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HomeMy WebLinkAboutFollow-up of Solid Waste 2009Fo l l o w - u p r e p o r t o n S o l i d W a s t e D e p a r t m e n t - R e p o r t o n i n t e r n a l c o n t r o l s o v e r s e r v i c e f e e s # 0 8 / 0 9 - 1 3 M a r c h 2 0 09 FO L L O W - U P R E P O R T So l i d W a s t e D e p a r t m e n t – Re p o r t o n i n t e r n a l c o n t r o l s o v e r s e r v i c e f e e s (I n t e r n a l a u d i t r e p o r t # 0 3 / 0 4 - 1 i s s u e d A u g u s t 2 0 0 3 ) De s c h u t e s C o u n t y , Or e g o n David Givans, CPA, CIA De s c h u t e s C o u n t y I n t e r n a l A u d i t o r 1300 NW Wall St Bend, OR 97701 (541) 330-6674 da v i d g @ c o . d e s c h u t e s . o r . u s Audit committee: Jade Mayer, Chair James Kerfoot Greg Quesnel Michael Shadrach Dennis Luke Tom Anderson Scot Langton Fo l l o w - u p r e p o r t o n S o l i d W a s t e D e p a r t m e n t - R e p o r t o n i n t e r n a l c o n t r o l s o v e r s e r v i c e f e e s # 0 8 / 0 9 - 1 3 M a r c h 2 0 09 TA B L E O F CO N T E N T S : 1. I N T R O D U C T I O N 1. 1 . B a c k g r o u n d … … … … … … … … … … … … … … … .. . … … … … … … .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1 1. 2 . O b j e c t i v e s & S c o p e … … … … … … … … … … … … … … .. … … … … …… … … … … . … … 1 1. 3 . M e t h o d o l o g y … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … . . … … … … … … … …. 1-2 2. F O L L O W - U P R E S U L T S … … … … … … .… . . . … … …… … … … … … … . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2 - 3 3. A P P E N D I X –I n t e r n a l A u d i t R e c o m m e n d a t i o n s - W o r k p l a n f o r R e p o r t # 0 3 / 0 4 - 1 (S t a t u s u p d a t e d a s o f M a r c h 2 0 0 9 ) . … . … . … … … … …… … … … … … … ..…………...... 3-8 Fo l l o w - u p r e p o r t o n S o l i d W a s t e D e p a r t m e n t - R e p o r t o n i n t e r n a l c o n t r o l s o v e r s e r v i c e f e e s # 0 8 / 0 9 - 1 3 M a r c h 2 0 09 Page 1 1. In t r o d u c t i o n 1. 1 B A C K G R O U N D Au d i t A u t h o r i t y : Th e D e s c h u t e s C o u n t y A u d i t C o m m i t t e e h a s s u g g e s t e d t h a t fo l l o w - u p s o c c u r f r o m n i n e m o n t h s t o o n e ye a r a f t e r t h e o r i g i n a l r e p o r t i s s u a n c e . T h e A u d i t C om m i t t e e ’ s w o u l d l i k e t o m a k e s u r e d e p a r t m e n t s sa t i s f a c t o r i l y a d d r e s s r e c o m m e n d a t i o n s . T h i s f o l l o w - u p w as t o a d d r e s s s o m e t w e n t y - s i x r e c o m m e n d a t i o n s fr o m t h e o r i g i n a l r e p o r t t h a t h a d n o t b e e n p r e v i o u s l y c o m p l e t e d w h e n f o l l o w - u p r e p o r t # 0 4 / 0 5 - 2 w a s pr e p a r e d i n A u g u s t 2 0 0 4 . S u b s e q u e n t f o l l o w - u p w a s d e fe r r e d f o r S o l i d W a s t e t o c o m p l e t e t h e i r t r a n s i t i o n in t o n e w f a c i l i t i e s . T h e m o v e o f t h e i r a d m i n i s t r a t i v e o f f i c e s a n d o p e r a t i o n s e n t a i l e d i m p r o v e m e n t s t o ha r d w a r e , s o f t w a r e a n d p r o c e d u r e s . 