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HomeMy WebLinkAboutElected District Attorney transition and Follow-up reportDi s t r i c t A t t o r n e y R e p o r t # 1 0 / 1 1 - 4 F e b r u a r y 2 0 1 1 El e c t e d D i s t r i c t A t t o r n e y T r a n s i t i o n (D e c e m b e r 3 1 , 2 0 1 0 ) an d Fo l l o w - u p R e p o r t o f Di s t r i c t A t t o r n e y ’ s O f f i c e C a s h H a n d l i n g o v e r R e v e n ues (I n t e r n a l a u d i t r e p o r t # 0 9 / 1 0 - 4 i s s u e d 1 1 / 3 0 / 0 9 ) De s c h u t e s C o u n t y , Or e g o n David Givans, CPA, CIA De s c h u t e s C o u n t y I n t e r n a l A u d i t o r 13 0 0 N W W a l l S t , S u i t e 2 0 0 Bend, OR 87701 (541) 330-4674 da v i d g @ c o . d e s c h u t e s . o r . u s Audit committee: Mi c h a e l S h a d r a c h , C h a i r - P u b l i c m e m b e r Ch r i s E a r n e s t - P u b l i c m e m b e r Ga y l e M c C o n n e l l - P u b l i c m e m b e r Je a n P e d e l t y - P u b l i c m e m b e r Gr e g Q u e s n e l - P u b l i c m e m b e r Je n n i f e r W e l a n d e r - P u b l i c m e m b e r An t h o n y D e B o n e , C o u n t y C o m m i s s i o n e r To m A n d e r s o n , C o m m u n i t y D e v e l o p m e n t D i r e c t o r Sc o t L a n g t o n , C o u n t y A s s e s s o r Di s t r i c t A t t o r n e y R e p o r t # 1 0 / 1 1 - 4 F e b r u a r y 2 0 1 1 {T h i s p a g e l e f t b l a n k } Di s t r i c t A t t o r n e y R e p o r t # 1 0 / 1 1 - 4 F e b r u a r y 2 0 1 1 TA B L E O F CO N T E N T S : 1. I N T R O D U C T I O N 1. 1 . B a c k g r o u n d o n A u d i t … …… … . . … … … … … … … … … … … … … … … ....…… 1 1. 2 . O b j e c t i v e s a n d S c o p e … … … … …… … . … … … … … … … … … … … . . . . … … 2-3 1. 3 . M e t h o d o l o g y … … … … … … … … … … … …… … . … … … … …. … … . . … . . . . … … 3 2. F I N D I N G S …… … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … . 4 - 1 5 3. R E S P O N S E S Di s t r i c t A t t o r n e y ’ s O f f i c e . . . . . . . . . . . . . . . . … . . . . . . . … … … …… … … … … .. … . . . … … …..... 16 Re t i r e d D i s t r i c t A t t o r n e y , M i k e D u g a n . . . . . . … … … … … … … … … .. … … ....….. 16-17 Ap p e n d i x I : De t a i l o f F o l l o w - u p f o r R e p o r t # 0 9 / 1 0 - 4 D A O f f i c e – C a s h Ha n d l i n g o v e r R e v e n u e s ( I s s u e d 1 1 / 3 0 / 0 9 ) . . . . . . . . . . .. . . . . . . . . . . . . . 1 8 - 2 0 Di s t r i c t A t t o r n e y R e p o r t # 1 0 / 1 1 - 4 F e b r u a r y 2 0 1 1 Page 1 of 20 1. In t r o d u c t i o n Or e g o n R e v i s e d St a t u t e 8 . 6 – D i s t r i c t A t t o r n e y 1. 1 BA C K G R O U N D ON A U D I T Au d i t A u t h o r i t y : In t e r n a l a u d i t h a s h a d a p r a c t i c e o f r e v i e w i n g o p e r a t i on s f o r e l e c t e d o f f i c i a l s o n t r a n s i t i o n i n t h e i r o f f i c e . Th i s h a s b e e n d o n e f o r t h e S h e r i f f ( 4 / 2 0 0 7 ) ; S u r v e y o r ( 1 2 / 2 0 0 4 ) ; a n d C l e r k ( 1 2 / 2 0 0 2 ) T h e a u d i t ’ s g o a l i s t o he l p m a k e s u r e i d e n t i f i e d f i s c a l i t e m s a r e i n g o o d o r d er f o r t h e t r a n s i t i o n . I t s e e m s t h i s p r a c t i c e i s a g o o d on e a n d h e l p s a s s u r e t h e r e i s s o m e o v e r s i g h t t o t h e p r o c e ss a n d t h a t e l e c t e d o f f i c i a l s a r e h e l d ac c o u n t a b l e . T h e a u d i t w a s i n c l u d e d i n t h e 2 0 1 0 / 2 0 1 1 i n t er n a l a u d i t w o r k p l a n . Ba c k g r o u n d i n f o r m a t i o n – D i s t r i c t A t t o r n e y ’ s O f f i c e Th e D i s t r i c t A t t o r n e y ’ s O f f i c e h a s b e e n u n d e r t h e d i r e c t io n o f t h e E l e c t e d D i s t r i c t A t t o r n e y M i k e D u g a n si n c e J a n u a r y 1 9 8 7 . I n t h e M a y 2 0 1 0 P r i m a r y E l e c t i o n , P a t r i c k F l a h e r t y w a s e l e c t e d a n d w a s s w o r n i n t o of f i c e a s t h e E l e c t e d D i s t r i c t A t t o r n e y o n J a n u a r y 3 , 2 0 11 . Or e g o n R e v i s e d S t a t u t e s ( O R S ) S e c t i o n 8 . 6 g o v e r n s t h e r eq u i r e m e n t s f o r t h e O f f i c e o f D i s t r i c t A t t o r n e y . A re v i e w o f t h i s s t a t u t e f o r t h e t r a n s i t i o n i n d i c a t e d s e v e ra l r e q u i r e m e n t s , i n c l u d i n g : · F i l i n g a c e r t i f i c a t e o f e l e c t i o n ( O R S 8 . 6 2 0 ) ; · Q u a l i f i c a t i o n s ( O R S 8 . 6 3 0 ) . A t t h e t i m e o f t h e e l e c t io n t h e p e r s o n e l e c t e d D i s t r i c t A t t o r n e y m u s t ha v e b e e n a d m i t t e d t o p r a c t i c e i n t h e S u p r e m e C o u r t o f O r e g o n . ; a n d · R e g i s t e r t o b e k e p t ( O R S 8 . 7 0 0 ) Th e a u d i t c o n f i r m e d t h a t P a t r i c k F l a h e r t y w a s i s s u e d b y t h e S t a t e o f O r e g o n t h e c e r t i f i c a t e o f e l e c t i o n f o r th e M a y 1 8 , 2 0 1 0 e l e c t i o n a n d t h a t h e i s a n a c t i v e m e mb e r o f t h e O r e g o n S t a t e B a r . A s n o t e d u n d e r t h e au d i t s c o p e , i t i s b e y o n d t h e s c o p e o f t h i s a u d i t t o a s c e rt a i n t h e c o m p l e t e n e s s o f t h e D i s t r i c t A t t o r n e y Of f i c e ’ s c a s e m a n a g e m e n t s y s t e m . Th e D i s t r i c t A t t o r n e y ’ s O f f i c e h a s a b u d g e t o f $ 4 . 9 m i l li o n f o r F Y 2 0 1 1 a n d i s r e s p o n s i b l e f o r 4 4 f u l l t i m e eq u i v a l e n t s t a f f . A m a j o r i t y o f t h e f u n d i n g c o m e s f r o m t h e C o u n t y ’ s g e n e r a l f u n d . Di s t r i c t A t t o r n e y R e p o r t # 1 0 / 1 1 - 4 F e b r u a r y 2 0 1 1 Page 2 of 20 1. 2 OB J E C T I V E S a n d S C O P E Au d i t o b j e c t i v e s i n c l u d e d : 1. I n q u i r e a s t o s u s p e n s i o n o f a u t h o r i z a t i o n s a n d a c c e s s t o c r i t i c a l l a w e n f o r c e m e n t a n d C o u n t y sy s t e m s f o r t h e r e t i r i n g E l e c t e d D i s t r i c t A t t o r n e y . 2. I n q u i r e a s t o a n y a s s e t s a s s i g n e d d i r e c t l y t o t h e r e t i r in g E l e c t e d D i s t r i c t A t t o r n e y t h a t s h o u l d b e re t u r n e d t o t h e D e p a r t m e n t . 3. I n q u i r e a n d r e v i e w o f t h e a c c o u n t i n g f o r m o n i e s h e l d i n a n i m p r e s t c h e c k i n g a c c o u n t a n d ob s e r v e c o u n t o f c h a n g e m o n i e s ( v i c t i m ’ s a s s i s t a n c e ) a t t h e c l os e o f b u s i n e s s o n D e c e m b e r 30 th . 4. R e v i e w r e c e n t D i s t r i c t A t t o r n e y t r a n s a c t i o n s f o r r e a s o na b l e n e s s . T h e s e m i g h t i n c l u d e t i m e sh e e t s , e x p e n s e r e i m b u r s e m e n t s , c o n t r a c t s , o r o t h e r t r a n s ac t i o n s . 5. A s o f y e a r - e n d , i n q u i r e a s t o n a t u r e a n d t y p e o f c a se e v i d e n c e t h a t m i g h t b e i n c u s t o d y f r o m la w e n f o r c e m e n t . I n i t i a l i n q u i r y a n d o b s e r v a t i o n d i d n o t i n d i c a t e a n y s p e c i f i c c o n c e r n s . 6. I n q u i r e a s t o r e g i s t e r m a i n t a i n e d o f o f f i c i a l b u s i n e ss t h a t s h a l l b e d e l i v e r e d t o t h e s u c c e s s o r . {S e e s c o p e b e l o w } Fo l l o w - u p o b j e c t i v e : Fo l l o w - u p o n r e c o m m e n d a t i o n s f r o m p r i o r a u d i t o f c a s h ha n d l i n g a t t h e D i s t r i c t A t t o r n e y ’ s O f f i c e (R e p o r t # 0 9 / 1 0 - 4 ) . T h e f o l l o w - u p o f t h e p r i o r a u d i t re p o r t i s n o t c o n s i d e r e d a u d i t w o r k s i n c e t h e r e w a s n o ve r i f i c a t i o n o f c o m m e n t s r e c e i v e d . Sc o p e : Th e s c o p e o f t h e a u d i t d i d n o t i n c l u d e a l l a s p e c t s o f i n t er n a l c o n t r o l s e m p l o y e d . T h e s c o p e i n c l u d e s ob s e r v a t i o n s a n d i n t e r v i e w s w i t h D i s t r i c t A t t o r n e y ’ s O f f i ce s t a f f u p t h o r o u g h t h e t r a n s i t i o n o n J a n u a r y 3 , 20 1 1 . S o m e t r a n s a c t i o n s o v e r t h e l a s t t w e l v e m o n t h s w i l l b e r e v i e w e d . T h e r e t i r i n g E l e c t e d D i s t r i c t At t o r n e y ’ s l a s t d a y w a s D e c e m b e r 3 0 , 2 0 1 0 ( T h u r s d a y ) . T he a u d i t d i d n o t i n c l u d e v e r i f i c a t i o n o f r e c o r d s re p r e s e n t i n g t h e h i s t o r y o f a c t i v i t y a s m a y b e r e q u i r e d u n d e r O R S 8 . 7 0 0 . OR S S e c t i o n 8 . 