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HomeMy WebLinkAboutFollow-up of Facility Construction ManagementFo l l o w - u p r e p o r t o n F a c i l i t y C o n s t r u c t i o n M a n a g e m e n t # 1 0 / 1 1 - 9 April 2011 FO L L O W - U P R E P O R T Fa c i l i t y C o n s t r u c t i o n M a n a g e m e n t (I n t e r n a l a u d i t r e p o r t # 0 9 / 1 0 - 6 i s s u e d M a y 2 0 1 0 ) De s c h u t e s C o u n t y , Or e g o n David Givans, CPA, CIA De s c h u t e s C o u n t y I n t e r n a l A u d i t o r 1300 NW Wall St Bend, OR 97701 (541) 330-4674 da v i d g @ c o . d e s c h u t e s . o r . u s Audit committee: Mi c h a e l S h a d r a c h , C h a i r - P u b l i c m e m b e r Ch r i s E a r n e s t - P u b l i c m e m b e r Ga y l e M c C o n n e l l - P u b l i c m e m b e r Je a n P e d e l t y - P u b l i c m e m b e r Gr e g Q u e s n e l - P u b l i c m e m b e r Je n n i f e r W e l a n d e r - P u b l i c m e m b e r An t h o n y D e B o n e , C o u n t y C o m m i s s i o n e r To m A n d e r s o n , C o m m u n i t y D e v e l o p m e n t D i r e c t o r Sc o t L a n g t o n , C o u n t y A s s e s s o r Fo l l o w - u p r e p o r t o n F a c i l i t y C o n s t r u c t i o n M a n a g e m e n t # 1 0 / 1 1 - 9 April 2011 TA B L E O F CO N T E N T S : 1. I N T R O D U C T I O N 1. 1 . B a c k g r o u n d … … … … … … … … … … … … … … … . . . … … … … … … . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. 1 1. 2 . O b j e c t i v e s & S c o p e … … … … … … …… … … … … … … . . … … … … … … … … … … . … ….… 1 1. 3 . M e t h o d o l o g y … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … . . … … … … … … … ….……. 1 2. F O L L O W - U P R E S U L T S … … … … … … . … . . . … … … … … … … … … … . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2 3. A P P E N D I X I – I n t e r n a l A u d i t R e c o m m e n d a t i o n s - U p d a t e d W o r k p l a n f or Re p o r t # 0 9 / 1 0 - 6 ( S t a t u s u p d a t e d a s o f A p r i l 2 0 1 1 ) … …… . . . . . . … … … .. . … … . . . . . . . . . . . . 3 - 1 0 Fo l l o w - u p r e p o r t o n F a c i l i t y C o n s t r u c t i o n M a n a g e m e n t # 1 0 / 1 1 - 9 April 2011 Page 1 1. In t r o d u c t i o n 1. 1 BA C K G R O U N D Au d i t A u t h o r i t y : Th e D e s c h u t e s C o u n t y A u d i t C o m m i t t e e h a s s u g g e s t e d t h a t fo l l o w - u p s o c c u r f r o m n i n e m o n t h s t o o n e ye a r a f t e r t h e o r i g i n a l r e p o r t i s s u a n c e . T h e A u d i t C om m i t t e e ’ s w o u l d l i k e t o m a k e s u r e d e p a r t m e n t s sa t i s f a c t o r i l y a d d r e s s r e c o m m e n d a t i o n s . 1. 2 OB J E C T I V E S a n d S C O P E Ob j e c t i v e s : Th e o b j e c t i v e w a s t o f o l l o w - u p o n t h e a u d i t r e c o m m e n d a ti o n s i n t h e r e p o r t . Sc o p e : Th e f o l l o w - u p i n c l u d e d f i f t e e n ( 1 5 ) r e c o m m e n d a t i o n s f ro m t h e i n t e r n a l a u d i t o n F a c i l i t y C o n s t r u c t i o n Ma n a g e m e n t ( # 0 9 / 1 0 - 6 ) ( i s s u e d M a y 2 0 1 0 ) . Th e f o l l o w - u p r e f l e c t s t h e s t a t u s a s o f A p r i l 2 0 1 1 . T h e o r i g i n a l i n t e r n a l a u d i t r e p o r t s h o u l d b e r e f e r e n c e d for th e f u l l t e x t o f r e c o m m e n d a t i o n s a n d d i s c u s s i o n . 