1. 2 O B J E C T I V E S a n d S C O P E Ob j e c t i v e s : Th e o b j e c t i v e w a s t o f o l l o w - u p o n a u d i t r e c o m m e n d a t i o n s i d e n t i f i e d i n t h e S o l i d W a s t e D e p a r t m e n t - R e p o r t on i n t e r n a l c o n t r o l s o v e r s e r v i c e f e e s . Sc o p e : Th e f o l l o w - u p i n c l u d e d a f o l l o w - u p o f t h e t w e n t y - s i x ou t s t a n d i n g r e c o m m e n d a t i o n s f r o m t h e I n t e r n a l a u d i t o n So l i d W a s t e D e p a r t m e n t - R e p o r t o n i n t e r n a l c o n t r o l s o ve r s e r v i c e f e e s ( # 0 3 / 0 4 - 1 ) ( i s s u e d A u g u s t 2 0 0 3 ) a n d no t c o m p l e t e d f r o m t h e e a r l i e r f o l l o w - u p . Th e f o l l o w - u p r e f l e c t s t h e s t a t u s a s o f M a r c h 2 0 0 9 . T h e o r i g i n a l i n t e r n a l a u d i t r e p o r t s h o u l d b e r e f e r e n c e d fo r t h e f u l l r e c o m m e n d a t i o n s a n d d i s c u s s i o n . 1. 3 M E T H O D O L O G Y Th e f o l l o w - u p r e p o r t w a s d e v e l o p e d f r o m i n f o r m a t i o n pr o v i d e d t h r o u g h d i s c u s s i o n s w i t h T i m m S c h i m k e , Di r e c t o r o f S o l i d W a s t e a n d D e b b i e P a r r e t , S e n i o r A c c o u nt i n g T e c h n i c i a n . I n c a s e s w h e r e t h e re c o m m e n d a t i o n s h a v e n o t b e e n i m p l e m e n t e d , c o m m e n t s w e r e s o u g h t o n t h e r e a s o n s w h y a n d t h e t i m i n g fo r a d d r e s s i n g t h e s e . T h e f o l l o w - u p i s , b y n a t u r e , s u b je c t i v e . I n d e t e r m i n i n g t h e s t a t u s o f r e c o m m e n d a t i o n s th a t w e r e f o l l o w e d u p , w e r e l i e d o n a s s e r t i o n s p r o v i de d b y t h o s e i n v o l v e d a n d d i d n o t a t t e m p t t o in d e p e n d e n t l y v e r i f y t h o s e a s s e r t i o n s . Th e d e p a r t m e n t a n d s t a f f s h o u l d b e a c k n o w l e d g e d f o r t h e w o r k t h e y h a v e d o n e t o a d d r e s s t h e s e Fo l l o w - u p r e p o r t o n S o l i d W a s t e D e p a r t m e n t - R e p o r t o n i n t e r n a l c o n t r o l s o v e r s e r v i c e f e e s # 0 8 / 0 9 - 1 3 M a r c h 2 0 09 Page 2 re c o m m e n d a t i o n s a s w e l l a s c o m m i t m e n t t o c o m p l e t e t h e r e m ai n i n g i t e m s . T h i s f o l l o w - u p s h o w s a su b s t a n t i a l l e v e l o f m o v e m e n t t o w a r d s a d d r e s s i n g t h e r e c o mm e n d a t i o n s t h a t h a v e m o s t l y b e e n i n l i m b o si n c e t h e y s t a r t e d w o r k o n d e v e l o p i n g t h e n e w f a c i l i t i e s . Si n c e n o s u b s t a n t i v e a u d i t w o r k w a s p e r f o r m e d , Go v e r n m e n t A u d i t i n g S t a n d a r d s is s u e d b y t h e C o m p t r o l l e r Ge n e r a l o f t h e U n i t e d S t a t e s w e r e n o t f o l l o w e d . 