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HomeMy WebLinkAboutFollow-up of Selected Computerized ProceduresFo l l o w - u p r e p o r t o n S e l e c t e d C o m p u t e r i z e d P r o c e d u r e s # 1 1 /1 2 - 1 September 2011 FO L L O W -U P R E P O R T Se l e c t e d C o m p u t e r i z e d P r o c e d u r e s (I n t e r n a l a u d i t r e p o r t # 0 9 / 1 0 - 3 i s s u e d O c t o b e r 2 0 1 0 ) De s c h u t e s C o u n t y , Or e g o n David Givans, CPA, CIA De s c h u t e s C o u n t y I n t e r n a l A u d i t o r 1300 NW Wall St Bend, OR 97701 (541) 330-4674 Da v i d . G i v a n s @ d e s c h u t e s . o g Audit committee: Mi c h a e l S h a d r a c h , C h a i r - P u b l i c m e m b e r Ch r i s E a r n e s t - P u b l i c m e m b e r Ga y l e M c C o n n e l l - P u b l i c m e m b e r Je a n P e d e l t y - P u b l i c m e m b e r Gr e g Q u e s n e l - P u b l i c m e m b e r Je n n i f e r W e l a n d e r - P u b l i c m e m b e r An t h o n y D e B o n e , C o u n t y C o m m i s s i o n e r To m A n d e r s o n , C o m m u n i t y D e v e l o p m e n t D i r e c t o r Sc o t L a n g t o n , C o u n t y A s s e s s o r Fo l l o w - u p r e p o r t o n S e l e c t e d C o m p u t e r i z e d P r o c e d u r e s # 1 1 /1 2 - 1 September 2011 TA B L E O F CO N T E N T S : 1. I N T R O D U C T I O N 1. 1 . B a c k g r o u n d … … … … … … … … … … … … … … … . . . … … … … … … . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1 1. 2 . O b j e c t i v e s & S c o p e … … … … … … … … … … … … … … . . … … … … … … … … … … . … … . … 1 1. 3 . M e t h o d o l o g y … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … . . … … … … … … … … . … … . 1 2. F O L L O W - U P R E S U L T S … … … … … … . … . . . … … … … … … … … … … . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2 3. A P P E N D I X I – I n t e r n a l A u d i t R e c o m m e n d a t i o n s - U p d a t e d W o r k p l a n f o r Re p o r t # 0 9 / 1 0 - 3 ( S t a t u s u p d a t e d a s o f S e p t e m b e r 2 0 1 1 ) . . . . . … … . … . .. … … . . . . . . . . . . . . . . 3 - 5 Fo l l o w - u p r e p o r t o n S e l e c t e d C o m p u t e r i z e d P r o c e d u r e s # 1 1 /1 2 - 1 September 2011 Page 1 1. In t r o d u c t i o n 1. 1 B A C K G R O U N D Au d i t A u t h o r i t y : Th e D e s c h u t e s C o u n t y A u d i t C o m m i t t e e h a s s u g g e s t e d t h a t f o l l o w- u p s o c c u r f r o m n i n e m o n t h s t o o n e ye a r a f t e r t h e o r i g i n a l r e p o r t i s s u a n c e . T h e A u d i t C o m m i t t e e ’s w o u l d l i k e t o m a k e s u r e d e p a r t m e n t s sa t i s f a c t o r i l y a d d r e s s r e c o m m e n d a t i o n s . 1. 