1. 3 ME T H O D O L O G Y Th e f o l l o w - u p r e p o r t w a s d e v e l o p e d f r o m i n f o r m a t i o n pr o v i d e d b y S u s a n R o s s , D i r e c t o r o f t h e P r o p e r t y a n d Fa c i l i t i e s D e p a r t m e n t a s w e l l a s D a v e K a n n e r , C o u n t y A d mi n i s t r a t o r . I n c a s e s w h e r e r e c o m m e n d a t i o n s ha v e n o t b e e n i m p l e m e n t e d , c o m m e n t s w e r e s o u g h t f o r t he r e a s o n s w h y a n d t h e t i m i n g f o r a d d r e s s i n g th e s e . T h e f o l l o w - u p i s , b y n a t u r e , s u b j e c t i v e . I n d e t er m i n i n g t h e s t a t u s o f r e c o m m e n d a t i o n s t h a t w e r e fo l l o w e d u p , w e r e l i e d o n a s s e r t i o n s p r o v i d e d b y t h o s e i n v o l v e d a n d d i d n o t a t t e m p t t o i n d e p e n d e n t l y v e r i fy th o s e a s s e r t i o n s . Pr o p e r t y a n d F a c i l i t i e s a n d C o u n t y A d m i n i s t r a t i o n s h o u l d b e a c k n o w l e d g e d f o r t h e i r w o r k a t a d d r e s s i n g th e s e r e c o m m e n d a t i o n s . Si n c e n o s u b s t a n t i v e a u d i t w o r k w a s p e r f o r m e d , Go v e r n m e n t A u d i t i n g S t a n d a r d s is s u e d b y t h e C o m p t r o l l e r Ge n e r a l o f t h e U n i t e d S t a t e s w e r e n o t f o l l o w e d . Fo l l o w - u p r e p o r t o n F a c i l i t y C o n s t r u c t i o n M a n a g e m e n t # 1 0 / 1 1 - 9 April 2011 Page 2 2. Fo l l o w - u p Re s u l t s Fi g u r e I - Ho w w e r e re c o m m e n d a - ti o n s im p l e m e n t e d ? Th e f o l l o w - u p i n c l u d e d t h e f i f t e e n ( 1 5 ) r e c o m m e n d a t i o ns i n t h e r e p o r t . O f t h o s e , m a n a g e m e n t d i s a g r e e d w i t h im p l e m e n t i n g o n e r e c o m m e n d a t i o n . I n t e r n a l a u d i t f r a me d t h a t p a r t i c u l a r r e c o m m e n d a t i o n a s a s u g g e s t i o n . I t is ho p e d t h a t m a n a g e m e n t w i l l r e v i e w t h e c o n t e x t o f t h e f i n d i n g a n d c o n s i d e r a d d i t i o n a l d i s c l o s u r e i n t h e a r e a of ca p i t a l b u d g e t i n g . Fi g u r e I pr o v i d e s a n o v e r v i e w o f t h e i m p l e m e n t a t i o n s t a t u s o f t he f o u r t e e n ( 1 4 ) r e c o m m e n d a t i o n s t h a t w e r e ac c e p t e d b y m a n a g e m e n t . T h e d e t a i l o f t h e u p d a t e d w o rk p l a n i s p r o v i d e d i n Ap p e n d i x I . W i t h t h i s f o l l o w - u p , 2 9 % o f t h e a c c e p t e d r e c o m m e n d a t i o n s h a v e b e e n i m p l e m e n t e d . T h i s i s a g o o d e f f o r t co n s i d e r i n g t h e n a t u r e o f t h e s e r e c o m m e n d a t i o n s . I t i s an t i c i p a t e d t h a t s o m e o f t h e s e r e c o m m e n d a t i o n s w i l l t a k e aw h i l e t o i m p l e m e n t . Co m p l e t e 29 % In p r o g r e s s 14 % Pl a n n e d 57 % Fo l l o w - u p r e p o r t o n F a c i l i t y C o n s t r u c t i o n M a n a g e m e n t # 1 0 / 1 1 - 9 April 2011 Page 3 3. A p p e n d i x Ap p e n d i x I –Up