2. Fo l l o w - u p Re s u l t s Fi g u r e I - Ho w w e r e re c o m m e n d a - ti o n s im p l e m e n t e d ? Th e f o l l o w - u p i n c l u d e d t w e n t y - s i x ( 2 6 ) r e c o m m e n d a t i o n s ma d e i n t h e r e p o r t t o t h e S o l i d W a s t e D e p a r t m e n t . Du r i n g t h e i n i t i a l f o l l o w - u p ( # 0 4 / 0 5 - 2 ) , m a n a g e m e n t h a d p r e v i o u s l y c o m p l e t e d f i v e ( 5 ) r e c o m m e n d a t i o n s . Th e S o l i d W a s t e D e p a r t m e n t h a s m a d e s i g n i f i c a n t p r o g r e s s i n r e s p o n d i n g t o t h e f i n d i n g s a n d a s s o c i a t e d re c o m m e n d a t i o n s i n a p e r i o d w h e r e t h e y h a v e b e e n w o r k i ng t o a d d r e s s c h a n g e s t o t h e i r f a c i l i t i e s . I n t e r n a l a u d i t ha s w o r k e d w i t h t h e d e p a r t m e n t t o m o d i f y a n d r e f i n e s om e o f t h e e x i s t i n g r e c o m m e n d a t i o n s t o b e t t e r a l i g n w i th th e w a y t h e d e p a r t m e n t i s f u n c t i o n i n g a n d p l a n n e d s t a ff i n g c h a n g e s . Fi g u r e I pr o v i d e s a n o v e r v i e w o f t h e i m p l e m e n t a t i o n o f t h e o u ts t a n d i n g r e c o m m e n d a t i o n s . Pl a n n e d 35 % Co m p l e t e d , 65 % Fo l l o w - u p r e p o r t o n S o l i d W a s t e D e p a r t m e n t - R e p o r t o n i n t e r n a l c o n t r o l s o v e r s e r v i c e f e e s # 0 8 / 0 9 - 1 3 M a r c h 2 0 09 Page 3 Ba s e d u p o n w o r k d u r i n g t h e o r i g i n a l i n t e r n a l a u d i t , I T d e v e l o p e d a n a u d i t t r a i l f o r t h e s y s t e m t o t r a c k a d j ustments po s t e d i n t h e a c c o u n t i n g s y s t e m . S u c h a n a u d i t t r a i l i s a n i m p o r t a n t c o n t r o l f o r t h e s y s t e m a n d c a n p r o v i d e su p p o r t t o i d e n t i f y i f u n w a r r a n t e d a d j u s t m e n t s o c c u r . A c u r s o r y r e v i e w o f s e l e c t e d a d j u s t m e n t s w i t h i n t h e a u dit tr a i l d a t a i n d i c a t e d s t a f f h a d r e a s o n f o r m a k i n g t h e a dj u s t m e n t s a n d m a i n t a i n e d a d e q u a t e s u p p o r t f o r t h e ad j u s t m e n t s p o s t e d . T h e D e p a r t m e n t i s c o n s i d e r i n g a c h a n g e t o a n e w a c c o u n t i n g a n d i n f o r m a t i o n s y s t e m a n d ha s i n d i c a t e d t h e y w i l l l o o k f o r o n e t h a t h a s a n a u d i t tr a i l . I n t e r n a l a u d i t w o u l d v e r y m u c h l i k e t o s e e a n audit trail in c l u d e d i n t h e s y s t e m c h o s e n . 