7 0 0 Th e d i s t r i c t a t t o r n e y m u s t k e e p a r e g i s t e r o f o f f i c i a l b u s i ne s s , i n w h i c h t h e d i s t r i c t a t t o r n e y s h a l l ma k e a n o t e o f e v e r y a c t i o n , s u i t o r p r o c e e d i n g c o m m e n c e d or d e f e n d e d b y t h e d i s t r i c t a t t o r n e y i n of f i c i a l c a p a c i t y , a n d t h e p r o c e e d i n g s t h e r e i n . T h e r e g i s t er s h a l l , a t t h e e x p i r a t i o n o f t h e t e r m o f Di s t r i c t A t t o r n e y R e p o r t # 1 0 / 1 1 - 4 F e b r u a r y 2 0 1 1 Page 3 of 20 of f i c e o f t h e d i s t r i c t a t t o r n e y , b e d e l i v e r e d b y t h e d i s t r ic t a t t o r n e y t o t h e s u c c e s s o r i n o f f i c e . Th e r e t i r i n g E l e c t e d D i s t r i c t A t t o r n e y i n d i c a t e d s u c h a r eg i s t e r o f i n f o r m a t i o n a s i s r e q u i r e d t o b e k e p t i s i n th e i r c o m p u t e r s y s t e m . I n t e r n a l A u d i t h a s n o w a y t o j u dg e t h e a d e q u a c y o r c o m p l e t e n e s s o f t h e s e re c o r d s . T h e r e t i r i n g E l e c t e d D i s t r i c t A t t o r n e y i n d i c a t e d t h e r e w i l l b e s o m e d o c u m e n t a t i o n l e f t o n h o w t o ac c e s s t h e s e r e c o r d s . T h e c o m p u t e r i z e d c a s e m a n a g e m e n t s y s t e m i s a l s o i n t h e m i d s t o f a n u p g r a d e . 1. 3 ME T H O D O L O G Y Au d i t p r o c e d u r e s i n c l u d e d : C o n f i r m e d t h a t n e w l y E l e c t e d D i s t r i c t A t t o r n e y , P a t r i ck F l a h e r t y w a s a n a c t i v e m e m b e r o f t h e Or e g o n B a r a n d t h a t t h e S t a t e i s s u e d t h e c e r t i f i c a t e o f e l e c t i o n . ( R e q u i r e d u n d e r O R S 8 . 6 2 0 - 8. 6 3 0 ) ; I n q u i r e d a s t o r e g i s t e r o f a c t i v i t y t o b e a v a i l a b l e u nd e r O R S 8 . 7 0 0 ; O b s e r v e d a n d i n q u i r e d a s t o t r i a l e v i d e n c e r e t a i n e d b y D i s t r i c t A t t o r n e y i n t r a n s i t i o n ; R e v i e w e d O c t o b e r 2 0 1 0 b a n k r e c o n c i l i a t i o n w i t h s t a f f a n d a s s o c i a t e d a c c o u n t i n g f o r i m p r e s t ch e c k i n g a c c o u n t ; P e r f o r m e d a d d i t i o n a l w o r k t o i d e n t i f y c h an g e s t o i m p r e s t c h e c k i n g a c c o u n t ba l a n c e s i n c e i n i t i a l w o r k ; O b s e r v e d c h a n g e c a s h m o n i e s i n p o s s e s s i o n o n D e c e m b e r 3 0 , 2 01 0 ( l a s t b u s i n e s s d a y b e f o r e tr a n s i t i o n ) a n d t h a t t h e y a g r e e d t o r e s o l u t i o n ; R e v i e w e d r e t i r e d E l e c t e d D i s t r i c t A t t o r n e y e x p e n s e r e im b u r s e m e n t s ; A n a l y z e d a n d r e v i e w e d r e c e n t e x p e n s e t r e n d s b y a c c o u n t a n d v e n d o r . S e l e c t e d s o m e di s b u r s e m e n t s f o r a d d i t i o n a l r e v i e w ; F o l l o w e d u p w i t h I T s t a f f o n a c c e s s r i g h t s t o C o u n t y s y s t em s ; a n d Fo l l o w - u p p r o c e d u r e s i n c l u d e d : I n q u i r e d o f s t a f f t h e s t a t u s o f i m p l e m e n t a t i o n o n p r i or i n t e r n a l a u d i t r e c o m m e n d a t i o n s ; W e c o n d u c t e d t h i s p e r f o r m a n c e a u d i t ( e x c e p t f o r t h e n o t ed f o l l o w - u p w o r k ) i n a c c o r d a n c e w i t h g e n e r a l l y ac c e p t e d g o v e r n m e n t a u d i t i n g s t a n d a r d s . T h o s e s t a n d a r d s r eq u i r e w e p l a n a n d p e r f o r m t h e a u d i t t o ob t a i n s u f f i c i e n t , a p p r o p r i a t e e v i d e n c e t o p r o v i d e a re a s o n a b l e b a s i s f o r o u r f i n d i n g s a n d c o n c l u s i o n s ba s e d o n o u r a u d i t o b j e c t i v e s . W e b e l i e v e t h a t t h e e v id e n c e o b t a i n e d p r o v i d e s a r e a s o n a b l e b a s i s f o r o u r fi n d i n g s a n d c o n c l u s i o n s b a s e d o n o u r a u d i t o b j e c t i v e s . (2 0 0 7 R e v i s i o n o f G o v e r n m e n t A u d i t i n g S t a n d a r d s , i s su e d b y t h e C o m p t r o l l e r G e n e r a l o f t h e U n i t e d S t a t e s. ) Di s t r i c t A t t o r n e y R e p o r t # 1 0 / 1 1 - 4 F e b r u a r y 2 0 1 1 Page 4 of 20 2. F i n d i n g s In t e r n a l A u d i t ’ s f i n d i n g s r e s u l t f r o m i n c i d e n t s o f n o n - co m p l i a n c e w i t h s t a t e d p r o c e d u r e s a n d / o r d e p a r t u r e s fr o m p r u d e n t o p e r a t i o n . T h e f i n d i n g s a r e , b y n a t u r e , s u b j e c t i v e . T h e i n t e r n a l a u d i t d i s c l o s e d c e r t a i n po l i c i e s , p r o c e d u r e s a n d p r a c t i c e s t h a t c o u l d b e i m p r o v e d. T h e a u d i t w a s n e i t h e r d e s i g n e d n o r i n t e n d e d to b e a d e t a i l e d s t u d y o f e v e r y r e l e v a n t s y s t e m , p r o c e d ur e o r t r a n s a c t i o n . A c c o r d i n g l y , t h e o p p o r t u n i t i e s fo r i m p r o v e m e n t p r e s e n t e d i n t h e r e p o r t m a y n o t b e al l - i n c l u s i v e o f a r e a s w h e r e i m p r o v e m e n t m a y b e ne e d e d a n d d o n o t r e p l a c e e f f o r t s n e e d e d t o d e s i g n a n ef f e c t i v e s y s t e m o f i n t e r n a l c o n t r o l Th e a u d i t d i d n o t i d e n t i f y a n y i s s u e s t h a t w e r e i n t e r p re t e d a s f r a u d u l e n t o r t h a t w e r e r e m a n d e d f o r f u r t h e r in v e s t i g a t i o n b y l a w e n f o r c e m e n t . A s i g n i f i c a n t d e f i c i e n c y i s d e f i n e d a s a n i n t e r n a l c o n t r o l d e f i c i e n c y t h a t c o u l d a d v e r s e l y a f f e c t t h e e n t i t y ’ s ab i l i t y t o i n i t i a t e , r e c o r d , p r o c e s s , a n d r e p o r t f i n a n c i al d a t a c o n s i s t e n t w i t h t h e a s s e r t i o n s o f m a n a g e m e n t in t h e f i n a n c i a l s t a t e m e n t s . T h e f i n d i n g s n o t e d w e r e n ot c o n s i d e r e d s i g n i f i c a n t d e f i c i e n c i e s . Fo l l o w - u p o f Di s t r i c t A t t o r n e y ’ s Of f i c e C a s h Ha n d l i n g o v e r Re v e n u e s - In t e r n a l A u d i t re p o r t # 0 9 / 1 0 - 4 Fo l l o w - u p r e s u l t s f r o m p r e v i o u s a u d i t s h o w r e a s o n a b le p r o g r e s s . Th e f o l l o w - u p i s , b y n a t u r e , s u b j e c t i v e . I n d e t e r m i n i n g t h e s t a t u s o f r e c o m m e n d a t i o n s t h a t w e r e f o l l o w e d up , w e r e l i e d o n a s s e r t i o n s p r o v i d e d b y t h o s e i n v o l v e d an d w e d i d n o t a t t e m p t t o i n d e p e n d e n t l y v e r i f y th o s e a s s e r t i o n s . D i s t r i c t A t t o r n e y O f f i c e s t a f f s h o u l d b e a c k n o w l e d g e d f o r t h e i r w o r k a t a d d r e s s i n g t h e s e re c o m m e n d a t i o n s a s w e l l a s c o m m i t m e n t t o c o m p l e t e a n d c o o r di n a t e t h e r e m a i n i n g i t e m s . T h e f o l l o w - u p re p o r t w a s d e v e l o p e d f r o m i n f o r m a t i o n p r o v i d e d b y D e bi H a r r , F i n a n c i a l A n a l y s t f o r t h e D i s t r i c t A t t o r n e y ’ s Of f i c e . I n c a s e s w h e r e t h e r e c o m m e n d a t i o n s h a v e n o t b ee n i m p l e m e n t e d , c o m m e n t s w e r e s o u g h t o n t h e re a s o n s w h y a n d t h e t i m i n g f o r a d d r e s s i n g t h e s e . Th e f o l l o w - u p i n c l u d e d t h e t w e l v e ( 1 2 ) r e c o m m e n d a t i o n s in t h e r e p o r t . Fi g u r e I pr o v i d e s a n o v e r v i e w o f t h e im p l e m e n t a t i o n s t a t u s o f t h e r e c o m m e n d a t i o n s . W i t h t h i s f o l l o w - u p , 7 5 % o f t h e r e c o m m e n d a t i o n s h a v e be e n i m p l e m e n t e d a n d s t a f f a r e w o r k i n g o n t h e re m a i n i n g i t e m s . S o m e o f t h e i t e m s a r e r e l i a n t o n t h e n e w c a s e m a n a g e m e n t s o f t w a r e b e i n g i m p l e m e n t e d as w e l l a s d i r e c t i o n f r o m t h e n e w l y E l e c t e d D i s t r i c t A t t o rn e y . T h e c a s e m a n a g e m e n t s o f t w a r e i s t o b e co m p l e t e d i n t h e l a t e r h a l f o f 2 0 1 1 . T h e u p d a t e d w o rk p l a n s t a t u s i s p r o v i d e d i n Ap p e n d i x I . Di s t r i c t A t t o r n e y R e p o r t # 1 0 / 1 1 - 4 F e b r u a r y 2 0 1 1 Page 5 of 20 Fi g u r e I - Ho w w e r e re c o m m e n d a t i o n s im p l e m e n t e d ? Co m p l e t e d 75 % Pl a n n e d 2 5 % So m e a d d i t i o n a l f i n d i n g s a n d r e c o m m e n d a t i o n s w