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HomeMy WebLinkAboutFollow-up of County facility access cardsFo l l o w - u p r e p o r t o n C o u n t y f a c i l i t y a c c e s s c a r d s # 0 9/ 1 0 - 9 February 2010 FO L L O W - U P R E P O R T Co u n t y f a c i l i t y a c c e s s c a r d s (I n t e r n a l a u d i t r e p o r t # 0 8 / 0 9 - 1 1 i s s u e d A p r i l 2 0 0 9 ) De s c h u t e s C o u n t y , Or e g o n David Givans, CPA, CIA De s c h u t e s C o u n t y I n t e r n a l A u d i t o r 1300 NW Wall St Bend, OR 97701 (541) 330-4674 da v i d g @ c o . d e s c h u t e s . o r . u s Audit committee: Jade Mayer, Chair James Kerfoot Gayle McConnell Greg Quesnel Michael Shadrach Dennis Luke Tom Anderson Scot Langton Fo l l o w - u p r e p o r t o n C o u n t y f a c i l i t y a c c e s s c a r d s # 0 9/ 1 0 - 9 February 2010 TA B L E O F CO N T E N T S : 1. I N T R O D U C T I O N 1. 1 . B a c k g r o u n d … … … … … … … … … … … … … … … . . . … … … … … … . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1 1. 2 . O b j e c t i v e s & S c o p e … … … … … … … … … … … … … …. . … … … … … … … … … … . … … 1 1. 3 . M e t h o d o l o g y … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … . . … … … … … … … … … . 1 2. F O L L O W - U P R E S U L T S … … … … … … . … . . . … … … … … … … … … … . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2 3. A P P E N D I X I – I n t e r n a l A u d i t R e c o m m e n d a t i o n s - U p d a t e d W o r k p l a n f o r Re p o r t # 0 8 / 0 9 - 1 1 ( S t a t u s u p d a t e d a s o f F e b r u a r y 1 7 , 2 01 0 ) … .. . … … … ...…….......... 3-5 Fo l l o w - u p r e p o r t o n C o u n t y f a c i l i t y a c c e s s c a r d s # 0 9/ 1 0 - 9 February 2010 Page 1 1. In t r o d u c t i o n 1. 1 B A C K G R O U N D Au d i t A u t h o r i t y : Th e D e s c h u t e s C o u n t y A u d i t C o m m i t t e e h a s s u g g e s t e d t h a t fo l l o w - u p s o c c u r f r o m n i n e m o n t h s t o o n e ye a r a f t e r t h e o r i g i n a l r e p o r t i s s u a n c e . T h e A u d i t C om m i t t e e ’ s w o u l d l i k e t o m a k e s u r e d e p a r t m e n t s sa t i s f a c t o r i l y a d d r e s s r e c o m m e n d a t i o n s . 1. 2 O B J E C T I V E S a n d S C O P E Ob j e c t i v e s : Th e o b j e c t i v e w a s t o f o l l o w - u p o n t h e a u d i t r e c o m m e n d a ti o n s i n t h e r e p o r t . Sc o p e : Th e f o l l o w - u p i n c l u d e d t h e e i g h t ( 8 ) r e c o m m e n d a t i o n s f ro m t h e I n t e r n a l a u d i t o n C o u n t y f a c i l i t y a c c e s s c a r d s (# 0 8 / 0 9 - 1 1 ) ( i s s u e d A p r i l 2 0 0 9 ) . Th e f o l l o w - u p r e f l e c t s t h e s t a t u s a s o f F e b r u a r y 2 0 1 0 . T h e o r i g i n a l i n t e r n a l a u d i t r e p o r t s h o u l d b e re f e r e n c e d f o r t h e f u l l t e x t o f r e c o m m e n d a t i o n s a n d d is c u s s i o n . 1. 