d a t e d Wo r k p la n f o r R e p o r t # 0 9/ 1 0 -6 (S t a t u s a s o f A p r i l 2 0 1 1 ) Re c # Re c o m m e n d a t i o n t e x t Ag r e e m e n t St a t u s St a t u s / U p d a t e C o m m e n t s 1 I t i s r e c o m m e n d e d t h e C o u n t y t r a i n a l l s t a f f ha n d l i n g c o n s t r u c t i o n b i d s o n t h e r e q u i r e m e n t s fo r d e t e r m i n i n g a r e s p o n s i b l e b i d d e r a n d re p o r t i n g t h e r e s p o n s i b l e b i d d e r t o t h e s t a t e co n s t r u c t i o n c o n t r a c t o r s ’ b o a r d . Ag r e e P l a n n e d T h e P r o p e r t y a n d F a c i l i t i e s D e p a r t m e n t th r o u g h f u t u r e p r o j e c t s w i l l d e v e l o p a c h e c k l i s t to a d d r e s s t h e m a i n e l e m e n t s r e q u i r e d . A s ti m e p e r m i t s , a m a n u a l o r o t h e r p o l i c y m i g h t b e de v e l o p e d . 2 I t i s r e c o m m e n d e d f o r t h e C o u n t y ’ s B u d g e t Of f i c e r t o c o o r d i n a t e t h e t i m e l y r e p o r t i n g o f ca p i t a l c o n s t r u c t i o n p r o j e c t s t o t h e S t a t e ( B O L I ) as i s r e q u i r e d . A c o p y o f t h i s s u b m i t t a l s h o u l d b e re t a i n e d . Ag r e e C o m p l e t e T h i s r e s p o n s i b i l i t y h a s b e e n h a n d e d o v e r to Da v i d I n b o d y , w h o i s t h e a s s i s t a n t t o t h e Co u n t y A d m i n i s t r a t o r ( b u d g e t o f f i c e r ) 3 I t i s r e c o m m e n d e d f o r t h e C o u n t y t o c o n s i d e r wh e n i t m a y b e n e c e s s a r y t o i n s e r t t h e pr e q u a l i f i c a t i o n l a n g u a g e i n t o c o n t r a c t b i d do c u m e n t s . I f t h e y d o , t h e y s h o u l d m a k e s u r e th e y f o l l o w t h e a s s o c i a t e d s t a t u t e s r e g a r d i n g pr e q u a l i f i c a t i o n . Ag r e e C o m p l e t e C o u n t y r e c e n t l y c o m p l e t e d a s o l i c i t a t i o n using pr e q u a l i f i c a t i o n . A l l s t a t u t e s a n d r u l e s re g a r d i n g p r e q u a l i f i c a t i o n w e r e f o l l o w e d . 4 I t i s r e c o m m e n d e d f o r t h e C o u n t y t o m a k e s u r e th e y c o n s i s t e n t l y c o n t r a c t f o r i n s p e c t i o n a n d ov e r s i g h t s e r v i c e s i n a c c o r d a n c e w i t h t h e n e w la w . Ag r e e P l a n n e d C o n s t r u c t i o n s p r o j e c t s t h a t a r e h a n d l e d by the Pr o p e r t y & F a c i l i t i e s D e p a r t m e n t c o n t r a c t se p a r a t e l y f o r t h e s p e c i a l i n s p e c t i o n s . T h e Pr o p e r t y a n d F a c i l i t i e s D e p a r t m e n t t h r o u g h fu t u r e p r o j e c t s w i l l d e v e l o p a c h e c k l i s t t o ad d r e s s t h e m a i n e l e m e n t s r e q u i r e d . A s t i m e pe r m i t s , a m a n u a l o r o t h e r p o l i c y m i g h t b e de v e l o p e d . 