e r e i d e n ti f i e d w h e n r e v i e w i n g t h e i m p r e s t c h e c k b o o k an d a r e n o t e d b e l o w . Pr e v i o u s a u d i t r e c o m m e n d a t i o n o n i m p r e s t c h e c k i n g a cc o u n t h a d n o t b e e n f u l l y ad d r e s s e d . Du r i n g i n s p e c t i o n o f t h e i m p r e s t a c c o u n t i n g r e c o r d s , i t w as n o t e d t h a t n o r e c o n c i l i a t i o n t o t h e a u t h o r i z e d am o u n t h a d o c c u r r e d . T h e i r c u r r e n t p r a c t i c e h a s b e e n t o r e c o n c i l e t h e b a n k t o t h e i r c h e c k r e g i s t e r b u t n o t th e r e g i s t e r t o t h e a m o u n t s t h e y a r e s u p p o s e d t o h a v e i n t h e a c c o u n t . Th e n a t u r e o f a n i m p r e s t c h e c k i n g a c c o u n t ( m u c h l i k e a p e t ty c a s h f u n d ) i s t h a t t h e m o n i e s i n c u s t o d y sh o u l d b e s t a t i c . M o n i e s a r e t o b e a c c o u n t e d f o r a t a l l t i m e s t h r o u g h a c o m b i n a t i o n o f c a s h b a l a n c e a n d di s b u r s e m e n t s ( r e c e i p t s ) n o t y e t r e i m b u r s e d . T h e l a s t a u d it e s t a b l i s h e d t h e m o n i e s u n d e r c u s t o d y a t ar o u n d $ 4 , 8 0 0 . I n r e v i e w i n g t h e m o n i e s u n d e r c u s t o d y at N o v e m b e r 3 0 , 2 0 1 0 t h e r e w e r e $ 6 7 4 l e s s . T h e mo n i e s u n d e r c u s t o d y w a s a u t h o r i z e d b y r e s o l u t i o n i n A u gu s t 2 0 1 0 t o b e $ 5 , 0 0 0 . A f t e r t h i s a u t h o r i z a t i o n , st a f f s h o u l d h a v e t a k e n s t e p s t o r e c o n c i l e a n d m o v e t h i s b al a n c e t o t h e a g r e e d u p o n v a l u e . T h e r e d u c t i o n in m o n i e s w a s n o t i d e n t i f i e d b y s t a f f p a r t l y b e c a u s e t h e y d i d n o t r e c o n c i l e t o a n a u t h o r i z e d a m o u n t o r Di s t r i c t A t t o r n e y R e p o r t # 1 0 / 1 1 - 4 F e b r u a r y 2 0 1 1 Page 6 of 20 es t a b l i s h e d a m o u n t . T h i s i n d i c a t e s a l a c k o f a d e q u a t e c o n t ro l a n d o v e r s i g h t o v e r t h i s a c c o u n t . In t e r n a l a u d i t w e n t t h r o u g h t r a n s a c t i o n s i n t h e a c c o u n t in g a n d r e i m b u r s e m e n t r e q u e s t s a n d w a s a b l e t o id e n t i f y t h a t $ 4 8 6 o f t h e u n i d e n t i f i e d r e d u c t i o n r e l at e d t o u n r e i m b u r s e d f e e s p a i d a s w e l l a s b a n k c h a r g e s . Th a t s t i l l l e a v e s $ 1 8 8 a s u n r e c o n c i l e d . T h e a c c o u n t i n g i s pe r f o r m e d w i t h Q u i c k e n a n d t h e r e g i s t e r ba l a n c e s h a v e c h a n g e d s i n c e t h e l a s t a u d i t i n d i c a t i n g a c h an g e i n a c c o u n t i n g . S t a f f i n d i c a t e t h e y v o i d e d ch e c k s w h i c h w e r e i n c l u d e d i n a c h e c k p a i d t o t u r n o v e r s t a l e d a t e d c h e c k s . T h i s m a y b e p a r t o f t h e re a s o n f o r t h e v a r i a n c e . T h e a c c o u n t i n g s y s t e m u s e d l a c k s a n a u d i t t r a i l a n d s t a f f w e r e n o t a w a r e o f t h e im p a c t o f w h a t t h e y w e r e d o i n g t o t h e a c c o u n t i n g . In t h e a b s e n c e o f p r o p e r a c c o u n t i n g a n d c o n t r o l s o v e r t h es e m o n i e s , m o n i e s c o u l d b e m i s s i n g a n d n o t b e id e n t i f i e d a n d c o r r e c t e d i n a t i m e l y m a n n e r . Th e D A ’ s O f f i c e s t a t e s t h a t t h e a c c o u n t b a l a n c e h a s c h a n g e d b e c a u s e t h e r e w a s n o s t a t e d a m o u n t t o re c o n c i l e t o . Re s p o n s i b l e s t a f f s h o u l d d e v e l o p r e c o n c i l e b a n k a n d a c c o u n t i n g t o t h e a p p r o v e d b a l a n c e o n a t le a s t a m o n t h l y b a s i s . A n y u n r e c o n c i l e d d i f f e r e n c e s n e e d t o b e r e s e a r c h e d a n d r e s o l v e d . In o r d e r t o p r o v i d e s o m e f o r m o f e f f e c t i v e s u p e r v i s io n o v e r t h i s i m p r e s t a c c o u n t , t h e s e re c o n c i l i a t i o n s t o t h e a p p r o v e d b a l a n c e s h o u l d b e r ev i e w e d b y F i n a n c e e a c h m o n t h . F i n a n c e c a n pr o v i d e e x a m p l e s o f h o w t h i s i s p e r f o r m e d f o r o t h e r d e p a r t m e n t s . T h e m o n i e s i n c u s t o d y s h o u l d be t r u e d u p t o t h e a u t h o r i z e d l e v e l o f $ 5 , 0 0 0 a n d m o ni t o r e d . Gi v e n t h e i s s u e s w i t h t h e c u r r e n t a c c o u n t i n g s y s t e m c h a n g i n g , I t m i g h t b e p r u d e n t t o m o v e t h e ac c o u n t i n g t o a m a n u a l o r Q u i c k B o o k s a c c o u n t i n g r e g is t e r . W i t h p r o p e r t r a i n i n g , t h e s e w o u l d pr o v i d e a b e t t e r r e c o r d o f a c c o u n t i n g t h a n i s c u r r e nt l y b e i n g u s e d . Co n t r o l s o v e r i m p r e s t c h e c k i n g a c c o u n t c o u l d b e i m p ro v e d . Du r i n g t h e c o u r s e o f t h i s a u d i t , t h e r e w e r e i d e n t i f i e d s o m e a d d i t i o n a l i s s u e s w i t h t h e i m p r e s t c h e c k i n g ac c o u n t t h a t s h o u l d b e a d d r e s s e d f r o m a c o n t r o l p e r s p e c t iv e . · I d e n t i f i e d i n t h i s p e r i o d t w o c h e c k s f o r $ 5 3 1 m a d e p a y a bl e t o “ c a s h ” b y t h e a c c o u n t c u s t o d i a n . Di s t r i c t A t t o r n e y R e p o r t # 1 0 / 1 1 - 4 F e b r u a r y 2 0 1 1 Page 7 of 20 Ta b l e I – A c t i v i t y i n im p r e s t a c c o u n t b y ch e c k a m o u n t gr o u p i n g s Th e w i t n e s s d i d n o t h a v e t h e a b i l i t y t o c a s h t h e c h e c k s o ca s h w a s r e q u e s t e d b y t h e t r i a l a s s i s t a n t . Th e c a s h w a s p r o v i d e d t o t h e a s s o c i a t e d t r i a l a s s i s t a n t t o pa y o u t t o t h e w i t n e s s . N o r e c e i p t s w e r e ob t a i n e d w h e n t h e s e c a s h m o n i e s p a s s e d b e t w e e n p a r t i e s . · I d e n t i f i e d i n t h i s p e r i o d t w o c h e c k s f o r $ 1 6 8 m a d e p a y a bl e t o t w o s e p a r a t e D i s t r i c t A t t o r n e y s t a f f w h o we r e t o c a s h t h e c h e c k s f o r w i t n e s s e s . A b i t b e t t e r t r a i l t h a n “ c a s h ” b u t s t i l l n o r e c e i p t s w e re o b t a i n e d w h e n t h e s e c a s h m o n i e s p a s s e d be t w e e n p a r t i e s . · T h e i m p r e s t c h e c k i n g a c c o u n t h a s a h i s t o r y o f m a k i n g p a y m e nt s i n e x c e s s o f $ 2 5 0 . T h e a c c o u n t i s au t h o r i z e d f o r h a n d l i n g m i n o r d i s b u r s e m e n t s . I t i s n o t c l e a r w h a t m i n o r d i s b u r s e m e n t s s h o u l d b e i n th e s c o p e o f t h i s a c c o u n t , b u t F i n a n c e s h o u l d b e u t i l i z e d t o d i s b u r s e a s m u c h a s p o s s i b l e . Ch e c k a m o u n t gr o u p s Am o u n t To t a l % b y Am o u n t Co u n t To t a l % b y Co u n t 0- 2 5 0 19 , 0 6 9 6 0 % 1 0 1 2 9 8 % 25 0 - 5 0 0 3, 7 4 2 1 2 % 1 1 1 % 50 0 - 7 5 0 1, 0 7 5 3 % 2 0 % 75 0 - 1 0 0 0 2, 4 9 0 8 % 3 0 % 12 5 0 - 1 5 0 0 5, 1 9 6 1 6 % 4 0 % To t a l 3 1 , 5 7 1 1 0 0 % 1 0 3 2 1 0 0 % (D i s b u r s e m e n t t r a n s a c t i o n s 1 2 / 1 / 0 9 t h r u 1 1 / 3 0 / 1 0 – DA r e c o r d s ) On e c h e c k f o r $ 1 , 3 3 6 w a s f o r p a y i n g o v e r t o t h e S t a t e un - c a s h e d c h e c k s , o t h e r w i s e , a n u m b e r o f di s b u r s e m e n t s a r e m a d e o v e r $ 2 5 0 . S o m e o f t h e s e c l e a r l y c o u l d h a v e b e e n p a i d b y F i n a n c e a n d w e r e no t t o w i t n e s s e s . · W i t n e s s m o n i e s n o t p a i d t o t h e w i t n e s s w e r e p a i d t o t h e D A ’ s V i c t i m ’ s A s s i s t a n c e P r o g r a m a s a do n a t i o n . Th e r e i s a w r i t t e n i n d i c a t i o n o f t h i s b y s t a f f o r a b o x c h e c k e d o n t h e i r c o u r t a p p e a r a n c e l o g . E v i d e n c e do e s n o t s e e m s u f f i c i e n t f o r t h e d o n a t i o n . Di s t r i c t A t t o r n e y R e p o r t # 1 0 / 1 1 - 4 F e b r u a r y 2 0 1 1 Page 8 of 20 · I n s o m e i n s t a n c e s c o p i e s o f c h e c k s w e r e u s e d t o s u p p o r t p a ym e n t s . N o t e d i n o n e c a s e w h e r e t h i s du p l i c a t e d t h e r e q u e s t e d r e i m b u r s e m e n t b y $ 5 s i n c e t h e o th e r d o c u m e n t a t i o n w a s a l s o u s e d a s su p p o r t . · S t a f f r e s p o n s i b l e f o r i m p r e s t a c c o u n t i s r e s p o n s i b l e f o r ac c