e p a r t m e n t C o m m e n t s D e p t . F o l l o w - u p c o m m e n t s 1 It i s r e c o m m e n d e d t h e d e p a r t m e n t r e t u r n to p e r f o r m i n g m o r e v i s u a l i n s p e c t i o n s i n al i g n m e n t w i t h t h e i r g o a l s b y r o a d c l a s s . Th e C o u n t y c o u l d a l s o l o o k i n t o t h e c o s t to o u t s o u r c e a l l o r s o m e o f t h e v i s u a l in s p e c t i o n s . Ag r e e Co m p l e t e d W e w i l l f o r m u l a t e a s t r a t e g y t o im p l e m e n t t h e i n s p e c t i o n s w i t h i n o u r re s o u r c e c o n s t r a i n t s . W e w i l l l o o k a t re t a i n i n g r e t i r e e s t o p e r f o r m t h e in s p e c t i o n s a n d / o r o u t - s o u r c i n g t h e in s p e c t i o n s . T h e r e i s a t l e a s t o n e fi r m i n t h e s t a t e t h a t o f f e r s p a v e m e n t co n d i t i o n i n s p e c t i o n u t i l i z i n g a v i d e o eq u i p p e d v a n . T h e t i m e l i n e f o r im p l e m e n t a t i o n w i l l b e i n c l u d e d a s a de p a r t m e n t o b j e c t i v e / a c t i o n . We w e r e a b l e t o p e r f o r m v i s u a l i n s p e c t i o n s on t h e e n t i r e s y s t e m t h i s y e a r u s i n g i n - ho u s e i n s p e c t o r s . T h e r e i s a r e n e w e d in t e r e s t , s t a t e w i d e , i n p a v e m e n t ma n a g e m e n t a s t h e s y s t e m t h a t h a s b e e n us e d b y m o s t o f O r e g o n c o u n t i e s i s un d e r g o i n g t e c h n i c a l a n d p r i c i n g c h a n g e . We a r e p a r t i c i p a t i n g i n O A C E S c o m m i t t e e lo o k i n g a t a l t e r n a t i v e s , b e f o r e c h o o s i n g t o ou t s o u r c e o u r i n s p e c t i o n s . 2 It i s r e c o m m e n d e d f o r R o a d m a n a g e m e n t to p l a c e g r e a t e r i m p o r t a n c e o n a pa v e m e n t m a n a g e m e n t s y s t e m f o r as s e s s i n g c o n d i t i o n s o f r o a d s . M a k i n g im p r o v e m e n t s m i g h t i n c l u d e i n v e s t i n g i n ad d i t i o n a l i n f o r m a t i o n t o t h e c u r r e n t sy s t e m ( i n p u t t i n g r e p a i r s a n d p e r f o r m i n g vi s u a l i n s p e c t i o n s ) , l o o k i n g a t n e w sy s t e m s , a n d / o r d e v e l o p i n g a d d i t i o n a l pr o c e s s e s i n t h e d e c i s i o n m a k i n g pr o c e s s . Ag r e e Co m p l e t e d Th e D e p a r t m e n t p l a n s t o i n v e s t ad d i t i o n a l r e s o u r c e s i n i t s p a v e m e n t ma n a g e m e n t s y s t e m . A l l r e p a i r a n d ma i n t e n a n c e h i s t o r y a s w e l l a s pa v e m e n t c o n d i t i o n r e p o r t s b a s e d o n vi s u a l i n s p e c t i o n s a t r e g u l a r i n t e r v a l s wi l l b e i n c l u d e d i n t h e d a t a b a s e . Th e D e p a r t m e n t h a s c o m p l e t e d s u r v e y s an d b r o u g h t t h e d a t a b a s e u p t o d a t e . A pr o g r a m h a s b e e n d e v e l o p e d t o in c o r p o r a t e m a i n t e n a n c e a n d p r e s e r v a t i o n wo r k i n t o t h e s y s t e m a n d a p r o g r a m t h a t in c o r p o r a t e s t h e r e p a i r a n d s u r v e y h i s t o r y of e a c h r o a d s e g m e n t h a s b e e n d e v e l o p e d . 