5 I t i s r e c o m m e n d e d f o r C o u n t y d e p a r t m e n t s t o lo o k a t t h e a n t i c i p a t e d o v e r a l l c o s t f o r t h e ch a n g e s i n v o l v e d t o d e t e r m i n e w h e t h e r t h e y ha v e o b t a i n e d t h e a p p r o p r i a t e l e v e l o f a p p r o v a l s fo r t h e c h a n g e o r d e r . Ag r e e P l a n n e d T h e P r o p e r t y a n d F a c i l i t i e s D e p a r t m e n t th r o u g h f u t u r e p r o j e c t s w i l l d e v e l o p a c h e c k l i s t to a d d r e s s t h e m a i n e l e m e n t s r e q u i r e d . Fo l l o w - u p r e p o r t o n F a c i l i t y C o n s t r u c t i o n M a n a g e m e n t # 1 0 / 1 1 - 9 April 2011 Page 4 Re c # Re c o m m e n d a t i o n t e x t Ag r e e m e n t St a t u s St a t u s / U p d a t e C o m m e n t s 6 I t i s r e c o m m e n d e d f o r t h e C o u n t y t o c o n s i d e r de v e l o p i n g c a p i t a l p r o j e c t p o l i c i e s a n d pr o c e d u r e s t o p r o v i d e g u i d a n c e a n d d e f i n e re s p o n s i b i l i t i e s r e l a t e d t o c h a n g e o r d e r s i n co n t r a c t s . Ag r e e P l a n n e d T h e P r o p e r t y a n d F a c i l i t i e s D e p a r t m e n t th r o u g h f u t u r e p r o j e c t s w i l l d e v e l o p a c h e c k l i s t to a d d r e s s t h e m a i n e l e m e n t s r e q u i r e d . A s ti m e p e r m i t s , a m a n u a l o r o t h e r p o l i c y m i g h t b e de v e l o p e d . 6. 1 I t i s r e c o m m e n d e d t h e C o u n t y c o n s i d e r w i t h co n s t r u c t i o n c o n t r a c t s h o w c h a n g e o r d e r s w i l l b e ad m i n i s t e r e d , i n c l u d i n g ac c e p t a b l e s u b c o n t r a c t o r m a r k u p r a t e s a n d o n wh a t g o o d s a n d s e r v i c e s , a c c e p t a b l e p r i m e co n t r a c t o r m a r k u p r a t e s f o r v a r i o u s g o o d s , se r v i c e s , a n d o n s u b c o n t r a c t o r s , h a n d l i n g ma r k u p s o n c r e d i t s , a n d i d e n t i f i c a t i o n a n d ha n d l i n g o f m a r k u p s w h e n t h e y a r e w i t h r e l a t e d pa r t i e s . Ag r e e P l a n n e d M o s t o f t h e p r o j e c t s a d m i n i s t e r e d b y t h e Pr o p e r t y & F a c i l i t i e s D e p a r t m e n t u s e a st a n d a r d s e t o f g e n e r a l c o n d i t i o n s t h a t a r e v e r y sp e c i f i c a b o u t a l l o w a b l e m a r k u p s . T h e Pr o p e r t y a n d F a c i l i t i e s D e p a r t m e n t t h r o u g h fu t u r e p r o j e c t s w i l l d e v e l o p a c h e c k l i s t t o ad d r e s s t h e m a i n e l e m e n t s r e q u i r e d . A s t i m e pe r m i t s , a m a n u a l o r o t h e r p o l i c y m i g h t b e de v e l o p e d . 6. 2 I t i s r e c o m m e n d e d f o r b i d a n d c o n t r a c t do c u m e n t s t o h a v e p r i m e c o n t r a c t o r s d i s c l o s e an y r e l a t e d p a r t y s u b c o n t r a c t o r s t h e y w i l l b e us i n g . T h e t e r m “ r e l a t e d p a r t y ” s h o u l d b e d e f i n e d (s u c h a s t h e I R S r u l e s f o r r e l a t e d p a r t i e s – s u c h as c o m p a n i e s o w n e d b y g r e a t e r t h a n 5 0 % b y br o t h e r s , s i s t e r s , s p o u s e , a n d l i n e a l de s c e n d a n t s ) . I t i s f u r t h e r r e c o m m e n d e d t h e co n t r a c t l a n g u a g e s p e c i f i c a l l y i d e n t i f y h o w t h a t wi l l i m p a c t t h e a d m i n i s t r a t i o n o f t h e c o n t r a c t ( i . e . , th e s u b c o n t r a c t o r w i l l b e t r e a t e d a s p a r t o f t h e pr i m e ) . Ag r e e I n pr o g r e s s Th i s w i l l b e a d d e d t o b i d d i n g a n d c o n t r a c t la n g u a g e i s s u e d b y P r o p e r t y & F a c i l i t i e s De p a r t m e n t . A p o l i c y o r p r o c e d u r e w i l l b e in c l u d e d i n t h e e v e n t u a l p o l i c y g o v e r n i n g ce n t r a l i z a t i o n o r c o n s t r u c t i o n c o n t r a c t s o r i n a co n t r a c t m a n u a l o n c e t h a t i s d e v e l o p e d . 