e p t i n g m o n i e s , p r e p a r i n g d e p o s i t s , ac c o u n t i n g f o r t r a n s a c t i o n s a n d r e c o n c i l i n g b a n k s t a t e m e n t s . E x t e n t o f d u t i e s i n d i c a t e s p o t e n t i a l i s s u e s wi t h s e g r e g a t i n g d u t i e s . · A l o g w a s n o t m a i n t a i n e d f o r t h e c h e c k s t o c k i n u s e a n d i n s t o r a g e . T h i s i s i m p o r t a n t s i n c e c h e c k s a r e pu l l e d p r i n t e d o u t o f s e q u e n c e a n d c h e c k s a r e s h a r e d w i t h a n o t h e r s i g n e r a t a s e p a r a t e l o c a t i o n . Si n c e o n l y o n e s i g n a t u r e i s r e q u i r e d o n c h e c k s , s o m e a d d i t io n a l c o n t r o l s m a y b e w a r r a n t e d . T h e cu s t o d i a n s h o u l d h a v e s u f f i c i e n t i n f o r m a t i o n t o k n o w t h e di s b u r s e m e n t s a r e a u t h o r i z e d o r w i t h i n an t i c i p a t e d l e v e l s . P e r s o n n e l s h o u l d n o t b e e n t r u s t e d w i th a l l f a c e t s o f h a n d l i n g a t r a n s a c t i o n : c u s t o d y , au t h o r i z a t i o n , a c c o u n t i n g a n d o v e r s i g h t . C h e c k s t o c k s h o u l d b e c o n t r o l l e d a n d m o n i t o r e d . A c h e c k s t o c k lo g m o n i t o r s t h e u s e o f c h e c k s t o c k a n d c a n i d e n t i f y a n y m i ss i n g c h e c k s . Th e C o u n t y h a s e s t a b l i s h e d a p o l i c y o v e r c a s h h a n d l i n g i n P o l i c y # F - 1 1 t h a t a d d r e s s e s t h e m o s t c o m m o n is s u e s i n h a n d l i n g o f c a s h ( i n c l u d e s c h e c k i n g a c c o u n t s ) . La c k o f a p p r o p r i a t e s e g r e g a t i o n a n d o v e r s i g h t c a n p o t e n t ia l l y a l l o w m i s a p p r o p r i a t i o n s t o g o u n d e t e c t e d . It i s r e c o m m e n d e d f o r t h o s e f e w t i m e s w h e r e c a s h i s n e e d e d f o r t h e r e t o b e a f o r m a l w r i t t e n re q u e s t f r o m t h e D e p u t y D i s t r i c t A t t o r n e y i n v o l v e d . T h e c h e c k s h o u l d b e w r i t t e n t o a s p e c i f i c p a r t y (p r e f e r a b l y t h e t r i a l a s s i s t a n t w h o w i l l d i s b u r s e t he f u n d s ) . T h e c h e c k s h o u l d b e s i g n e d b y t w o o f th e s i g n e r s . T h e t r a n s f e r o f t h o s e m o n i e s s h o u l d b e w i t n e s s e d a n d / o r a r e c e i p t r e c e i v e d f r o m t h e wi t n e s s . R e c e i p t s s h o u l d b e k e p t w i t h t h e c u s t o d i a n o f t h e a c c o u n t . It i s a d v i s a b l e f o r a s u p e r v i s i n g e m p l o y e e , w h o d o e s n o t h a n d l e t h e i m p r e s t c h e c k i n g a c t i v i t y o r ha v e a c c o u n t i n g d u t i e s , t o r e c e i v e t h e b a n k s t a t e m e nt s a n d r e v i e w f o r u n u s u a l a c t i v i t y . T h e b a n k st a t e m e n t s h o u l d b e r e v i e w e d f o r u n u s u a l i t e m s a n d ha n d e d o v e r t o t h e o f f i c e a s s i s t a n t f o r re c o n c i l i a t i o n . A f t e r t h e r e c o n c i l i a t i o n i s c o m p l e te d , i t s h o u l d b e r e t u r n e d t o t h e s u p e r v i s o r f o r re v i e w ( i n i t i a l e d ) a n d f i l e d . Si n c e c h e c k s t o c k i s s h a r e d , a l l c h e c k s t o c k s h o u l d b e a c c o u n t e d f o r i n a l o g . T h e l o g s h o u l d Di s t r i c t A t t o r n e y R e p o r t # 1 0 / 1 1 - 4 F e b r u a r y 2 0 1 1 Page 9 of 20 in d i c a t e t h e c h e c k n u m b e r s f o r a l l s t o c k o n h a n d a n d b y l o c a t i o n . T h e l o g s s h o u l d f u r t h e r i d e n t i f y ch e c k n u m b e r s t h a t h a v e b e e n u s e d o r h a v e b e e n v o i d ed . A l l v o i d e d c h e c k s s h o u l d b e r e c o r d e d i n a s e p a r a t e l o g , d e f a c e d a n d k e p t i n a f i l e . It i s r e c o m m e n d e d f o r t h e D A ’ s O f f i c e t o e s t a b l i s h ad d i t i o n a l p r a c t i c e s t o u s e t h e i m p r e s t c h e c k i n g on l y i f t h e y c a n n o t p l a n f o r d i s b u r s e m e n t s t o b e p a id b y F i n a n c e . T h e y s h o u l d a l s o e s t a b l i s h s o m e ad d i t i o n a l p r o c e d u r e s f o r l a r g e r d i s b u r s e m e n t s , s u c h a s u s e o f a n o t h e r s i g n e r . I t a p p e a r s t h e ac t i v i t y o v e r $ 1 , 0 0 0 s h o u l d h a v e b e e n h a n d l e d b y F i na n c e . It i s r e c o m m e n d e d w h e n s i g n - o f f o n a l l d o n a t i o n s m a de t o t h e V i c t i m s A s s i s t a n c e P r o g r a m . It i s r e c o m m e n d e d t h a t a d e q u a t e s u p p o r t b e r e t a i n e d f o r a l l d i s b u r s e m e n t s m a d e . Pa y m e n t t o w i t n e s s e s s o m e t i m e s e x c e e d s s t a t u t o r y r e qu i r e m e n t s . In r e v i e w o f f e e s p a i d , t h e r e w e r e s o m e i n c o n s i s t e n c i e s n ot e d i n h o w p a y m e n t s w e r e d e t e r m i n e d f o r wi t n e s s e s . A r e v i e w o f p a y m e n t s u p p o r t ( f o r a p e r i o d c o ve r i n g 4 / 2 8 / 2 0 1 0 t h r o u g h 7 / 1 / 2 0 1 0 ) i n d i c a t e d · S o m e 5 % p a i d 5 0 c e n t s p e r m i l e f o r t r a n s p o r t a t i o n c o s t s ( 8 c e n t s p e r m i l e i s r e q u i r e d ) , · S o m e r e i m b u r s e d f o r a c t u a l g a s r e c e i p t s o r a c t u a l c o s t s o f t r a n s p o r t a t i o n . · S o m e p a i d m e a l s b a s e d o n a c t u a l r e c e i p t s o r I R S p e r d i em l e v e l s . · S o m e r e i m b u r s e d w i t n e s s e s f o r l o d g i n g e x p e n s e s Th e c h e c k r e q u e s t s a r e m a d e a t t h e d i r e c t i o n o f a D e p u t y Di s t r i c t A t t o r n e y o r T r i a l A s s i s t a n t b u t g e n e r a l l y la c k a n y i n d i c a t i o n o f t h e i r a u t h o r i z a t i o n t o p a y t h e s e s p e c i f i c a m o u n t s o n t h e s u p p o r t i n g d o c u m e n t a t i o n . Ho w e v e r , a m o u n t s g e n e r a l l y f a l l w i t h i n o f f i c e g u i d e l i ne s . Th e O f f i c e ’ s F i n a n c i a l A n a l y s t h a s c i r c u l a t e d g u i d e l i n e s f or w i t n e s s r e i m b u r s e m e n t s a n d t r a v e l ar r a n g e m e n t s w h i c h p r o v i d e f o r a r a n g e o f o p t i o n s i n c l u di n g : · A i r l i n e t r a v e l a n d a i r p o r t s h u t t l e , · h o t e l s t a y s , · m i l e a g e a t 5 0 c e n t s p e r m i l e w i t h a p r e f e r e n c e f o r g as r e c e i p t s w h e n m i l e a g e e x c e e d s 1 0 0 m i l e s on e - w a y , · M i l e a g e a t 8 c e n t s p e r m i l e u n d e r 1 0 0 m i l e s o n e - w a y ( u n l e s s a n e x c e p t i o n i s m a d e ) , a n d · A p p e a r a n c e f e e o f $ 5 p e r d a y a t t r i a l . Di s t r i c t A t t o r n e y R e p o r t # 1 0 / 1 1 - 4 F e b r u a r y 2 0 1 1 Page 10 of 20 A n u m b e r o f t h e s e c o s t s ( a i r f a r e a n d l o d g i n g ) a r e p a i d d i r e c t l y b y t h e O f f i c e a n d a r e n o t r e i m b u r s e d . St a t e s t a t u t e ( O R S 4 4 . 4 1 5 ( 2 ) s e t s t h e w i t n e s s f e e a n d mi l e a g e t o b e p r o v i d e d a t $ 5 p e r d a y w i t n e s s f e e an d 8 c e n t s p e r m i l e . M i l e a g e r e i m b u r s e m e n t i s n o t t o ex c e e d t h e n e c e s s a r y c o s t o f t r a n s p o r t a t i o n o n re a s o n a b l y a v a i l a b l e c o m m o n c a r r i e r . S t a t u t e m a k e s n o me n t i o n o f t h e o t h e r t y p e s o f e x p e n s e s b e i n g pa i d . T h e O f f i c e d o e s h a v e r e s p o n s i b i l i t y f o r p r o v i d i n g a n e f f e c t i v e p r o s e c u t i o n a n d m a k i n g s u r e w i t n e s s e s wh o a t t e n d t r i a l a r e n o t u n d u l y b u r d e n e d b y t h e c o s t of t h e t r i p . Co s t s f o r t h e s e a c t i v i t i e s a r e u l t i m a t e l y b o r n b y t h e C o un t y ’ s G e n e r a l F u n d . T h e D i s t r i c t A t t o r n e y ’ s o r i g i n a l FY 2 0 1 0 b u d g e t p r o v i d e d s o m e $ 6 0 t h o u s a n d f o r w i t n e s s fe e s a n d e x p e r t w i t n e s s t e s t i m o n y . T h i s b u d g e t wa s l a t e r i n c r e a s e d t o $ 8 5 t h o u s a n d f o r i n c r e a s e d a c t i v i t y . Th e D i s t r i c t A t t o r n e y ’ s O f f i c e i n d i c a t e s t h e y t r a c k e x p e n se s f o r a l l t r i a l s i n t h e i r c a s e m a n a g e m e n t s o f t w a r e an d r e g u l a r l y u s e t h i s i n f o r m a t i o n . It i s r e c o m m e n d e d t h e D i s t r i c t A t t o r n e y ’ s O f f i c e p e ri o d i c a l l y r e v