3. A p p e n d i x Ap p e n d i x I – I n t e r n a l A u d i t R e c o m m e n d a t i o n s – W o r k p l an f o r R e p o r t # 0 3 / 0 4 - 1 ( S t a t u s a s o f M a r c h 2 0 0 9 ) Th e w o r k p l a n p r o v i d e s a s t a t u s o f o u t s t a n d i n g r e c o m m e n d a ti o n s r e v i e w e d . W i t h t h i s f o l l o w - u p , t h e d e p a r t m e n t has implemented over 70 % o f t h e o r i g i n a l r e c o m m e n d a t i o n s a n d i d e n t i f i e d h ow t h e y w i l l a d d r e s s t h e r e m a i n i n g i t e m s . A g r e a t n u m b er of the remaining items ar e p l a n n e d t o b e c o m p l e t e d o v e r t h e n e x t m o n t h . SO L I D W A S T E R e p o r t 0 3 / 0 4 - 1 St a t u s Re c # Re c o m m e n d a t i o n t e x t Co m p l e t e d Pl a n n e d De a d l i n e / C o m m e n t 1 Ma n a g e m e n t s h o u l d r e q u e s t i m p r o v e m e n t s t o i t s ac c o u n t s r e c e i v a b l e r e p o r t s s o t h e y c a n b e r a n f o r a sp e c i f i c d a t e . S t a f f s h o u l d w o r k w i t h t h e C o u n t y ’ s In f o r m a t i o n T e c h n o l o g y D e p a r t m e n t t o m a k e im p r o v e m e n t s t o t h e r e p o r t s a n d t e s t t h e i r a c c u r a c y . X DO N E 1. 2 Ot h e r r e p o r t s a n d q u e r i e s m i g h t b e n e f i t f r o m b e i n g da t e se n s i t i v e . X DO N E 2 Of f i c e s t a f f s h o u l d d o c u m e n t i n w r i t i n g a l l a c c o u n t in g po l i c i e s a n d p r o c e d u r e s . T h e s e p o l i c i e s a n d p r o c e d u re s sh o u l d b e a v a i l a b l e t o a l l e m p l o y e e s a n d s h o u l d d e t ai l th e r e s p o n s i b i l i t i e s o f e a c h e m p l o y e e . T h e p r o c e d u re s sh o u l d e m p h a s i z e t h e a r e a s o f r e v e n u e a n d d e p o s i t ha n d l i n g , m o n i t o r i n g , s u p e r v i s i o n a n d s e g r e g a t i o n o f du t i e s . X 4/ 2 0 1 0 P l a n n e d - Fo l l o w - u p r e p o r t o n S o l i d W a s t e D e p a r t m e n t - R e p o r t o n i n t e r n a l c o n t r o l s o v e r s e r v i c e f e e s # 0 8 / 0 9 - 1 3 M a r c h 2 0 09 Page 4 SO L I D W A S T E R e p o r t 0 3 / 0 4 - 1 St a t u s Re c # Re c o m m e n d a t i o n t e x t Co m p l e t e d Pl a n n e d De a d l i n e / C o m m e n t 3 Th e o f f i c e a c c o u n t a n t s h o u l d n o t d i r e c t l y r e c e i v e c re d i t cu s t o m e r p a y m e n t s . T h e o f f i c e a s s i s t a n t s h o u l d o p e n t h e ma i l a n d r e s t r i c t i v e l y e n d o r s e a l l c h e c k s r e c e i v e d . I t wo u l d b e a d v i s a b l e t o m a k e a p h o t o c o p y o f a l l c r e d i t cu s t o m e r c h e c k s r e c e i v e d . T h e c h e c k s c a n t h e n b e g i ve n to t h e a c c o u n t a n t f o r p o s t i n g a n d d e p o s i t p r e p a r a t i on . An a c c o u n t s r e c e i v a b l e r e p o r t s h o u l d b e d e v e l o p e d t o in d i c a t e t h e a p p l i c a t i o n o f e a c h p a y m e n t b y c u s t o m e r. X 4 Th e s u p e r v i s o r s h o u l d a p p r o v e ( i n w r i t i n g ) a l l n e w , ch a n g e d , o r d e l e t e d c u s t o m e r c r e d i t a c c o u n t s . T h e su p e r v i s o r ’ s i n i t i a l s s h o u l d e v i d e n c e a p p r o v a l . A ne w re p o r t s h o u l d b e d e v e l o p e d t o i d e n t i f y a l l n e w , m o d if i e d or c l o s e d c r e d i t c u s t o m e r s b e t w e e n c e r t a i n d a t e s . Th e re p o r t c a n b e a p p r o v e d a n d r e t a i n e d f o r s u p p o r t . X 4/ 0 9 P l a n n e d - Se t t i n g u p n e w re s p o n s i b i l i t i e s . C l e r k po s t s a n d p r e p a r e s de p o s i t s Ac c o u n t a n t p r o v i d e s ov e r s i g h t a n d a d d ' s a n d de l e t e s a c c o u n t s a n d ad j u s t s b a l a n c e s w i t h ap p r o p r i a t e s u p p o r t . 5 Th e s u p e r v i s o r s h o u l d r e v i e w a l l a d j u s t m e n t s , c r e d i ts an d w r i t e - o f f s t o c r e d i t c u s t o m e r a c c o u n t s . A n e w r ep o r t sh o u l d b e d e v e l o p e d t o i d e n t i f y a l l c r e d i t s , a d j u s t me n t s , an d w r i t e - o f f s p o s t e d t o c r e d i t c u s t o m e r s b e t w e e n ce r t a i n d a t e s . T h e r e p o r t c a n b e a p p r o v e d a n d r e t a in e d fo r s u p p o r t . X DO N E 6. 1 Ma n a g e m e n t s h o u l d m o n i t o r t h e s e q u e n c e a n d u s e o f th e s e r e c e i p t s . I t i s t y p i c a l f o r t h e r e t o b e a l o g o f a l l re c e i p t s o n h a n d , i n u s e , a n d v o i d e d . X 4/ 0 9 P l a n n e d - Wi l l r e v i e w a n d t r a c k pr e - n u m b e r e d r e c e i p t s an d t e s t p e r i o d i c a l l y . Su r v e i l l a n c e n o w a t pr i m a r y s i t e a l s o h a s he l p e d . Fo l l o w - u p r e p o r t o n S o l i d W a s t e D e p a r t m e n t - R e p o r t o n i n t e r n a l c o n t r o l s o v e r s e r v i c e f e e s # 0 8 / 0 9 - 1 3 M a r c h 2 0 09 Page 5 SO L I D W A S T E R e p o r t 0 3 / 0 4 - 1 St a t u s Re c # Re c o m m e n d a t i o n t e x t Co m p l e t e d Pl a n n e d De a d l i n e / C o m m e n t 7 Ma n a g e m e n t s h o u l d c o n s i d e r i m p r o v i n g t h e u n d e r l y i n g da t a c o l l e c t i o n m e t h o d s u s e d f o r m a t e r i a l a n d f i n a n ci a l in f o r m a t i o n . W h e n p o s s i b l e , t h e s y s t e m s u s e d t o c o l le c t th e d a t a s h o u l d b e u t i l i z e d t o d e v e l o p t h e r e p o r t s . Ut i l i z a t i o n o f M i c r o s o f t A c c e s s a n d E x c e l P i v o t t a bl e s mi g h t s t r e a m l i n e e f f o r t s t o c o l l e c t a n d a n a l y z e d a t a f o r ro u t i n e r e p o r t i n g . A d d i t i o n a l r e p o r t s o r c h a r t i n g s ho u l d be d e v e l o p e d t o s u p p o r t m a n a g e m e n t o f o p e r a t i o n s , a s we l l a s e x t e r n a l r e p o r t i n g r e q u i r e m e n t s . X DO N E 8 Ma n a g e m e n t s h o u l d r e v i e w t h e i r c u s t o m e r l i s t pe r i o d i c a l l y t o m a k e s u