7 I t i s r e c o m m e n d e d f o r t h e C o u n t y t o c o n s i d e r a pr o c e s s t o r e c o r d i n g c o n s t r u c t i o n c h a n g e o r d e r s to B o a r d a p p r o v e d c o n s t r u c t i o n c o n t r a c t s a t t h e en d o f t h e c o n t r a c t . Ag r e e P l a n n e d T h e P r o p e r t y a n d F a c i l i t i e s D e p a r t m e n t th r o u g h f u t u r e p r o j e c t s w i l l d e v e l o p a c h e c k l i s t to a d d r e s s t h e m a i n e l e m e n t s r e q u i r e d . A s ti m e p e r m i t s , a m a n u a l o r o t h e r p o l i c y m i g h t b e de v e l o p e d . Fo l l o w - u p r e p o r t o n F a c i l i t y C o n s t r u c t i o n M a n a g e m e n t # 1 0 / 1 1 - 9 April 2011 Page 5 Re c # Re c o m m e n d a t i o n t e x t Ag r e e m e n t St a t u s St a t u s / U p d a t e C o m m e n t s 8 I t i s r e c o m m e n d e d , t h e C o u n t y i n c o o r d i n a t i o n wi t h 9 1 1 d e v e l o p a n a p p r o a c h t o a c c o u n t i n g f o r th e a c t u a l c o s t s c o n s i s t e n t w i t h t h e I G A . T h e di s c u s s i o n s h o u l d a l s o a d d r e s s h o w a n y ad d i t i o n a l f u n d s a r e h a n d l e d a t t h e e n d o f t h e pr o j e c t a n d t h e r e s u l t i n g d e b t p a y m e n t s c h e d u l e . Ag r e e C o m p l e t e A r e v i s e d a l l o c a t i o n o f c o s t s h a s b e e n de v e l o p e d w i t h t h e a s s i s t a n c e o f t h e p r o j e c t ar c h i t e c t , t a k i n g i n t o c o n s i d e r a t i o n t h e a c t u a l co s t a n d t y p e o f t h e s p a c e s a s s i g n e d t o e a c h or g a n i z a t i o n . T h e o r i g i n a l s p l i t o f 6 6 / 3 4 (O S P / 9 1 1 ) w a s r e v i s e d t o 6 1 / 3 9 . A n y re m a i n i n g f u n d s w i l l b e t r a n s f e r r e d t o 9 1 1 ' s po r t i o n o f t h e d e b t s e r v i c e f u n d . 8. 1 T h e c u r r e n t p r o j e c t a c c o u n t i n g f o r 9 1 1 / O S P sh o u l d n o t b e u s e d w i t h o u t d i s c l o s u r e t o u s e r s o f th e u n c e r t a i n t y o f t h e a c c o u n t i n g i n v o l v e d . Ag r e e C o m p l e t e I h a v e m e t w i t h t h e d i r e c t o r o f 9 1 1 and ex p l a i n e d t h e r e v i s e d a l l o c a t i o n . H e h a s n o pr o b l e m s w i t h i t . 9 I t i s s u g g e s t e d f o r D e s c h u t e s C o u n t y t o c o n s i d e r de v e l o p i n g a “ c a p i t a l b u d g e t ” a n d i t s p r e s e n t a t i o n co n s i s t e n t w i t h G F O A ’ s b e s t p r a c t i c e s . Di s a g r e e n / a M a n a g e m e n t m i g h t f u r t h e r r e v i e w t h e a u d i t fi n d i n g s b u t s i g n i f i c a n t c h a n g e s a r e n o t an t i c i p a t e d . 