3 M E T H O D O L O G Y Th e f o l l o w - u p r e p o r t w a s d e v e l o p e d f r o m i n f o r m a t i o n pr o v i d e d b y S u s a n R o s s , P r o p e r t y a n d F a c i l i t i e s Di r e c t o r a n d J o e S a d o n y , I n f o r m a t i o n T e c h n o l o g y D i r e c t or . A d d i t i o n a l i n p u t w a s r e c e i v e d f r o m P e r s o n n e l on h o w t h e y c u r r e n t l y c o m m u n i c a t e t e r m i n a t i o n s . I n c a se s w h e r e t h e r e c o m m e n d a t i o n s h a v e n o t b e e n im p l e m e n t e d , c o m m e n t s w e r e s o u g h t o n t h e r e a s o n s w h y a n d t h e t i m i n g f o r a d d r e s s i n g t h e s e . T h e f o l l o w - up i s , b y n a t u r e , s u b j e c t i v e . I n d e t e r m i n i n g t h e s t a t u s of r e c o m m e n d a t i o n s t h a t w e r e f o l l o w e d u p , w e r e l i e d on a s s e r t i o n s p r o v i d e d b y t h o s e i n v o l v e d a n d d i d n o t a tt e m p t t o i n d e p e n d e n t l y v e r i f y t h o s e a s s e r t i o n s . Pr o p e r t y a n d F a c i l i t i e s , I n f o r m a t i o n T e c h n o l o g y a n d P er s o n n e l s t a f f s h o u l d b e a c k n o w l e d g e d f o r t h e i r w o r k at a d d r e s s i n g t h e s e r e c o m m e n d a t i o n s a s w e l l a s c o m m i t m e n t t o c o m p l e t e a n d c o o r d i n a t e t h e r e m a i n i n g it e m s . Si n c e n o s u b s t a n t i v e a u d i t w o r k w a s p e r f o r m e d , Go v e r n m e n t A u d i t i n g S t a n d a r d s is s u e d b y t h e C o m p t r o l l e r Ge n e r a l o f t h e U n i t e d S t a t e s w e r e n o t f o l l o w e d . Fo l l o w - u p r e p o r t o n C o u n t y f a c i l i t y a c c e s s c a r d s # 09 / 1 0 - 9 February 2010 Page 2 2. Fo l l o w - u p Re s u l t s Fi g u r e I - Ho w w e r e re c o m m e n d a - ti o n s im p l e m e n t e d ? Th e f o l l o w - u p i n c l u d e d t h e e i g h t ( 8 ) r e c o m m e n d a t i o n s i n t h e r e p o r t . Fi g u r e I pr o v i d e s a n o v e r v i e w o f t h e im p l e m e n t a t i o n s t a t u s o f t h e r e c o m m e n d a t i o n s . T h e u p d a te d w o r k p l a n i s p r o v i d e d i n Ap p e n d i x I . W i t h t h i s f o l l o w - u p , 3 8 % o f t h e r e c o m m e n d a t i o n s h a v e be e n i m p l e m e n t e d a n d s t a f f a r e w o r k i n g o n t h e r e m a i n i ng it e m s . T h e i t e m s n o t e d a s “ u n d e r w a y ” m o s t l y c o n s i s t o f r e co m m e n d a t i o n s b e i n g r o l l e d o u t a c r o s s c o u n t y de p a r t m e n t s a s f u n d s p e r m i t . F u l l i m p l e m e n t a t i o n m i g h t t a k e a w h i l e . T h e C o u n t y i s a l s o t r y i n g t o f i g u r e o u t how be s t t o c o n f i g u r e r e s p o n s i b i l i t i e s u n d e r t h e n e w s y s t e m . S o m e d e p a r t m e n t s w i l l b e w i l l i n g t o t a k e o n s o m e re s p o n s i b i l i t y a n d s o m e w i l l n o t . Mo s t s i g n i f i c a n t i n t h e r e s p o n s e s i s t h a t P r o p e r t y a n d F a c i li t i e s h a s m a d e t h e i n i t i a l a c q u i s i t i o n o f a n e w a c c e s s ca r d s y s t e m . I t s o u n d s l i k e t h i s s y s t e m w i l l p r o v i d e g r e a t er f l e x i b i l i