r e s e c u r i t y d e p o s i t s a r e o b t ai n e d fr o m n e w c u s t o m e r s . X 10 Of f i c e s t a f f s h o u l d r o u t i n e l y r e c o n c i l e i n t e r n a l r e co r d s o f se c u r i t y d e p o s i t s r e t a i n e d w i t h t h o s e h e l d i n t h e C ou n t y tr u s t a c c o u n t . X 4/ 0 9 P l a n n e d - Ne e d t o r e c o n c i l e a n d co n s i d e r p r o p o s e d t r a s h - pa s s i m p a c t s t o s y s t e m . 11 Ma n a g e m e n t s h o u l d e v a l u a t e w h e t h e r a d d i t i o n a l s e c u r it y de p o s i t s s h o u l d b e r e q u i r e d w h e n c r e d i t c u s t o m e r s c ar r y hi g h e r b a l a n c e s . S o m e s o l i d w a s t e d e p a r t m e n t s r e v i ew cu s t o m e r a c t i v i t y t o e s t a b l i s h s e c u r i t y d e p o s i t s . I n ad d i t i o n , t h e C o u n t y s o f t w a r e s y s t e m c o u l d b e u t i l i ze d t o li m i t a c t i v i t y t o a p r e - e s t a b l i s h e d l e v e l t o l i m i t cr e d i t ri s k . C u r r e n t l y , c u s t o m e r c r e d i t i s n o t l i m i t e d . X DO N E 13 Ba s e d o n d i s c u s s i o n s w i t h o f f i c e s t a f f , t h e r e s h o u l d b e a wr i t t e n l o g o f a l l t r a n s a c t i o n s w i t h s a f e c a s h . T h e pe r s o n o p e n i n g t h e s a f e s h o u l d r e c o r d a n d i n i t i a l t he en t r y . T h i s c o n t r o l i s s t i l l i n s u f f i c i e n t t o i d e n t if y a sp e c i f i c e m p l o y e e s h o u l d m o n i e s b e m i s s i n g X 4/ 0 9 P l a n n e d - Wi l l u s e a l o g t o t r a c k ac t i v i t y w i t h d e p o s i t s a n d sa f e c h a n g e t o a s s u r e tw o s e t s o f e y e s o n ac t i v i t y . Fo l l o w - u p r e p o r t o n S o l i d W a s t e D e p a r t m e n t - R e p o r t o n i n t e r n a l c o n t r o l s o v e r s e r v i c e f e e s # 0 8 / 0 9 - 1 3 M a r c h 2 0 09 Page 6 SO L I D W A S T E R e p o r t 0 3 / 0 4 - 1 St a t u s Re c # Re c o m m e n d a t i o n t e x t Co m p l e t e d Pl a n n e d De a d l i n e / C o m m e n t 14 At t e n d a n t s m u s t c o u n t a l l c a s h a t t h e o p e n a n d c l o s e o f th e d a y . A t t e n d a n t s s h o u l d r e p o r t a l l d i f f e r e n c e s to ma n a g e m e n t . X DO N E 16 At t e n d a n t s s h o u l d c l o s e o u t t h e i r s y s t e m o n l y a f t e r al l cu s t o m e r s h a v e d e p a r t e d t h e s i t e a n d t h e i r p a y m e n t ha s be e n i n p u t i n t o t h e s y s t e m . I f t h e t r a n s a c t i o n i s un p a i d , t h e a t t e n d a n t s s h o u l d f o l l o w D e p a r t m e n t pr o c e d u r e s f o r h a n d l i n g a n y u n p a i d a m o u n t s . X DO N E 17 Ma n a g e m e n t s h o u l d r e p l a c e o r r e p a i r t h e d r a w e r s o t ha t st a f f c a n c l o s e i t b e t w e e n t r a n s a c t i o n s . X 4/ 0 9 P l a n n e d - Re v i s i t i n g h o w t h e y k e e p mo n i e s . 