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HomeMy WebLinkAboutFollow-up of County internet usageFo l l o w - u p r e p o r t o n C o u n t y i n t e r n e t u s a g e # 0 9 / 1 0 - 1 0 March 2010 FO L L O W - U P R E P O R T Co u n t y i n t e r n e t u s a g e (I n t e r n a l a u d i t r e p o r t # 0 7 / 0 8 - 1 4 i s s u e d J u n e 1 9 , 2 0 09 ) De s c h u t e s C o u n t y , Or e g o n David Givans, CPA, CIA De s c h u t e s C o u n t y I n t e r n a l A u d i t o r 1300 NW Wall St Bend, OR 97701 (541) 330-4674 da v i d g @ c o . d e s c h u t e s . o r . u s Audit committee: Jade Mayer, Chair James Kerfoot Gayle McConnell Greg Quesnel Michael Shadrach Dennis Luke Tom Anderson Scot Langton Fo l l o w - u p r e p o r t o n C o u n t y i n t e r n e t u s a g e # 0 9 / 1 0 - 1 0 March 2010 TA B L E O F CO N T E N T S : 1. I N T R O D U C T I O N 1. 1 . B a c k g r o u n d … … … … … … … … … … … … … … … . . . … … … … … … . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1 1. 2 . O b j e c t i v e s & S c o p e … … … … … … … … … … … … … …. . … … … … … … … … … … . … … 1 1. 3 . M e t h o d o l o g y … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … . . … … … … … … … … … . 1 2. F O L L O W - U P R E S U L T S … … … … … … . … . . . … … … … … … … … … … . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2 3. A P P E N D I X I – I n t e r n a l A u d i t R e c o m m e n d a t i o n s - U p d a t e d W o r k p l a n f o r Re p o r t # 0 7 / 0 8 - 1 4 ( S t a t u s u p d a t e d a s o f M a r c h 1 6 , 2 0 1 0 ) … .. . . . … … … ...……............... 3 Fo l l o w - u p r e p o r t o n C o u n t y i n t e r n e t u s a g e # 0 9 / 1 0 - 1 0 March 2010 Page 1 1. In t r o d u c t i o n 1. 1 B A C K G R O U N D Au d i t A u t h o r i t y : Th e D e s c h u t e s C o u n t y A u d i t C o m m i t t e e h a s s u g g e s t e d t h a t fo l l o w - u p s o c c u r f r o m n i n e m o n t h s t o o n e ye a r a f t e r t h e o r i g i n a l r e p o r t i s s u a n c e . T h e A u d i t C om m i t t e e ’ s w o u l d l i k e t o m a k e s u r e d e p a r t m e n t s sa t i s f a c t o r i l y a d d r e s s r e c o m m e n d a t i o n s . 1. 2 O B J E C T I V E S a n d S C O P E Ob j e c t i v e s : Th e o b j e c t i v e w a s t o f o l l o w - u p o n t h e a u d i t r e c o m m e n d a ti o n s i n t h e r e p o r t . Sc o p e : Th e f o l l o w - u p i n c l u d e d t h r e e ( 3 ) r e c o m m e n d a t i o n s f r o m th e i n t e r n a l a u d i t o n C o u n t y i n t e r n e t u s a g e ( # 0 7 / 0 8 - 14 ) ( i s s u e d J u n e 2 0 0 9 ) . Th e f o l l o w - u p r e f l e c t s t h e s t a t u s a s o f M a r c h 1 6 , 2 0 1 0 . T h e o r i g i n a l i n t e r n a l a u d i t r e p o r t s h o u l d b e re f e r e n c e d f o r t h e f u l l t e x t o f r e c o m m e n d a t i o n s a n d d is c u s s i o n . 1. 3 M E T H O D O L O G Y Th e f o l l o w - u p r e p o r t w a s d e v e l o p e d f r o m i n f o r m a t i o n pr o v i d e d b y J o e S a d o n y , I n f o r m a t i o n T e c h n o l o g y Di r e c t o r . I n c a s e s w h e r e t h e r e c o m m e n d a t i o n s h a v e n o t b ee n i m p l e m e n t e d , c o m m e n t s w e r e s o u g h t o n t h e re a s o n s w h y a n d t h e t i m i n g f o r a d d r e s s i n g t h e s e . T h e f o ll o w - u p i s , b y n a t u r e , s u b j e c t i v e . I n