i e w t h e i r p o l i c i e s f o r re i m b u r s e m e n t o f w i t n e s s c o s t s . Si n c e t h e r e i s s i g n i f i c a n t d i s c r e t i o n i n t h e n a t u r e a n d a m o u n t o f m o n i e s p a i d t o t h e w i t n e s s , i t i s re c o m m e n d e d f o r a p p r o v e d w i t n e s s c o s t s t o b e d o c u m e nt e d ( a f o r m w o u l d b e g o o d p r a c t i c e ) a n d si g n e d o f f b y t h e a t t o r n e y i n c h a r g e i n s i t u a t i o n s wh e r e i t e x c e e d s t h e m i n i m u m s t a t u t o r y re q u i r e m e n t . I f a f o r m i s u s e d , i t c o u l d p r o v i d e a s p a c e f o r d o c u m e n t i n g t h e t a x p a y e r i d e n t i f i c a t i o n nu m b e r , i f r e q u i r e d f o r r e p o r t i n g . Ta x i n f o r m a t i o n r e p o r t i n g i s n e e d e d w i t h p a i d w i t n e ss f e e s a n d e x p e n s e s . Th e i m p r e s t c h e c k i n g a c c o u n t i s d i f f e r e n t f r o m o t h e r C o u n ty i m p r e s t a c c o u n t s i n t h a t i t i s n o t j u s t p a y i n g t o co v e r a n e x p e n s e p a i d t o a n o t h e r b u s i n e s s ( i . e . o f f i c e s u p p l i e s ) b u t p a y s a m o u n t s t o w i t n e s s e s a s r e q u i r e d by s t a t u e a n d t o c o v e r a d d i t i o n a l w a r r a n t e d t r a v e l c o s t s. D u r i n g r e v i e w o f t h e a c t i v i t y f o r t h e i m p r e s t ch e c k i n g a c c o u n t , t h r e e p a y m e n t s o f w i t n e s s f e e s w e r e i d e n t i fi e d t h a t e x c e e d $ 6 0 0 . T h e s e p a y m e n t s m a y re q u i r e t a x i n f o r m a t i o n r e p o r t i n g u n l e s s a n e x c l u s i o n is a v a i l a b l e . I n a d d i t i o n , t h e r e a r e c e r t a i n e x p e r t wi t n e s s e s t h a t a r e p a i d b o t h o u t o f t h e i m p r e s t a c c o u n t a nd o u t o f t h e C o u n t y ’ s f i n a n c i a l s y s t e m . C o u n t y Fi n a n c e p r e p a r e s t a x i n f o r m a t i o n f o r m s f r o m p a y m e n t s m ad e i n t h e C o u n t y ’ s f i n a n c i a l s y s t e m . T h e y wo u l d n o t n e c e s s a r i l y b e a w a r e o r a b l e t o i n c o r p o r a t e p a y m e n t s f r o m t h e i m p r e s t c h e c k i n g a c c o u n t i n t o Di s t r i c t A t t o r n e y R e p o r t # 1 0 / 1 1 - 4 F e b r u a r y 2 0 1 1 Page 11 of 20 th a t r e p o r t i n g . In f o r m a t i o n r e p o r t i n g r e q u i r e m e n t s s p e c i f i c a l l y i n d i c a t e t h a t p a y m e n t s b y a t t o r n e y s t o w i t n e s s e s o r e x p e r t s in l e g a l a d j u d i c a t i o n m a y r e q u i r e r e p o r t i n g . T h e o t he r c o n d i t i o n s f o r r e p o r t i n g t h a t a p p e a r t o b e m e t i n th e s e c i r c u m s t a n c e s a r e · p a y m e n t s w e r e m a d e i n t h e c o u r s e o f b u s i n e s s ( w h i c h i n c l u de s g o v e r n m e n t a g e n c i e s ) , · a m o u n t s p a i d w e r e i n e x c e s s o f $ 6 0 0 i n a c a l e n d a r y e a r, a n d · p a y m e n t s w e r e m a d e t o i n d i v i d u a l s . In f o r m a t i o n r e p o r t i n g r u l e s a r e c o m p l e x a n d c a n b e i n co n s i s t e n t . T h e C o u n t y m a y b e s u b j e c t t o p e n a l t i e s if i t d o e s n o t c o m p l y w i t h i n f o r m a t i o n r e p o r t i n g r e s p o ns i b i l i t i e s . T h e C o u n t y i s r e s p o n s i b l e f o r e s t a b l i s h i n g sy s t e m s t o a s s u r e t a x i n f o r m a t i o n r e q u i r e m e n t s c a n b e m e t . Co u n t y F i n a n c e i n d i c a t e s t h e C o u n t y d o e s n o t h a v e a n e as y w a y t o i n c o r p o r a t e a c t i v i t y f r o m t h e D i s t r i c t At t o r n e y ’ s O f f i c e i m p r e s t c h e c k i n g i n t o t h e i r s y s t e m s f o r t ax i n f o r m a t i o n r e p o r t i n g . C o u n t y F i n a n c e pr o c e s s e s m a n y p a y m e n t s i n t h e c o u r s e o f b u s i n e s s f o r w h i c h t a x r e p o r t i n g c a n o c c u r . Th e r e a p p e a r s t o b e t w o p a r t i e s t h a t c o u l d p e r f o r m t h e r e p o r t i n g , t h e D i s t r i c t A t t o r n e y ’ s O f f i c e o r F i n a n c e . Fo r e i t h e r p a r t y t o e f f e c t i v e l y p e r f o r m t h e s e d u t i e s t he y w i l l n e e d a l l o f t h e i n f o r m a t i o n . I n a d d i t i o n , wh o e v e r p e r f o r m s t h e i n f o r m a t i o n r e p o r t i n g w i l l n e e d t o o b t a i n t h e t a x p a y e r i d e n t i f i c a t i o n n u m b e r t o pr e p a r e t h e r e q u i s i t e f o r m s . T h i s i n f o r m a t i o n i s b e s t o bt a i n e d f r o m w i t n e s s e s p r i o r t o p a y m e n t . Th e D i s t r i c t A t t o r n e y ’ s O f f i c e i s s u e s m a n y o f t h e s e c h e c k s w i th l i t t l e n o t i c e , a n d t h i s i s w h y t h e y n e e d t h e im p r e s t a c c o u n t . I t i s n o t c l e a r w h y t h e i r e x p o s u r e t o i nf o r m a t i o n r e p o r t i n g h a d n e v e r b e e n f u l l y ad d r e s s e d . It i s r e c o m m e n d e d f o r t h e D i s t r i c t A t t o r n e y ’ s O f f i c e t o w o r k o u t w i t h F i n a n c e o n h o w b e s t t o f u l f i l l th e s e i n f o r m a t i o n r e p o r t i n g r e q u i r e m e n t s . S i n c e e x pe r t w i t n e s s t e s t i m o n y f e e s p a i d a r e a l r e a d y ha n d l e d b y F i n a n c e , i t s e e m s r e a s o n a b l e t h a t a n y o t he r p a y m e n t s f o r a d d i t i o n a l t r a v e l c o s t s sh o u l d b e h a n d l e d t h r o u g h F i n a n c e a s t h e t o t a l d i s b ur s e d i s m o r e l i k e l y t o e x c e e d $ 6 0 0 . F o r si t u a t i o n s w h e r e t h e r e a r e a m o u n t s a n t i c i p a t e d t o b e o v e r $ 6 0 0 t o w i t n e s s e s , t h e D i s t r i c t A t t o r n e y ma y w a n t t o p a y t h o s e t h r o u g h F i n a n c e o r w o r k o u t a m e t h o d t o c o l l e c t t h e i n f o r m a t i o n i f t a x re p o r t i n g i s r e q u i r e d . If a n e x c l u s i o n i s n o t a v a i l a b l e f o r w i t n e s s p a y m e n ts , I t i s r e c o m m e n d e d f o r t h e D i s t r i c t A t t o r n e y ’ s Di s t r i c t A t t o r n e y R e p o r t # 1 0 / 1 1 - 4 F e b r u a r y 2 0 1 1 Page 12 of 20 Of f i c e t o c o l l e c t t h e t a x r e p o r t i n g i n f o r m a t i o n ( t a xp a y e r i d e n t i f i c a t i o n n u m b e r ) a s a r e q u i r e m e n t f o r pa y m e n t s a n t i c i p a t e d i n e x c e s s o f $ 6 0 0 i n a n y c a l e n da r p e r i o d . I n a d d i t i o n , t h e D i s t r i c t A t t o r n e y ’ s Of f i c e m a k e n e e d t o m a k e e f f o r t s t o c o l l e c t t h e 2 0 1 0 t a x r e p o r t i n g i n f o r m a t i o n f o r e x p e n d i t u r e s ma d e w h i c h a r e n o t e x c l u d a b l e . Co p i e r p u r c h a s e s d i d n o t f o l l o w C o u n t y g u i d e l i n e s f or p u b l i c c o n t r a c t i n g . Th e D i s t r i c t A t t o r n e y ’ s O f f i c e a c q u i r e d f o u r c o p i e r s i n J a nu a r y a n d D e c e m b e r o f 2 0 1 0 a t a c o s t o f o v e r $ 4 3 th o u s a n d d o l l a r s . T h o s e p u r c h a s e s o c c u r r e d w i t h o u t a c o m p et i t i v e b i d p r o c e s s a n d d u r i n g a t i m e w h e r e th e C o u n t y h a d j u s t c o m p e t i t i v e l y b i d a c o n t r a c t f o r r en t a l o f s i m i l a r c o p i e r s . I n a d d i t i o n , t h e C o u n t y ’ s re q u i r e d c a p i t a l o u t l a y f o r m d i d n o t i n c l u d e t h e r e q u is i t e C o u n t y A d m i n i s t r a t o r s i g n a t u r e s i n c e t h e pu r c h a s e s w e r e g r e a t e r t h a n t h e d e p a r t m e n t h e a d ’ s a u t h or i t y t o s i g n ( > $ 2 5 , 0 0 0 ) . Ap p l i c a b l e c o n t r a c t g u i d e l i n e s f o r p u r c h a s e d g o o d s r e q u i r e t h r e e w r i t t e n o r o r a l b i d s f o r p u r c h a s e s g r e a t e r th a n $ 5 , 0 0 0 . T h e a c q u i s i t i o n o f t h e g o o d s i s t a k e n i n to t a l . Th e D i s t r i c t A t t o r n e y ’ s o f f i c e i n d i c a t e d t h e y d i d n o t w a nt t o p u r c h a s e t h r o u g h t h e c o m p e t i t i v e l y b i d op e r a t i n g l e a s e c o n t r a c t . T h e y a l s o t h o u g h t t h e y d i d n ’t n e e d A d m i n i s t r a t o r a p p r o v a l s i n c e e a c h c o p i e r w a s va l u e d a t l e s s t h a n $ 2 5 t h o u s a n d . T h i s c o n f u s i o n c o u l d ha v e b e e n e a s i l y r e m e d i e d t h r o u g h a b r i e f di s c u s s i o n w i t h C o u n t y L e g a l C o u n s e l . It i s n o t w i t h i n t