t y a n d s u p p o r t . T h i s s y s t e m i s i n i t i a l l y b e i ng ro l l e d o u t i n n e w f a c i l i t i e s ( O S P & 9 1 1 ) a n d w i l l e v e nt u a l l y b e t r a n s i t i o n e d t o o t h e r C o u n t y f a c i l i t i e s . Pr o g r e s s w i t h t h e r e c o m m e n d a t i o n s a p p e a r s r e a s o n a b l e . Co m p l e t e d 38 % Un d e r w a y 62 % Fo l l o w - u p r e p o r t o n C o u n t y f a c i l i t y a c c e s s c a r d s # 09 / 1 0 - 9 February 2010 Page 3 3. A p p e n d i x Ap p e n d i x I – I n t e r n a l A u d i t r e c o m m e n d a t i o n s – U p d a t e d W o r k p l a n f o r R e p o r t # 0 8 / 0 9 - 1 1 (S t a t u s a s o f F e b r u a r y 1 7 2 0 1 0 ) #0 8 / 0 9 - 1 1 F a c i l i t y A c c e s s C a r d s w o r k p l a n ( u p d a t e ) 2 -1 7 - 2 0 1 0 Re c # R e c o m m e n d a t i o n A g r e e m e n t S t a t u s Da t e Co m p l e t e d / Es t . D u e D a t e NE W FO L L O W - U P CO M M E N T S In i t i a l De p a r t m e n t C o m m e n t s 1 It i s r e c o m m e n d e d f o r P r o p e r t y a n d Fa c i l i t i e s t o a s s e s s w h e t h e r t h e r e ar e a n y m i s s i n g m a s t e r k e y s a n d de v e l o p a c o u n t y w i d e p r o c e s s t o as s u r e t h a t m a s t e r k e y s ( a n d o t h e r im p o r t a n t k e y s ) c a n b e t r a c k e d a n d wi l l b e c o l l e c t e d w h e n e m p l o y e e s le a v e . Ag r e e Co m p l e t e d Fe b - 2 0 1 0 An i n v e n t o r y h a s b e e n c o m p l e t e d , an d k e y s a r e d o c u m e n t e d . A k e y ac k n o w l e d g e m e n t f o r m i s r e q u i r e d to b e s i g n e d b y e m p l o y e e a n d su p e r v i s o r u p o n r e c e i p t o f a k e y . Up o n t e r m i n a t i o n o f a n e m p l o y e e , al l k e y s a s s i g n e d t o e m p l o y e e mu s t b e r e t u r n e d t o P r o p e r t y & Fa c i l i t i e s t o b e r e i s s u e d t o n e w em p l o y e e u p o n c o m p l e t i o n o f a n ac k n o w l e d g e m e n t f o r m . A l l me c h a n i c a l k e y s w i l l b e t r a c k e d on t h e n e w s e c u r i t y / a c c e s s pr o g r a m . PR O P E R T Y & F A C I L I T I E S : - W e wi l l b e g i n t o i n v e n t o r y e x i s t i n g k e y s to t h e b e s t o f o u r a b i l i t y a n d do c u m e n t w h o h a s w h a t . T h e pr o b l e m i s w e o f t e n d o n ' t k n o w wh e n a n e m p l o y e e i s t e r m i n a t e d , so w e n e v e r k n o w w h a t h a p p e n s t o th e k e y s . A d e p a r t m e n t o f t e n re a s s i g n s w i t h o u t l e t t i n g u s k n o w . - W e n e e d t o i m p l e m e n t s o m e ty p e o f k e y c h e c k o u t s y s t e m . A s ke y s a r e d i s t r i b u t e d , a p e r s o n w i l l ha v e t o s i g n f o r t h a t k e y o r k e y s . I f a k e y h o l d e r t e r m i n a t e s em p l o y m e n t , a l l k e y s s h o u l d b e re t u r n e d t o e i t h e r B l d g M a i n t o r a de p a r t m e n t c o n t a c t , a n d t h e pe r s o n t o w h o m t h e k e y w a s re a s s i g n e d n e e d s t o s i g n o u t t h e ke y . 