3 It i s r e c o m m e n d e d f o r m a n a g e m e n t t o do c u m e n t t h e i r p r o c e s s e s f o r m a k i n g de c i s i o n s a n d f o r d e v e l o p i n g a n d ma i n t a i n i n g t h e s y s t e m s o f i n f o r m a t i o n . Ag r e e Un d e r w a y du e d a t e Sp r i n g 2 0 1 0 W e w i l l r e v i e w o u r e x i s t i n g s y s t e m do c u m e n t a t i o n a n d u p d a t e a s ne c e s s a r y t o r e f l e c t o u r c u r r e n t pa v e m e n t m a i n t e n a n c e d e c i s i o n pr o c e s s a n d o u r i n f o r m a t i o n / d a t a ma i n t e n a n c e s t r a t e g y . Th e 2 0 1 0 m a i n t e n a n c e a n d r e p a i r l i s t t h a t wa s d e v e l o p e d w i t h o u t t h e P C I i n f o r m a t i o n is b e i n g c u r r e n t l y b e i n g r e v i e w e d a n d co m p a r e d a g a i n s t t h e n e w d a t a . 4 It i s r e c o m m e n d e d f o r t h e d e p a r t m e n t t o pe r i o d i c a l l y r e v i e w d a t a b a s e i n f o r m a t i o n fo r a n o m a l i e s a n d m a k e a p p r o p r i a t e co r r e c t i o n s t o t h e s e v a l u e s i n t h e s y s t e m . Ag r e e Un d e r w a y du e d a t e 7/ 1 / 2 0 1 0 W e w i l l d o c u m e n t o u r d a t a b a s e re v i e w s t r a t e g y i n t h e s y s t e m do c u m e n t a t i o n u p d a t e We s t i l l h a v e s o m e w o r k t o d o o n t h i s . Ri g h t n o w i t i s a l l b y h a n d c h e c k i n g be t w e e n f i e l d n o t e s , r o a d c o n d i t i o n r e p o r t s , an d c o s t a c c o u n t i n g d a t a . Fo l l o w - u p r e p o r t o n P a v e m e n t m a i n t e n a n c e # 0 9 / 1 0 - 7 December 2009 Page 4 Ro a d - P a v e m e n t M a i n t e n a n c e R p t 0 8 / 0 9 - 3 W o r k p l a n ( U p d at e ) 1 2 / 1 7 / 0 9 Re c # R e c o m m e n d a t i o n A g r e e m e n t S t a t u s I n i t i a l D e p a r t m e n t C o m m e n t s D e p t . F o l l o w - u p c o m m e n t s 5 It i s r e c o m m e n d e d t h e d e p a r t m e n t co n s i d e r r e c l a i m i n g t h e a c t u a l v i s u a l in s p e c t i o n d a t a . T h i s m a y l i k e l y p r o v i d e a be n e f i c i a l r e s o u r c e o f i n f o r m a t i o n f o r in s p e c t i o n v a l u e s o v e r t i m e . I t a l s o m i g h t he l p c a l i b r a t e t h e v a l u e s b e i n g c a l c u l a t e d by t h e s y s t e m f o r v a r i o u s r e p a i r s . Ag r e e Co m p l e t e d Th e v i s u a l i n s p e c t i o n d a t a h i s t o r y h a s be e n r e c o v e r e d a n d i s n o w p a r t o f t h e da t a b a s e h i s t o r y . Th e v i s u a l i n s p e c t i o n d a t a h i s t o r y h a s b e e n re c o v e r e d a n d i s n o w p a r t o f t h e d a t a b a s e . A n e w o n l i n e r e p o r t h a s b e e n d e v e l o p e d al s o , 6 It i s r e c o m m e n d e d f o r m a n a g e m e n t t o co n s i d e r s i m i l a r c o s t b e n e f i t a n a l y s e s wh e n d e c i d i n g o n t h e a p p r o p r i a t e ma i n t e n a n c e a p p r o a c h . Ag r e e Co m p l e t e d Th e D e p a r t m e n t w i l l c o n t i n u e t o m a k e de c i s i o n s o n p a v e m e n t s u r f a c e tr e a t m e n t s b a s e d o n m a i n t e n a n c e co s t s a n d t h e r e l a t i v e b e n e f i t o f t h e ty p e o f m a i n t e n a n c e w i t h r e g a r d t o th e t y p e o f p a v e m e n t d i s t r e s s . Th e D e p a r t m e n t i s c o n t i n u i n g i n v o l v e m e n t wi t h t h e N o r t h w e s t P a v e m e n t M a n a g e m e n t As s o c i a t i o n , A m e r i c a n P u b l i c W o r k s As s o c i a t i o n , a n d o t h e r i n d u s t r y g r o u p s t o re s e a r c h n e w p a v e m e n t t r e a t m e n t s a n d th e i r c o s t / b e n e f i t o f a p p l i c a t i o n i n o u r a r e a . 