h e s c o p e o f t h i s a u d i t t o q u a n t i t y t h e d i f f e r e n c e i n c o s t f o r p u r c h a s i n g v e r s u s l e a s i n g t h e s e co p i e r s . A p u r c h a s e v e r s u s l e a s e a n a l y s i s c a n s h e d l i g h t o n th e o v e r a l l e c o n o m i c c o s t b u t t h e r e m i g h t al s o b e o t h e r f a c t o r s c o n s i d e r e d . It i s r e c o m m e n d e d t h e D i s t r i c t A t t o r n e y ’ s O f f i c e r o ut i n e l y c o n s u l t w i t h C o u n t y L e g a l C o u n s e l o n si g n i f i c a n t p u r c h a s e s a n d a s s o c i a t e d c o n t r a c t s f o r th e i r r e q u i r e m e n t s u n d e r p u b l i c c o n t r a c t i n g ru l e s . I t i s r e c o m m e n d e d f o r t h e D i s t r i c t A t t o r n e y ’ s s t a f f w h o h a n d l e l a r g e r p u r c h a s e s a t t e n d o n e o f t h e Co u n t y ’ s p u b l i c c o n t r a c t t r a i n i n g s ( t h i s c l a s s i s ro u t i n e l y p r o v i d e d t o C o u n t y e m p l o y e e s ) a n d b e mi n d f u l o f t h e s i g n a t u r e r e q u i r e m e n t s f o r s i g n i f i c a nt e x p e n d i t u r e s . Di s t r i c t A t t o r n e y R e p o r t # 1 0 / 1 1 - 4 F e b r u a r y 2 0 1 1 Page 13 of 20 La c k o f s u f f i c i e n t w r i t t e n a c c o u n t i n g p o l i c i e s a n d pr o c e d u r e s Th e e x t e n t a n d c o n t e n t o f w r i t t e n a c c o u n t i n g p o l i c i e s a n d p r o c e d u r e s o v e r t h e i m p r e s t c h e c k i n g a c c o u n t an d a c c o u n t i n g f u n c t i o n s c o u l d b e i m p r o v e d . S t a f f h a s s o m e s o f t w a r e o r i e n t e d p r o c e d u r e s b u t n o t m u c h re l a t e d t o w h a t i s e x p e c t e d i n t h e a c c o u n t i n g f o r c e r t a in a r e a s . Co m m u n i c a t i o n i s a n e s s e n t i a l c o m p o n e n t o f i n t e r n a l c o n tr o l s . W r i t t e n p o l i c i e s a n d p r o c e d u r e s a r e pa r t i c u l a r l y e f f e c t i v e f o r c o n t r o l s o v e r a c c o u n t i n g a n d f in a n c i a l m a t t e r s . A w e l l - d e s i g n e d a n d m a i n t a i n e d se t o f p o l i c i e s a n d p r o c e d u r e s e n h a n c e s a c c o u n t a b i l i t y a n d c o n s i s t e n c y . T h e r e s u l t i n g d o c u m e n t a t i o n i s al s o u s e f u l f o r t r a i n i n g a n d c r o s s - t r a i n i n g p e r s o n n e l . Th e l a c k o f c o m p r e h e n s i v e w r i t t e n a c c o u n t i n g p r o c e d u r e s c a n le a d t o i n a d e q u a t e l y p l a n n e d c o n t r o l s , in a d e q u a t e s u p e r v i s i o n , p o o r a n d i n a d e q u a t e t r a i n i n g , a n d l a c k o f a d h e r e n c e t o s t a t e d c o n t r o l p r o c e d u r e s . St a f f s h o u l d d o c u m e n t i n w r i t i n g a l l a c c o u n t i n g p o l ic i e s a n d p r o c e d u r e s . T h e p r o c e d u r e s s h o u l d em p h a s i z e t h e a r e a s o f m o n i t o r i n g , s u p e r v i s i o n a n d se g r e g a t i o n o f d u t i e s . T h e s e p o l i c i e s a n d pr o c e d u r e s s h o u l d b e a v a i l a b l e t o a l l e m p l o y e e s a n d s h o u l d d e t a i l t h e r e s p o n s i b i l i t i e s o f e a c h em p l o y e e . Sa f e k e e p i n g o f e v i d e n c e c o u l d b e i m p r o v e d . Th e D i s t r i c t A t t o r n e y w i l l p e r i o d i c a l l y t a k e c u s t o d y o f e vi d e n c e f o r s h o r t p e r i o d s o f t i m e a s w e l l a s s t o r e so m e o f t h e i r o w n d e v e l o p e d e v i d e n c e . I n r e v i e w o f ac c e s s r i g h t s t o t h e D i s t r i c t A t t o r n e y ’ s e v i d e n c e r o o m , it w a s n o t e d t h a t a n u m b e r o f n o n - c r i t i c a l s t a f f a n d o u ts i d e c o n t r a c t o r s h a v e b e e n p r o v i d e d a c c e s s r i g h t s . Th o u g h n o i n a p p r o p r i a t e a c c e s s w a s i d e n t i f i e d , t h i s h i g h li g h t s t h e l a c k o f s p e c i f i c a l l y i d e n t i f i e d p r o c e d u r e s to p r o t e c t e v i d e n c e . I n a d d i t i o n , t h e r e a r e n o w r i t t e n p r o c e d u r e s o v e r t h e c u s t o d y a n d h a n d l i n g o f ev i d e n c e . Th e D i s t r i c t A t t o r n e y ’ s O f f i c e s r o l e w i t h e v i d e n c e i s m u c h m o r e l i m i t e d t h a n t h a t o f l a w e n f o r c e m e n t ag e n c i e s . H o w e v e r , t h e y a r e a c r u c i a l p a r t n e r f o r p r o t ec t i n g t h e c h a i n o f c u s t o d y f o r e v i d e n c e . E f f e c t i v e sa f e g u a r d i n g o f e v i d e n c e c a n o c c u r t h r o u g h f a c i l i t y a c c e s s a s we l l a s t h r o u g h w r i t t e n p r o c e d u r e s w h i c h w i l l he l p a s s u r e t h e e v i d e n c e i s n o t t a m p e r e d w i t h b e f o r e , d ur i n g o r a f t e r t r i a l s . Ma n y e v i d e n c e r o o m s u s e s t a n d a r d s a n d g u i d a n c e p r o v i d e b y t h e I n t e r n a t i o n a l A s s o c i a t i o n f o r P r o p e r t y Di s t r i c t A t t o r n e y R e p o r t # 1 0 / 1 1 - 4 F e b r u a r y 2 0 1 1 Page 14 of 20 an d E v i d e n c e , I n c . ( I A P E ) . R e l e v a n t g u i d e l i n e s m i g h t in c l u d e : · P r o v i d i n g w r i t t e n p o l i c i e s a n d p r o c e d u r e s . T h e s e m i g h t i n c l u d e h o u r s o f o p e r a t i o n , t y p e s o f ev i d e n c e t o b e a c c e p t e d , r e s p o n s i b i l i t i e s , s a f e g u a r d s , f o r ms a n d r e p o r t s . · A c c e s s s a f e g u a r d s a n d p r o t e c t i o n s Mi s h a n d l i n g o f e v i d e n c e c o u l d r e s u l t s i n u n s u c c e s s f u l p r o s e cu t i o n , e m b a r r a s s m e n t o f o n e o r m o r e p u b l i c sa f e t y o f f i c e s , a n d l o s s o f p u b l i c c o n f i d e n c e . Th e D i s t r i c t A t t o r n e y ’ s O f f i c e h a s i m p r o v e d t h e i r p h y s i c a l s a f e g u a r d s b u t h a s y e t t o e s t a b l i s h a m o r e co m p r e h e n s i v e p r o c e s s f o r m a n a g i n g , c o n t r o l l i n g a n d s a f e gu a r d i n g e v i d e n c e . Co u n t y I T a n d P r o p e r t y M a n a g e m e n t p r o v i d e b u i l d i n g ac c e s s s y s t e m s w h i c h a l l o w f o r a p p r o p r i a t e a c c e s s . Th e c u r r e n t s y s t e m w a s n o t s e t u p t o p r o v i d e t h e f i n e l e ve l o f c o n t r o l r e q u i r e d . It i s r e c o m m e n d e d t h e D i s t r i c t A t t o r n e y ’ s O f f i c e e s ta b l i s h s p e c i f i c c u s t o d i a l r e s p o n s i b i l i t y f o r ev i d e n c e a n d l i m i t p h y s i c a l a c c e s s t o e v i d e n c e a n d pe r i o d i c a l l y r e v i e w a c c e s s r i g h t s . It i s r e c o m m e n d e d f o r t h e D i s t r i c t A t t o r n e y ’ s O f f i c e t o d e v e l o p w r i t t e n p o l i c i e s a n d p r o c e d u r e s f o r ha n d l i n g o f e v i d e n c e . T h i s s h o u l d i n c l u d e t h e t y p e s o f e v i d e n c e t h a t m a y b e a c c e p t e d , p r o c e s s f o r do c u m e n t i n g c h a i n o f c u s t o d y , i n v e n t o r y r e c o r d s f o r a l l e v i d e n c e s e c u r e d , a n d l o g s o f t h o s e w h o en t e r e v i d e n c e r o o m a n d a c t i v i t y f o r a l l e v i d e n c e . {T h e C o u n t y i n d i c a t e s t h e s e c u r i t y c a r d r e a d e r s y s t e m w i l l be u p g r a d e d i n t h e f i r s t q u a r t e r o f 2 0 1 1 an d w i l l a l l o w f o r b e t t e r c o n t r o l o f a c c e s s r i g h t s . } Ot h e r p r o c e d u r e s p e r f o r m e d a n d o b s e r v a t i o n s · I n q u i r e d a s t o s u s p e n s i o n o f a u t h o r i z a t i o n s a n d a c c e s s t o c r i t i c a l l a w e n f o r c e m e n t a n d C o u n t y sy s t e m s . Ob s e r v a t i o n Co u n t y s y s t e m s w e r e u p d a t e d o n 1 / 3 / 1 1 f o r M i k e D u g a n ’ s t er m i n a t i o n o f e m p l o y m e n t . · I n q u i r e a s t o a n y a s s e t s a s s i g n e d d i r e c t l y t o t h e D i s t r i c t A t t o r n e y t h a t s h o u l d b e r e t u r n e d t o t h e Di s t r i c t A t t o r n e y R e p o r t # 1 0 / 1 1 - 4 F e b r u a r y 2 0 1 1 Page 15 of 20 De p a r t m e n t . In q u i r y No i s s u e s n o t e d · R e v i e w r e c e n t D i s t r i c t A t t o r n e y t r a n s a c t i o n s f o r r e a s o n a b le n e s s . T h e s e m i g h t i n c l u d e t i m e sh e e t s , e x p e n s e r e i m b u r s e m e n t s , c o n t r a c t s , o r o t h e r t r a n s ac t i o n s . Ob s e r v a t i o n s No i s s u e s i d e n t i f i e d w i t h r e v i e w o f M i k e D