d e t e r m i n i n g t h e st a t u s o f r e c o m m e n d a t i o n s t h a t w e r e f o l l o w e d u p , w e r e li e d o n a s s e r t i o n s p r o v i d e d b y t h o s e i n v o l v e d a n d di d n o t a t t e m p t t o i n d e p e n d e n t l y v e r i f y t h o s e a s s e r t i o ns . In f o r m a t i o n T e c h n o l o g y s t a f f s h o u l d b e a c k n o w l e d g e d f or t h e i r w o r k a t a d d r e s s i n g t h e s e r e c o m m e n d a t i o n s as w e l l a s c o m m i t m e n t t o c o m p l e t e a n d c o o r d i n a t e t h e r e m ai n i n g i t e m s . Si n c e n o s u b s t a n t i v e a u d i t w o r k w a s p e r f o r m e d , Go v e r n m e n t A u d i t i n g S t a n d a r d s is s u e d b y t h e C o m p t r o l l e r Ge n e r a l o f t h e U n i t e d S t a t e s w e r e n o t f o l l o w e d . Fo l l o w - u p r e p o r t o n C o u n t y i n t e r n e t u s a g e # 0 9 / 1 0 - 1 0 March 2010 Page 2 2. Fo l l o w - u p Re s u l t s Fi g u r e I - Ho w w e r e re c o m m e n d a - ti o n s im p l e m e n t e d ? Th e f o l l o w - u p i n c l u d e d t h e t h r e e ( 3 ) r e c o m m e n d a t i o n s i n t h e r e p o r t . Fi g u r e I pr o v i d e s a n o v e r v i e w o f t h e im p l e m e n t a t i o n s t a t u s o f t h e r e c o m m e n d a t i o n s . T h e u p d a te d w o r k p l a n s t a t u s i s p r o v i d e d i n Appendix I . W i t h t h i s f o l l o w - u p , 3 3 % o f t h e r e c o m m e n d a t i o n s h a v e be e n i m p l e m e n t e d a n d s t a f f a r e w o r k i n g o n t h e r e m a i n i ng it e m s . T h e i t e m s n o t e d a s “ u n d e r w a y ” m o s t l y c o n s i s t o f r e co m m e n d a t i o n s t h a t a r e s t i l l b e i n g w o r k e d o u t a s t i m e an d r e s o u r c e s a r e a v a i l a b l e . D a t a b e i n g c o l l e c t e d w i l l h e l p d e t e r m i n e t h e e x t e n t o f t h e d e v i c e ’ s i m p l e m e n t a tion. Th e d e p a r t m e n t h a s e s t i m a t e d c o m p l e t i o n o f t h e o p e n i te m s i n J u n e 2 0 1 0 . Pr o g r e s s w i t h t h e r e c o m m e n d a t i o n s a p p e a r s r e a s o n a b l e . Co m p l e t e d 33 % Un d e r w a y 67 % Fo l l o w - u p r e p o r t o n C o u n t y i n t e r n e t u s a g e # 0 9 / 1 0 - 1 0 March 2010 Page 3 3. A p p e n d i x Ap p e n d i x I – I n t e r n a l A u d i t r e c o m m e n d a t i o n s – U p d a t e d W o r k p l a n f o r R e p o r t # 0 7 / 0 8 - 1 4 (S t a t u s a s o f M a r c h 1 6 , 2 0 1 0 ) R e c # R e c o m m e n d a t i o n A g r e e m e n t S t a t u s I n i t i a l D e p a r t m e n t C o m m e n t s D e p t . F o l l o w - u p c o m m e n t s 1 It i s r e c o m m e n d e d f o r I T t o d e v e l o p Ag r e e Un d e r w a y We h a v e c o n c l u d e d t h a t w e b We c u r r e n t l y h a v e a d e v i c e an a p p r o a c h t o m o n i t o r i n g / f i l t e r i n g co n t e n t f i l t e r i n g i s w o r t h w h i l e im p l e m e n t e d t h a t i s c a p a b l e o f in t e r n e t u s a g e t h a t i s a c c e p t a b l e t o in s u r a n c e t o p r e v e n t t h e fi l t e r i n g i n t e r n e t c o n t e n t . A t t h i s t i m e Co u n t y m a n a g e m e n t . T h e a p p r o a c h ra m i f i c a t i o n s s t e m m i n g f r o m we h a v e n o t e n a b l e d t h e f i l t e r i n g s h o u l d w e i g h t h e f i l