7 It i s r e c o m m e n d e d t h e d e p a r t m e n t de v e l o p s o m e a n t i c i p a t e d i n t e r v a l s f o r wh e n a n d w h a t s u r f a c e m a i n t e n a n c e re p a i r s s h o u l d b e p e r f o r m e d b y r o a d cl a s s ( a r t e r i a l , c o l l e c t o r , l o c a l , a n d f o r e s t ) . Th e p r o c e s s s h o u l d f o c u s o n m a i n t a i n i n g ro a d s b a s e d o n m a x i m i z i n g t h e i r re m a i n i n g s e r v i c e l i f e a n d p r i o r i t i z i n g ef f o r t s t h a t a r e c o s t e f f e c t i v e a n d t h a t w i l l be s t m a i n t a i n t h e c o n d i t i o n s a n d q u a l i t y of t h e C o u n t y r o a d s y s t e m . Ag r e e Un d e r w a y du e d a t e 7/ 1 / 2 0 1 0 W e a g r e e w i t h t h i s r e c o m m e n d a t i o n an d w i l l i n c l u d e a n t i c i p a t e d ma i n t e n a n c e i n t e r v a l s i n t h e u p d a t e of t h e P a v e m e n t M a n a g e m e n t Sy s t e m d o c u m e n t a t i o n . Th i s w o r k i s i n p r o g r e s s . 8 It i s r e c o m m e n d e d f o r m a n a g e m e n t t o co n s i d e r w h e t h e r a d d i t i o n a l e f f o r t s a r e ne e d e d i n i m p r o v i n g t h e c o s t i n f o r m a t i o n in C A M S . Ag r e e Un d e r w a y du e d a t e Fa l l 2 0 1 0 W e w i l l m a k e e f f o r t s t o i m p l e m e n t t h e su g g e s t e d i m p r o v e m e n t s . Th i s w i l l t a k e s o m e m o n i t o r i n g o v e r t h e co m i n g y e a r t o e v a l u a t e t h e e x i s t i n g pr o g r a m s a n d h o w t h e y c a n r e l a t e w i t h CA M S . Fo l l o w - u p r e p o r t o n P a v e m e n t m a i n t e n a n c e # 0 9 / 1 0 - 7 December 2009 Page 5 Ro a d - P a v e m e n t M a i n t e n a n c e R p t 0 8 / 0 9 - 3 W o r k p l a n ( U p d at e ) 1 2 / 1 7 / 0 9 Re c # R e c o m m e n d a t i o n A g r e e m e n t S t a t u s I n i t i a l D e p a r t m e n t C o m m e n t s D e p t . F o l l o w - u p c o m m e n t s 9 It i s r e c o m m e n d e d f o r R o a d D e p a r t m e n t ma n a g e m e n t t o a s s e s s , d e v e l o p a n d pu b l i s h p e r f o r m a n c e m e a s u r e s t h a t a r e a be t t e r r e p r e s e n t a t i o n o f t h e q u a l i t y o f t h e se r v i c e s t h e y p r o v i d e t o t h e p u b l i c a n d th e d i r e c t i o n t h e d e p a r t m e n t i s t a k i n g . Ag r e e Co m p l e t e d W e h a v e p r o p o s e d s e v e r a l n e w pe r f o r m a n c e m e a s u r e s f o r i n c l u s i o n in t h e F Y 0 9 - 1 0 b u d g e t t h a t d i r e c t l y ad d r e s s p a v e m e n t q u a l i t y a n d in s p e c t i o n e f f o r t s . Pe r f o r m a n c e m e a s u r e s w e r e i n c l u d e d i n th e F Y 0 9 - 1 0 b u d g e t 10 It i s r e c o m m e n d e d t h e R o a d d e p a r t m e n t de v e l o p a c l e a r e r a n d m o r e t r a n s p a r e n t pr o c e s s f o r h o w r e s o u r c e s a r e a l l o c a t e d to r o a d s f o r m a i n t e n a n c e a n d o v e r l a y . Ag r e e Co m p l e t e d W i t h t h e T S P u p d a t e c u r r e n t l y un d e r w a y , w e w i l l t a k e a f r e s h l o o k a t th e s e p o l i c i e s . T h e m a i n t e n a n c e a n d pr e s e r v a t i o n p o l i c i e s w i l l h a v e a br o a d r e v i e w a t t h e s c h e d u l e d p u b l i c me e t i n g s a s w e l l a s t h e p u b l i c he a r i n g s b e f o r e b o t h t h e P l a n n i n g Co m m i s s i o n a n d t h e B o a r d o f C o u n t y Co m m i s s i o n e r s Th i s i s b e i n g a d d r e s s e d w i t h t h e p u b l i c pr o c e s s i n c l u d e d w i t h t h e T r a n s p o r t a t i o n Sy s t e m P l a n u p d a t e . {E N D O F R E P O R T }