u g a n ’ s e x p e n s e re i m b u r s e m e n t s . Th e d e p a r t m e n t h a s e n t e r e d i n t o a c o n t r a c t f o r a c a s e ma n a g e m e n t s o l u t i o n t h a t w a s co m p e t i t i v e l y b i d a n d a w a r d e d t o N e w D a w n T e c h n o l o g i es . T h e t o t a l c o n t r a c t p r i c e i s $2 8 8 , 7 0 0 . A n i n i t i a l p a y m e n t o f $ 1 2 9 , 3 5 0 h a s b e e n ma d e a n d $ 1 1 7 , 3 5 0 i s d u e t h r o u g h co m p l e t i o n a n d $ 4 2 , 0 0 0 w i l l b e d u e f o r t h e f i r s t y e a r ’s m a i n t e n a n c e . I m p l e m e n t a t i o n o f t h i s so f t w a r e i s s u p p o s e d t o b e c o m p l e t e d i n t h e l a s t h a l f o f 20 1 1 . · A s o f y e a r - e n d , i n q u i r e a s t o n a t u r e a n d t y p e o f c a s e e v i d e n c e t h a t m i g h t b e i n c u s t o d y f r o m la w e n f o r c e m e n t . Ob s e r v a t i o n In t e r i m o b s e r v a t i o n s a n d i n q u i r y a s o f 1 2 / 3 0 / 2 0 1 0 i n d ic a t e d n o o u t s i d e e v i d e n c e h e l d b y Di s t r i c t A t t o r n e y ’ s O f f i c e . S e e f i n d i n g o n s a f e g u a r d i n g. Di s t r i c t A t t o r n e y R e p o r t # 1 0 / 1 1 - 4 F e b r u a r y 2 0 1 1 Page 16 of 20 3. R E S P O N S E S Di s t r i c t At t o r n e y ’ s O f f i c e Th e n e w l y E l e c t e d D i s t r i c t A t t o r n e y - P a t r i c k F l a h e r t y w as p r o v i d e d a c o p y o f t h e r e p o r t a n d p r o v i d e d op p o r t u n i t y t o c o m m e n t o n t h e d r a f t a s w e l l a s s u b m i t wr i t t e n c o m m e n t s f o r i n c l u s i o n w i t h t h e f i n a l r e p o r t . We d i d n o t r e c e i v e a r e s p o n s e . Re t i r e d D i s t r i c t At t o r n e y , Mi k e D u g a n {v i a e m a i l } Fr o m : M i k e D u g a n Se n t : M o n d a y , D e c e m b e r 2 0 , 2 0 1 0 To : D a v i d G i v a n s Su b j e c t : R E : D r a f t i n t e r n a l a u d i t r e p o r t r e s p o n s e Da v e , Th a n k s f o r t h e o p p o r t u n i t y t o r e s p o n d t o y o u r a u d i t r e po r t d r a f t . I h a v e r e v i e w e d i t . I b e l i e v e t h a t t h e s u r e s t w a y t o s t o p a s u g g e s t e d c h a n ge a s r e c o m m e n d e d i n y o u r a u d i t i s t o h a v e m e co m m e n t o n i t . M r . F l a h e r t y b e l i e v e s t h a t I a m d o i n g e v e r y t h i n g i n m y p o w e r a n d o t h e r w i s e t o c a u s e h i m t o fa i l o r h a v e a b a d l a n d i n g i n t h e d i s t r i c t a t t o r n e y ’ s of f i c e . C l e a r l y w h a t e v e r s u g g e s t i o n s t h a t I m i g h t h a v e wo u l d b e i m m e d i a t e l y s e t a s i d e b y a p e r s o n w h o h a s t h i s be l i e f . “ I f D u g a n s u g g e s t s i t , i t m u s t b e h u r t f u l t o me . ” S o y o u s h o u l d n o t w r i t e y o u r r e c o m m e n d a t i o n s i n a n y w a y a s b e i n g s u g g e s t e d b y m e . Ha v i n g s a i d t h a t , l e t m e e m p h a s i z e t h a t n o t o n c e i n a n y o f y o u r a u d i t s o f t h i s o f f i c e w h i l e I h a v e b e e n d i s t rict at t o r n e y h a s t h e r e e v e r b e e n a s u g g e s t i o n o f m i s - m a n a g em e n t o f f u n d s . T h e r e h a s n e v e r b e e n a su g g e s t i o n t h a t p u b l i c m o n e y w a s i l l e g a l l y s p e n t , s t o l e n , m i s - h a n d l e d , o r o t h e r w i s e u n a c c o u n t e d f o r . Ma n y y e a r s a g o I h a d a v i c t i m ’ s a s s i s t a n c e m a n a g e r w h o , w e t h o u g h t , w a s t a k i n g p u b l i c m o n e y f o r h e r o w n be n e f i t a n d u s e . I r e q u e s t e d a n d r e c e i v e d a D e p a r t m e n t o f J u s t i c e c r i m i n a l i n v e s t i g a t i o n i n t o t h a t al l e g a t i o n . T h e r e w a s n o f i n d i n g o f a n y t h i n g c r i m i n a l. W e , t h e r e a f t e r c h a n g e d t h e w a y t h e V A P d i d t h e i r vo u c h e r s a n d w e h i r e d D e b i H a r r . S h e i n h e r i t e d a b o o k- k e e p i n g p r o g r a m o f t h e V A P t h a t w a s s o m e w h a t a me s s . B U T , n o f u n d s w e r e s t o l e n o r i l l e g a l l y s p e n t f r o m a n y o f t h e “ a c c o u n t s ” t h e f o r m e r V A P d i r e c t o r es t a b l i s h e d . Di s t r i c t A t t o r n e y R e p o r t # 1 0 / 1 1 - 4 F e b r u a r y 2 0 1 1 Page 17 of 20 Wi t n e s s f e e s a r e a t o t a l m e s s . W e d e m a n d o u r w i t n e s s e s a n d v i c t i m s t o a t t e n d c o u r t f o r $ 5 . 0 0 p e r d a y a n d $. 0 8 p e r m i l e . T h e y o f t e n t i m e s l o s e s e v e r a l p a i d w o rk d a y s . W e d o p a y s o m e o f t h e w i t n e s s e s a c t u a l co s t s , r e i m b u r s e f o r t h e i r g a s , p a y f o r t h e i r o v e r n i g h t lo d g i n g , a i r f a r e t o g e t t h e m h e r e , a n d s o m e t i m e s f o o d . Th i s i s o n a c a s e b y c a s e b a s i s . T h e e n f o r c e m e n t o f t h e r u le o f l a w i s n o t a l w a y s c h e a p . T h e p r o s e c u t i o n o f th o s e w h o c o m m i t h o r r i b l e c r i m e s i s n o t a l w a y s c h e a p a n d s ho u l d n e v e r b e w e i g h e d a g a i n s t h o w m u c h i t wi l l c o s t . G e n e r a l l y t h i s o f f i c e h a d , a l b e i t u n w r i t t e n , p o l i c i e s r e g a r d i n g w h e n w e s h o u l d o r c o u l d p a y wi t n e s s e s m o r e t h a n t h a t w h i c h i s p r o v i d e d b y s t a t u t e . T h e n e w d i s t r i c t a t t o r n e y s h o u l d e n d e a v o r t o w r i t e th o s e p o l i c y e x c e p t i o n s d o w n a n d I t h i n k y o u r a u d i t r e p o rt m a k e s t h a t s u g g e s t i o n . Th e n e w s o f t w a r e p r o g r a m b e i n g i n s t a l l e d f o r t h e D A C as e M a n a g e m e n t S y s t e m ( D A C M S ) s h o u l d b e a b l e to t r a c k e v e r y e x p e n s e o r c o s t a s s o c i a t e d w i t h a n y c a s e p r o s e c ut e d . I f t h a t i s n o t p a r t o f t h e c u r r e n t so f t w a r e p l a n , i t s h o u l d b e . On e l a s t t i m e , y o u r a u d i t r e p o r t s h o u l d v e r y c l e a r l y s t a t e t h a t t h e r e i s n o i n d i c a t i o n w h a t s o e v e r o f a n y wr o n g d o i n g b y a n y m e m b e r o f t h e c u r r e n t d i s t r i c t a t t o rn e y s t a f f o r t h e c u r r e n t d i s t r i c t a t t o r n e y . Re s p e c t s , Mi c h a e l T . D u g a n Di s t r i c t A t t o r n e y Di s t r i c t A t t o r n e y R e p o r t # 1 0 / 1 1 - 4 F e b r u a r y 2 0 1 1 Page 18 of 20 AP P E N D I X I : D e t a i l o f F o l l o w - u p f o r R e p o r t # 0 9 / 1 0 - 4 D i s t r i c t A t t o r n e y ’ s O f f i c e – C a s h H a n d l i n g ov e r R e v e n u e s ( I s s u e d 1 1 / 3 0 / 0 9 ) {U p d a t e d t h r o u g h d i s c u s s i o n w i t h D e b i H a r r , F i n a n c i al A n a l y s t f o r t h e D A ’ s O f f i c e – 1 2 / 2 0 1 0 } Re c # Re c o m m e n d a t i o n Ag r e e m e n t St a t u s Or i g i n a l De p a r t m e n t Co m m e n t s Up d a t e d S t a t u s C o m m e n t s 1 It i s r e c o m m e n d e d f o r s t a f f t o es t a b l i s h p r o c e d u r e s t o d e p o s i t a l l mo n i e s o n a d a i l y b a s i s i n a c c o r d a n c e wi t h C o u n t y p o l i c y . A g r e e C o m p l e t e d We a g r e e w i t h t h e a u d i t o r ’ s fi n d i n g s a n d w i l l m a k e e v e r y ef f o r t t o c o m p l y w i t h d a i l y de p o s i t s . H o w e v e r , w e h a v e t h e fo l l o w i n g c o n s t r a i n t s ; f r o n t d e s k st a f f c a n n o t l e a v e t h e o f f i c e t o ma k e d a i l y d e p o s i t s t h e m s e l v e s , an d t h e F i n a n c i a l A n a l y s t po s i t i o n i s o on l y . 5 0 F T E , w i t h no o t h e r s t a f f t r a i n e d t o m a k e th e d e p o s i t s . W e w i l l w o r k t o de f i n e s o m e p r o c e d u r e s t o m a k e de p o s i t s d a i l y . Th e D A ’ s o f f i c e i n d i c a t e s t h i s i s oc c u r r i n g . 2 It i s r e c o m m e n d e d f o r D e p a r t m e n t st a f f t o u t i l i z e t h e C o u n t y a p p r o v e d re c e i p t b o o k t o r e c e i p t m o n i e s . O n e of t h e r e c e i p t c a r b o n s c a n b e u s e d t o gi v e t h e p a y o r a r e c e i p t . T h e o r i g i n a l wi l l b e p r o v i d e d l a t e r a s p r o o f o f ta k i n g t h e c l a s s . T h e r e c e i p t b o o k sh o u l d b e u t i l i z e d t o r e c o n c i l e a c t i v i t y to t h e d e p o s i t . A g r e e Co m p l e t e d 11 / 0 9 We a g r e e w i t h t h e a u d i t o r ’ s fi n d i n g a n d h a v e i m p l e m e n t e d th e r e c o m m e n d e d p r o c e d u r e s . 