18 Fo r t r a n s f e r s i t e s - m a n a g e m e n t s h o u l d c o n s i d e r a bu l l e t i n b o a r d a l e r t i n g c u s t o m e r s o f t h e f o r m a n d t yp e o f re c e i p t t h e y s h o u l d b e r e c e i v i n g . T h e n o t i c e s h o u l d in c l u d e a p h o n e n u m b e r t o c a l l i f c u s t o m e r s a r e n o t pr o v i d e d a n a p p r o p r i a t e r e c e i p t . X 4/ 0 9 P l a n n e d - Wi l l p o s t a n o t i c e s o cu s t o m e r s w i l l b e a w a r e th e y s h o u l d r e c e i v e re c e i p t s . 19 Fo r t r a n s f e r s i t e s - m a n a g e m e n t s h o u l d p e r f o r m s u r p ri s e ca s h c o u n t s a t t h e t r a n s f e r s i t e s o n a n o n g o i n g b a s is . X DO N E 20 Fo r t r a n s f e r s i t e s - m a n a g e m e n t s h o u l d c o n s i d e r pe r f o r m i n g c e r t a i n a n a l y t i c a l r e v i e w p r o c e d u r e s o v e r ti m e s u c h a s r e v e n u e p e r c u b i c y a r d r e p o r t e d a n d t o ns co l l e c t e d v e r s u s t h e m o n i e s r e c e i p t e d . X Do n e 21 Fo r t r a n s f e r s i t e s - i f m a n a g e m e n t h a s s p e c i f i c c o n ce r n s ov e r t h e h a n d l i n g o f t r a n s a c t i o n s a n d t h e r e p o r t i n g o f re v e n u e s t h e y m i g h t c o n s i d e r s o m e f o r m o f s u r v e i l l a nc e ca m e r a s y s t e m . X DO N E - on a n a s n e e d e d b a s i s Fo l l o w - u p r e p o r t o n S o l i d W a s t e D e p a r t m e n t - R e p o r t o n i n t e r n a l c o n t r o l s o v e r s e r v i c e f e e s # 0 8 / 0 9 - 1 3 M a r c h 2 0 09 Page 7 SO L I D W A S T E R e p o r t 0 3 / 0 4 - 1 St a t u s Re c # Re c o m m e n d a t i o n t e x t Co m p l e t e d Pl a n n e d De a d l i n e / C o m m e n t 22 In f o r m a t i o n T e c h n o l o g y p e r s o n n e l s h o u l d w o r k w i t h ma n a g e m e n t t o s e e i f t h e y c a n d e v e l o p a s y s t e m t o ca p t u r e t h e i n p u t i n f o r m a t i o n i n p u t t e d b y a t t e n d a n t . Po t e n t i a l s o l u t i o n s m i g h t i n c l u d e “ o n - t h e - f l y ” l o g i ns , c a r d ke y s , a n d / o r p a s s w o r d v e r i f i c a t i o n s f o r c e r t a i n e n t ri e s . Th e i m p a c t o f e x t r a e n t r i e s s i g n i f i c a n t l y a f f e c t s t he at t e n d a n t s ’ w o r k l o a d a n d s h o u l d , t h e r e f o r e , b e c a r e fu l l y th o u g h t o u t . X DO N E - Cu r r e n t s y s t e m s a n d su r v e i l l a n c e h a v e ad d r e s s e d t h i s . 