2 It i s r e c o m m e n d e d f o r I T t o d e v e l o p so m e w r i t t e n p r a c t i c e s f o r t h e ac c e s s c a r d s y s t e m , i n c l u d i n g : • c r e a t i n g a c c e s s g r o u p s • s e t t i n g u p f a c i l i t i e s , • c o o r d i n a t i n g w i t h f a c i l i t y ad m i n i s t r a t o r s , • r e m o v i n g a n d r e i s s u i n g a c c e s s ca r d k e y s , a n d • m o n i t o r i n g a n d s u p e r v i s i n g t h e sy s t e m s o p e r a t i o n . A g r e e U n d e r w a y J u l - 2 0 1 0 No s p e c i f i c r e s p o n s e Fo l l o w - u p r e p o r t o n C o u n t y f a c i l i t y a c c e s s c a r d s # 09 / 1 0 - 9 February 2010 Page 4 #0 8 / 0 9 - 1 1 F a c i l i t y A c c e s s C a r d s w o r k p l a n ( u p d a t e ) 2 -1 7 - 2 0 1 0 Re c # R e c o m m e n d a t i o n A g r e e m e n t S t a t u s Da t e Co m p l e t e d / Es t . D u e D a t e NE W FO L L O W - U P CO M M E N T S In i t i a l De p a r t m e n t C o m m e n t s 3 It i s r e c o m m e n d e d t h a t I T r e v i e w th e c u r r e n t s e t u p s i n e a c h f a c i l i t y an d a s s e s s w h e t h e r a d d i t i o n a l ac c e s s g r o u p s a r e w a r r a n t e d . A g r e e U n d e r w a y O n g o i n g Th i s r e v i e w i s b e i n g d o n e a s p a r t of t h e r e c o n f i g u r a t i o n r e q u i r e d wh e n a f a c i l i t y i s m a g r a t e d t o t h e ne w a c c e s s c o n t r o l s y s t e m . I T w i l l fo l l o w t h e d e p l o y m e n t s c h e d u l e de t e r m i n e d b y F a c i l i t y S e r v i c e s . N o s p e c i f i c r e s p o n s e. 4 It i s r e c o m m e n d e d f o r I T t o pe r i o d i c a l l y r e v i e w o r m o n i t o r t h e sy s t e m f o r u s e r s a n d s e t t i n g s t o as s u r e i t i s b e i n g m a n a g e d a s in t e n d e d . A g r e e U n d e r w a y O n g o i n g Th e n e w d o o r a c c e s s c o n t r o l so f t w a r e h a s t h e c a p a b i l i t i e s t o cr e a t e t h e c o n t r o l s a n d m o n i t o r i n g sc h e m e s t o i m p r o v e t h e a u d i t i n g of d o o r a c c e s s c o n t r o l s . I T i s im p l e m e n t i n g n e w c a p a b i l i t i e s a s th e s y s t e m i s b i n g d e p l o y e d . N o s p e c i f i c r e s p o n s e . 5 It i s r e c o m m e n d e d f o r I T t o pe r i o d i c a l l y p r o v i d e d e p a r t m e n t s a li s t i n g o f t h o s e w i t h a c c e s s t o t h e i r ar e a s . D e p a r t m e n t s c a n t h e n co m m e n t o n a c c e s s g r o u p s a n d us e r s p r o v i d e d a c c e s s . De p a r t m e n t s w i t h s e n s i t i v e a r e a s sh o u l d b e p r o v i d e d t i m e s e n s i t i v e re p o r t s o n w h o i s a c c e s s i n g a r e a s an d a t w h a t t i m e s ( n o t i n g w e e k e n d an d a f t e r h o u r s a c c e s s ) . Ag r e e U n d e r w a y O n g o i n g Se e c o m m e n t s f o r # 4 a n d # 7 6 It i s r e c o m m e n d e d f o r I T t o co n s i d e r a c a r d a c c e s s s y s t e m t h a t wi l l b e e a s i e r t o a d m i n i s t e r i n l i g h t of i t s e x p a n d e d u s e . F e a t u r e s t h a t mi g h t b e i m p o r t a n t