3 It i s r e c o m m e n d e d f o r a l l m o n i e s re c e i v e d t o b e e n t e r e d i n t o t h e pr i m a r y r e c e i p t b o o k a n d a r e c e i p t pr o v i d e d t o t h e c u s t o m e r ( u n l e s s t h e mo n i e s w e r e r e c e i v e d b y m a i l ) . A g r e e Co m p l e t e d 11 / 0 9 We a g r e e w i t h t h e a u d i t o r ’ s fi n d i n g s a n d h a v e i m p l e m e n t e d th e p o l i c y o f r e c e i p t i n g a l l mo n i e s . 3. 1 It i s r e c o m m e n d e d f o r t h e d e p a r t m e n t to c o n s i d e r u s i n g a l o c k e d r e g i s t e r dr a w e r t o s a f e g u a r d m o n i e s u n t i l de p o s i t e d . T h e d e p a r t m e n t s h o u l d co n s i d e r l i m i t i n g c o n c u r r e n t a c c e s s t o da i l y d e p o s i t s A g r e e Co m p l e t e d 11 / 0 9 A l o c k e d c a s h d r a w e r h a s b e e n in s t a l l e d a n d i s i n u s e . Di s t r i c t A t t o r n e y R e p o r t # 1 0 / 1 1 - 4 F e b r u a r y 2 0 1 1 Page 19 of 20 Re c # Re c o m m e n d a t i o n Ag r e e m e n t St a t u s Or i g i n a l De p a r t m e n t Co m m e n t s Up d a t e d S t a t u s C o m m e n t s 3. 2 It i s r e c o m m e n d e d t h e d e p a r t m e n t de v e l o p a p r o c e s s t o s u p e r v i s e tr a n s a c t i o n s i n t h e v a r i o u s c o l l e c t i o n sy s t e m s a n d a d d r e s s t h e o t h e r we a k n e s s e s n o t e d a b o v e . A g r e e Pl a n n e d (N e w S o f t w a r e Es t i m a t e d Co m p l e t i o n 8/ 2 0 1 1 ) Th e d e p a r t m e n t i s i n t h e p r o c e s s of d e v e l o p i n g a s y s t e m t o su p e r v i s e t r a n s a c t i o n s . T h e O f f i c e i s a n t i c i p a t i n g t h e mo v e m e n t t o n e w c a s e ma n a g e m e n t s o f t w a r e w i l l pr o v i d e b e t t e r o v e r s i g h t . 4 It i s r e c o m m e n d e d f o r t h e D i s t r i c t At t o r n e y t o w o r k w i t h t h e c o n t r a c t o r t o pr e s e n t a c h e c k t h a t i s t h e p r o v i d e r ’ s ch e c k a n d c a r r i e s a p p r o p r i a t e in f o r m a t i o n r e l e v a n t t o t h e i n v o l v e d Di s t r i c t A t t o r n e y p r o g r a m . A l l f e e s t o be c h a r g e d b y t h e p r o v i d e r o n b e h a l f of t h e D i s t r i c t A t t o r n e y s h o u l d b e in c l u d e d w i t h t h e D i s t r i c t A t t o r n e y ’ s fe e . A g r e e Fe e s c h e d u l e - Co m p l e t e d Ch e c k - Pl a n n e d {A w a i t i n g n e w DA t o r e s o l v e ch e c k i s s u e } Wi t h t h e a u d i t c o m m i t t e e ’ s pe r m i s s i o n , a c o p y o f t h e re p o r t ’ s f i n d i n g s w i l l b e fo r w a r d e d t o t h e p r o v i d e r , Co r r e c t i v e S o l u t i o n s f o r t h e i r re v i e w . Th e D i s t r i c t a t t o r n e y f e e s f o r th e s e p r o g r a m s w e r e i n c l u d e d in t h e F Y 2 0 1 1 f e e s c h e d u l e . It w o u l d b e h o p e d t h a t b y sh a r i n g t h e s e c h e c k pr e s e n t a t i o n i s s u e s w i t h t h e co n t r a c t o r s o m e o t h e r c h e c k pr e s e n t a t i o n c o u l d b e de v e l o p e d t o a d d r e s s t h e co n c e r n s . 4. 1 It i s r e c o m m e n d e d f o r t h e D i s t r i c t At t o r n e y t o o b t a i n C o u n t y L e g a l Co u n s e l r e v i e w o f c o n t r a c t s e n t e r e d in t o a n d f i l e t h e m w i t h C o u n t y Ad m i n i s t r a t i o n . A g r e e C o m p l e t e d Th e a u d i t o r ’ s f i n d i n g s a r e co r r e c t , h o w e v e r , w e d i s a g r e e wi t h t h e r e c o m m e n d e d a c t i o n s an d s u g g e s t f u r t h e r d i s c u s s i o n wi t h t h e D i s t r i c t A t t o r n e y b a s e d on t h e f o l l o w i n g p o i n t s . T h e O f f i c e i s c u r r e n t l y d o ing. 5 It i s r e c o m m e n d e d f o r a l l c h e c k s t o b e di r e c t e d t o t h e F r o n t o f f i c e s t a f f t o b e re c e i p t e d i n t o t h e r e c e i p t b o o k . Di s c o v e r y a c t i v i t y s h o u l d a l s o b e po s t e d w i t h a r e c e i p t r e f e r e n c e i n t o th e Q u i c k B o o k s s y s t e m . A g r e e Co m p l e t e d 11 / 0 9 We a g r e e w i t h t h e a u d i t o r ’ s fi n d i n g s a n d h a v e i m p l e m e n t e d re c e i p t i n g o f a l l c h e c k s w i t h a n as s o c i a t e d r e f e r e n c e i n t h e Qu i c k B o o k s s y s t e m , w i t h t h e ex c e p t i o n o f m o n i e s r e c e i v e d b y ma i l . 5. 1 It i s r e c o m m e n d e d t h e d e p a r t m e n t ’ s fi n a n c i a l a n a l y s t p e r f o r m a p e r i o d i c re c o n c i l i a t i o n b e t w e e n C o u n t y re c e i p t s a n d m o n i e s d e p o s i t e d . T h i s sh o u l d i n c l u d e r e c o n c i l i n g a c c o u n t i n g ac t i v i t y b e i n g p o s t e d i n Q u i c k B o o k s . A g r e e Pl a n n e d (N e w S o f t w a r e Es t i m a t e d Co m p l e t i o n 8/ 2 0 1 1 ) Th e d e p a r t m e n t i s d e v e l o p i n g a pr o c e s s f o r p e r i o d i c re c o n c i l i a t i o n o f C o u n t y r e c e i p t s an d d e p o s i t s , t a k i n g i n t o co n s i d e r a t i o n t h e t i m e co n s t r a i n t s o f t h e F i n a n c i a l An a l y s t ’ s h a l f - t i m e p o s i t i o n , a n d th e r e l a t i v e l y s m a l l a m o u n t o f re v e n u e f r o m t h i s f u n d i n g so u r c e , a p p r o x i m a t e l y $ 2 0 , 0 0 0 an n u a l l y . I n a d d i t i o n , f r o n t d e s k st a f f a n d t h e F i n a n c i a l A n a l y s t Th e O f f i c e i s a n t i c i p a t i n g t h e mo v e m e n t t o n e w c a s e ma n a g e m e n t s o f t w a r e w i l l pr o v i d e b e t t e r o v e r s i g h t . Di s t r i c t A t t o r n e y R e p o r t # 1 0 / 1 1 - 4 F e b r u a r y 2 0 1 1 Page 20 of 20 Re c # Re c o m m e n d a t i o n Ag r e e m e n t St a t u s Or i g i n a l De p a r t m e n t Co m m e n t s Up d a t e d S t a t u s C o m m e n t s wo u l d b e n e f i t f r o m t r a i n i n g o n th e Q u i c k B o o k s s y s t e m , a s Co u n t y I T c a n n o t o f f e r a n y su p p o r t w i t h t h i s s o f t w a r e . 6 It i s r e c o m m e n d e d t h e D i s t r i c t At t o r n e y ’ s O f f i c e u p d a t e a n d c l a r i f y b y re s o l u t i o n t h e a m o u n t o f m o n i e s i t ne e d s i n i t s c h e c k i n g a c c o u n t . I f mo n i e s a r e n o t i n a l i g n m e n t w i t h ap p r o v e d r e s o l u t i o n s , t h o s e a m o u n t s sh o u l d b e p r o m p t l y d e p o s i t e d o r co r r e c t e d . A g r e e C o m p l e t e d We a g r e e w i t h t h e a u d i t o r ’ s fi n d i n g t h a t t h e w i t n e s s f e e s ch e c k i n g a c c o u n t h a s e x c e s s fu n d s o v e r t h e a u t h o r i z e d am o u n t . H o w e v e r , t h e a p p r o v e d am o u n t i s n o t s u f f i c i e n t , a n d sh o u l d b e r e v i s e d t o $ 5 , 0 0 0 . We a r e r e q u i r e d t o m a i n t a i n 2 ye a r s o f u n - c a s h e d w i t h Re s o l u t i o n # 2 0 1 0 - 1 0 2 a d o p t e d 8/ 2 5 / 1 0 i n d i c a t e s t h e i m p r e s t ac c o u n t s h o u l d b e $ 5 , 0 0 0 . Se e c u r r e n t f i n d i n g s a s t h e Of f i c e h a s n o t r e c o n c i l e d t o t h i s am o u n t . 7 It i s r e c o m m e n d e d t h e D i s t r i c t At t o r n e y ’ s O f f i c e u p d a t e a n d c l a r i f y b y re s o l u t i o n t h e $ 1 0 0 i n c h a n g e c a s h an d $ 0 i n p e t t y c a s h c u r r e n t l y b e i n g us e d . A g r e e C o m p l e t e d We a g r e e w i t h t h e a u d i t o r ’ s fi n d i n g t h a t c a s h a p p r o v a l re s o l u t i o n s s h o u l d b e u p d a t e d . Re s o l u t i o n # 2 0 1 0 - 1 0 1 a d o p t e d 8/ 2 5 / 1 0 e s t a b l i s h e d c h a n g e ca s h a t a l e v e l o f $ 1 0 0 8 It i s r e c o m m e n d e d f o r t h e r e m a i n i n g ch e c k i n g a c c o u n t f u n d s t o b e de p o s i t e d i n t o t h e C o u n t y a n d cr e d i t e d t o t h e v i c t i m s ’ a s s i s t a n c e pr o g r a m ( F u n d 2 1 2 ) c o n s i s t e n t w i t h th e o r i g i n a l d e d i c a t i o n o f t h e f u n d s . Th e c h e c k i n g a c c o u n t s h o u l d t h e n b e cl o s e d . A g r e e C o m p l e t e d We a g r e e w i t h t h e a u d i t o r ’ s fi n d i n g s , a n d t h e V i c t i m s ’ As s i s t a n c e F o u n d a t i o n c h e c k i n g ac c o u n t w i l l b e c l o s e d , a n d t h e pr o c e e d s d e p o s i t e d i n t o t h e Vi c t i m s ’ A s s i s t a n c e f u n d # 2 1 2 fo r u s e a s e m e r g e n c y f u n d s f o r vi c t i m s ’ s e r v i c e s . No t e d d e p o s i t i n t o v i c t i m s as s i s t a n c e f u n d . {E n d o f R e p o r t }