t e r i n g a n d im p r o p e r w e b b r o w s i n g b y a n fe a t u r e s . W e a r e c a p t u r i n g d a t a t h a t mo n i t o r i n g c o s t s f o r s t a f f i n g , em p l o y e e ; a c c i d e n t a l o r wi l l a l l o w u s t o a p p r o p r i a t e l y t a r g e t ha r d w a r e a n d s o f t w a r e v e r s u s t h e ot h e r w i s e . W e d o n o t f e e l t h a t in t e r n e t u s a g e t h a t i s i n a p p r o p r i a t e o r po t e n t i a l i m p a c t s f r o m l a c k o f w o r k e r th e r e p o r t c l e a r l y i d e n t i f i e s t h e t r o u b l e s o m e . A g o o d a m o u n t o f t i m e pr o d u c t i v i t y a n d a d d i t i o n a l u t i l i z a t i o n o f ne e d t o i n v e s t i n t e c h n o l o g i e s t o is r e q u i r e d t o e n s u r e t h a t t h e co m p u t e r r e s o u r c e s . mo n i t o r e m p l o y e e i n t e r n e t in f o r m a t i o n w e a r e g a t h e r i n g i s us a g e b e y o n d w h a t w e ’ r e ac c u r a t e . B e f o r e e n a b l i n g a n y f i l t e r s , cu r r e n t l y c a p a b l e o f d o i n g . we w i l l r e v i e w o u r d a t a w i t h C o u n t y Ad m i n i s t r a t i o n . Es t i m a t e d D a t e : 6/ 2 0 1 0 2 It i s r e c o m m e n d e d f o r t h e C o u n t y ( I T A g r e e Co m p l e t e d We i n I n f o r m a t i o n T e c h n o l o g y We h a v e i n - p l a c e a s y s t e m c a p a b l e o f de p a r t m e n t ) t o c o n s i d e r p u r c h a s i n g ar e n o t s u r p r i s e d n o r a r e w e mo n i t o r i n g o u r i n t e r n e t u s a g e . W e an d p u t t i n g i n p l a c e a co n c e r n e d a t t h e a m o u n t o f kn o w t h a t a t t h i s t i m e w e o p e r a t e a t ha r d w a r e / s o f t w a r e s o l u t i o n t o m o n i t o r Co u n t y i n t e r n e t b a n d w i d t h fu l l b a n d w i d t h d u r i n g a n y g i v e n u s a g e o f i n t e r n e t b a n d w i d t h . us a g e . W e d o n o t b e l i e v e t h e no r m a l w o r k d a y . W e h a v e a p l a n o f am o u n t o f b a n d w i d t h u s a g e i s ac t i o n t o t a k e i n t h e c a s e t h a t n o n - an i n d i c a t i o n t h a t u n f e t t e r e d bu s i n e s s r e l a t e d i n t e r n e t u s a g e in t e r n e t u s a g e h a m p e r s e m p l o y e e be g i n s t o i n t e r f e r e w i t h b u s i n e s s pr o d u c t i v i t y . re l a t e d i n t e r n e t u s a g e . 2. 1 It i s a l s o r e c o m m e n d e d f o r t h e Ag r e e Un d e r w a y We i n I n f o r m a t i o n T e c h n o l o g y In a c c o r d a n c e w i t h # 1 . T h e d a t a in f o r m a t i o n t e c h n o l o g y d e p a r t m e n t , ar e n o t s u r p r i s e d n o r a r e w e co l l e c t e d w i l l b e s h a r e d w i t h as i t b e c o m e s n e c e s s a r y , t o i n f o r m co n c e r n e d a t t h e a m o u n t o f de p a r t m e n t m a n a g e r s a l o n g w i t h a n em p l o y e e s o f h o w t h e i r u s a g e a f f e c t s Co u n t y i n t e r n e t b a n d w i d t h an a l y s i s . b a n d w i d t h s o t h e y m a y m a k e us a g e . W e d o n o t b e l i e v e t h e ap p r o p r i a t e c h o i c e s . am o u n t o f b a n d w i d t h u s a g e i s an i n d i c a t i o n t h a t u n f e t t e r e d in t e r n e t u s a g e h a m p e r s e m p l o y e e pr o d u c t i v i t y . Es t i m a t e d D a t e : 6/ 2 0 1 0 {E N D O F R E P O R T }