a r e a s i m p l i f i e d da t a b a s e s t r u c t u r e , r e p o r t i n q u i r y ac r o s s t h e s y s t e m , a n d l i m i t i n g wh a t a d m i n i s t r a t i v e s t a f f c a n d o wh a t i n t h e s y s t e m . A g r e e Co m p l e t e d Fe b - 2 0 1 0 A r e p l a c e m e n t a c c e s s c o n t r o l so f t w a r e s y s t e m w a s e v a l u a t e d an d i s c u r r e n t l y b e i n g d e p l o y e d . Th e r e c o m m e n d a t i o n f r o m I T i s th a t s p e c i f i c r e q u i r e m e n t s f r o m t h e ac c e s s c o n t r o l s y s t e m b e de v e l o p e d t h e n s e e k t o u p g r a d e th e s y s t e m t o m e e t t h o s e re q u i r e m e n t s . Fo l l o w - u p r e p o r t o n C o u n t y f a c i l i t y a c c e s s c a r d s # 09 / 1 0 - 9 February 2010 Page 5 #0 8 / 0 9 - 1 1 F a c i l i t y A c c e s s C a r d s w o r k p l a n ( u p d a t e ) 2 -1 7 - 2 0 1 0 Re c # R e c o m m e n d a t i o n A g r e e m e n t S t a t u s Da t e Co m p l e t e d / Es t . D u e D a t e NE W FO L L O W - U P CO M M E N T S In i t i a l De p a r t m e n t C o m m e n t s 7 It i s r e c o m m e n d e d f o r I T t o es t a b l i s h p r o c e d u r e s f o r r e m o v i n g al l e m p l o y e e / v o l u n t e e r a c c e s s o n te r m i n a t i o n . A s w e e p o f a l l f a c i l i t y da t a b a s e s s h o u l d b e p e r f o r m e d t o as s u r e t h a t a l l a c c e s s h a s b e e n tu r n e d o f f . Pr o c e d u r e s m i g h t i n c l u d e ma n d a t o r y n o t i f i c a t i o n t o I T t h r o u g h a w o r k o r d e r r e q u e s t , p h y s i c a l l y ob t a i n i n g t h e a c c e s s c a r d k e y a n d fo r w a r d i n g t o I T , a n d p e r i o d i c re c o n c i l i a t i o n o f a c c e s s t o pe r s o n n e l a n d v o l u n t e e r r e c o r d s . A g r e e U n d e r w a y O n g o i n g It i s h i g h l y u n l i k e l y t h a t I T w i l l as s u m e t h e s e t a s k s . W h a t w i l l em e r g e i s t h a t i n d i v i d u a l de p a r t m e n t s w i l l b e p r o v i d e d t h e in f o r m a t i o n t o o l s t o b e a b l e t o pe r f o r m t h e i r o w n i n t e r n a l a c c e s s co n t r o l a u d i t s a n d c a n s u b m i t ne c e s s a r y c h a n g e s t o t h e a c c e s s co n t r o l c o n f i g u r a t i o n t o I T ( o r Pe r s o n n e l ) i f t h e y a r e n o t c a p a b l e to m a k i n g t h e i r o w n c h a n g e s . I T wi l l s e e k t o p r o v i d e t h e i n f o r m a t i o n ne c e s s a r y t o s u p p o r t a de p a r t m e n t - b a s e d a u d i t i n g pr o c e s s . 8 IT m a y w a n t t o c o n s i d e r h a v i n g a n au d i t t r a i l f o r a l l a u t h o r i t i e s p r o v i d e d an d r e m o v e d t o a s c e r t a i n t h e ap p r o p r i a t e l e v e l o f a c c e s s . T h e y ca n m o n i t o r t h e s e t r a i l s t o a s s u r e pr o p e r u s e . A g r e e Co m p l e t e d Fe b - 2 0 1 0 Th i s c a p a b i l i t y w i l l b e p r o v i d e d t o th e d e p a r t m e n t a s p a r t o f t h e in f o r m a t i o n t o o l s p r o v i d e d i n # 7 . {E N D O F R E P O R T }