23 In f o r m a t i o n T e c h n o l o g y p e r s o n n e l s h o u l d w o r k w i t h ma n a g e m e n t t o i m p l e m e n t e x c e p t i o n r e p o r t s f o r ma n a g e m e n t ’ s r o u t i n e r e v i e w a n d a p p r o v a l o f o v e r r i d es an d a d j u s t m e n t s e n t e r e d b y o f f i c e s t a f f . O f f i c e s t a f f sh o u l d m a i n t a i n a n d / o r p r o v i d e s u f f i c i e n t s u p p o r t f or a l l ex c e p t i o n s g e n e r a t e d . M a n a g e m e n t s h o u l d d o c u m e n t th e i r r e v i e w o n t h e s e e x c e p t i o n r e p o r t s . X DO N E 24 In f o r m a t i o n T e c h n o l o g y p e r s o n n e l s h o u l d d e v e l o p a n ar c h i v e f o r t h e p r e - w e i g h t s f o r e a c h v e h i c l e a n d r o ll - o f f ov e r t i m e . M a n a g e m e n t s h o u l d e s t a b l i s h c r i t e r i a f o r re p o r t s t o i d e n t i f y a n y p r o b l e m s i n t h e p r e - w e i g h t sy s t e m . T h e s e r e p o r t s m i g h t i n c l u d e : V a r i a n c e s i n pr e - we i g h t s b y p o u n d s a n d p e r c e n t a g e o r d e r e d b y h i g h e s t pe r c e n t a g e c h a n g e O R p r e - w e i g h t c h a n g e s o c c u r r i n g be f o r e a n a n n i v e r s a r y d a t e . X DO N E - St a f f a r e u s i n g c u r r e n t sy s t e m t o i d e n t i f y i s s u e s bu t d o n o t w a n t t o i n v e s t mo r e i n c u r r e n t s y s t e m si n c e l o o k i n g f o r a n e w sy s t e m . 25 Sy s t e m d o e s n o t e s t a b l i s h a c a s h r e c o r d o n s o m e d u a l pa y m e n t c o l l e c t i o n s . I n f o r m a t i o n T e c h n o l o g y p e r s o n ne l sh o u l d c o n s i d e r c h a n g e s t o t h e s o f t w a r e s y s t e m t o re c o r d t h i s d u a l p a y m e n t d a t a i n a p p r o p r i a t e d a t a f ie l d s . X DO N E Fo l l o w - u p r e p o r t o n S o l i d W a s t e D e p a r t m e n t - R e p o r t o n i n t e r n a l c o n t r o l s o v e r s e r v i c e f e e s # 0 8 / 0 9 - 1 3 M a r c h 2 0 09 Page 8 SO L I D W A S T E R e p o r t 0 3 / 0 4 - 1 St a t u s Re c # Re c o m m e n d a t i o n t e x t Co m p l e t e d Pl a n n e d De a d l i n e / C o m m e n t 26 Ce r t a i n a t t e n d a n t i n p u t s c a n p u s h d a i l y a c t i v i t y o u t- o f - ba l a n c e . I n f o r m a t i o n T e c h n o l o g y p e r s o n n e l s h o u l d re v i e w t h e s o f t w a r e s y s t e m t o c o r r e c t t h i s p r o b l e m . X DO N E 27 Ob s e r v a t i o n s i n d i c a t e d s o m e t r u c k s m i g h t b e e x c e e d i ng 80 , 0 0 0 p o u n d l e g a l l i m i t . M a n y o f t h e s e r e l a t e d t o tr a n s f e r s i t e h a u l s . M a n a g e m e n t m i g h t w a n t t o h a v e at t e n d a n t s n o t i f y c u s t o m e r s w h o b r i n g i n h e a v y l o a d s. X Pa s s - No t t r u l y t h e i r i s s u e b u t wi l l b e a d d i n g s c a l e s a t tr a n s f e r s i t e s , w h i c h sh o u l d l i m i t a n y h e a v y lo a d s f r o m C o u n t y s i t e s . 28 Ma n a g e m e n t s h o u l d e v a l u a t e t h e n e e d f o r t h e A l f a l f a tr a n s f e r s i t e a s i t r e l a t e s t o p r o v i d i n g o v e r a l l C o un t y w i d e se r v i c e s . X DO N E - Ma n a g e m e n t h a s a s k e d an d t h e C o u n t y h a s de c i d e d t o k e e p t h i s s i t e . 17 9 {E N D O F R E P O R T }