10 I t i s s u g g e s t e d t h e C o u n t y c o n s i d e r e s t a b l i s h i n g a p o l i c y f o r c a p i t a l c o n s t r u c t i o n m a n a g e m e n t . Th e p o l i c y s h o u l d a d d r e s s t h e c e n t r a l i z e d o r de c e n t r a l i z e d m a n a g e m e n t o f c a p i t a l co n s t r u c t i o n p r o j e c t s . I t s e e m s a p p r o p r i a t e f o r a l l co n s t r u c t i o n p r o j e c t s t o b e c e n t r a l i z e d t h r o u g h th e P r o p e r t y a n d F a c i l i t i e s d e p a r t m e n t . De p e n d i n g o n t h e s i z e , s c o p e a n d c o m p l e x i t y o f th e c o n s t r u c t i o n p r o j e c t , P r o p e r t y a n d F a c i l i t i e s co u l d a s s e m b l e a n a p p r o p r i a t e p r o j e c t t e a m . T h e po l i c y s h o u l d i d e n t i f y a n t i c i p a t e d r o l e s a n d re s p o n s i b i l i t i e s . Ag r e e P l a n n e d T h e P r o p e r t y a n d F a c i l i t i e s D e p a r t m e n t th r o u g h f u t u r e p r o j e c t s w i l l d e v e l o p a c h e c k l i s t to a d d r e s s t h e m a i n e l e m e n t s r e q u i r e d . Fo l l o w - u p r e p o r t o n F a c i l i t y C o n s t r u c t i o n M a n a g e m e n t # 1 0 / 1 1 - 9 April 2011 Page 6 Re c # Re c o m m e n d a t i o n t e x t Ag r e e m e n t St a t u s St a t u s / U p d a t e C o m m e n t s 11 I t i s a l s o s u g g e s t e d t h a t t h o s e i n v o l v e d w i t h co n s t r u c t i o n m a n a g e m e n t d e v e l o p a p r o j e c t ma n a g e m e n t m a n u a l t o a s s i s t t h o s e l e s s ex p e r i e n c e d i n t h e p r o c e s s . O n e o t h e r su g g e s t i o n n o t e d i n n u m e r o u s r e p o r t s a n d w h i c h se e m s l i k e a g o o d i d e a i s t o h a v e a p o s t p r o j e c t re v i e w t o i d e n t i f y w h a t c o u l d b e i m p r o v e d i n t h e ma n a g e m e n t o f t h e p r o j e c t a n d s h a r e l e s s o n s le a r n e d a m o n g t h o s e t h a t c a n b e n e f i t . Ag r e e P l a n n e d T h e P r o p e r t y a n d F a c i l i t i e s D e p a r t m e n t th r o u g h f u t u r e p r o j e c t s w i l l d e v e l o p a c h e c k l i s t to a d d r e s s t h e m a i n e l e m e n t s r e q u i r e d . A s ti m e p e r m i t s , a m a n u a l o r o t h e r p o l i c y m i g h t b e de v e l o p e d . 12 I t i s s u g g e s t e d f o r t h e C o u n t y t o c o n s i d e r a pr o j e c t m a n a g e m e n t p r a c t i c e o f r e p o r t i n g o n t h e ca u s e ( d e s i g n e r , c o n t r a c t o r , u n f o r e s e e n , a n d / o r ow n e r ) f o r c h a n g e o r d e r s . T h i s i s a p r o a c t i v e re c o m m e n d a t i o n a i m e d a t m e a s u r i n g t h e c a u s e fo r c h a n g e s . Ag r e e I n pr o g r e s s Pr o j e c t s t h a t a r e m a n a g e d b y t h e P r o p e r t y & Fa c i l i t i e s D e p a r t m e n t h a v e b a c k u p m a t e r i a l f o r ea c h c h a n g e o r d e r . T h i s m a t e r i a l c o n s i s t s o f ch a n g e d i r e c t i v e s , r e q u e s t s f o r i n f o r m a t i o n , su b m i t t a l s , a n d o t h e r d o c u m e n t s , w h i c h ev e n t u a l l y l e a d b a c k t o t h e r e a s o n f o r a ch a n g e . A p r o c e d u r e c o u l d b e i n c l u d e d i n t h e co n s t r u c t i o n p r o j e c t m a n u a l . {E N D O F R E P O R T }