2 O B J E C T I V E S a n d S C O P E Ob j e c t i v e s : Th e o b j e c t i v e w a s t o f o l l o w - u p o n t h e a u d i t r e c o m m e n d a t i o n s i n t h e r e p o r t . Sc o p e : Th e f o l l o w - u p i n c l u d e d f i f t e e n ( 1 5 ) r e c o m m e n d a t i o n s f r o m t h e i n t e r n a l a u d i t o n S e l e c t e d C o m p u t e r i z e d Pr o c e d u r e s ( # 0 9 / 1 0 - 3 ) ( i s s u e d O c t o b e r 2 0 1 0 ) . Th e f o l l o w - u p r e f l e c t s t h e s t a t u s a s o f S e p t e m b e r 2 0 1 1 . T h e o r i g i n a l i n t e r n a l a u d i t r e p o r t s h o u l d b e re f e r e n c e d f o r t h e f u l l t e x t o f r e c o m m e n d a t i o n s a n d d i s c u s s i o n . 1. 3 M E T H O D O L O G Y Th e f o l l o w - u p r e p o r t w a s d e v e l o p e d f r o m i n f o r m a t i o n p r o v i d e d b y D a v e K a n n e r , C o u n t y A d m i n i s t r a t o r , E r i k Kr o p p , I n t e r i m C o u n t y A d m i n i s t r a t o r , M a r t y W y n n e , F i n a n c e D i r e c t o r an d G e o r g e K o l b , I n t e r i m P u b l i c W o r k s Di r e c t o r . I n c a s e s w h e r e r e c o m m e n d a t i o n s h a v e n o t b e e n i m p l e m e n te d , c o m m e n t s w e r e s o u g h t f o r t h e re a s o n s w h y a n d t h e t i m i n g f o r a d d r e s s i n g t h e s e . T h e f o l l o w - u p i s , b y n a t u r e , s u b j e c t i v e . I n d e t e r m i n i n g t h e st a t u s o f r e c o m m e n d a t i o n s t h a t w e r e f o l l o w e d u p , w e r e l i e d o n a s s e r t i o n s p r o v i d e d b y t h o s e i n v o l v e d a n d di d n o t a t t e m p t t o i n d e p e n d e n t l y v e r i f y t h o s e a s s e r t i o n s . Ad m i n i s t r a t i o n , F i n a n c e a n d t h e R o a d D e p a r t m e n t s h o u l d b e ac k n o w l e d g e d f o r t h e i r w o r k a t a d d r e s s i n g th e s e r e c o m m e n d a t i o n s . Si n c e n o s u b s t a n t i v e a u d i t w o r k w a s p e r f o r m e d , Go v e r n m e n t A u d i t i n g S t a n d a r d s is s u e d b y t h e C o m p t r o l l e r Ge n e r a l o f t h e U n i t e d S t a t e s w e r e n o t f o l l o w e d . Fo l l o w - u p r e p o r t o n S e l e c t e d C o m p u t e r i z e d P r o c e d u r e s # 1 1 /1 2 - 1 September 2011 Page 2 2. Fo l l o w - u p Re s u l t s Fi g u r e I - Ho w w e r e re c o m m e n d a - ti o n s im p l e m e n t e d ? Th e f o l l o w - u p i n c l u d e d t h e f i f t e e n ( 1 5 ) r e c o m m e n d a t i o n s i n t h e r e p o r t . M a n a g e m e n t d i d n o t d i s a g r e e w i t h a n y o f th e r e c o m m e n d a t i o n s . Fi g u r e I pr o v i d e s a n o v e r v i e w o f t h e i m p l e m e n t a t i o n s t a t u s o f t h e f i ft e e n ( 1 5 ) r e c o m m e n d a t i o n s t h a t w e r e ac c e p t e d b y m a n a g e m e n t . T h e d e t a i l o f t h e u p d a t e d w o r k p l a n i s p r o v i d e d i n Ap p e n d i x I . Wi t h t h i s f o l l o w - u p , 8 0 % o f t h e a c c e p t e d r e c o m m e n d a t i o n s h a v e b e e n i m p l e m e n t e d . T h i s i s a g o o d e f f o r t co n s i d e r i n g t h e n a t u r e o f t h e s e r e c o m m e n d a t i o n s . I t i s a n t i c i p at e d t h a t s o m e o f t h e s e r e c o m m e n d a t i o n s w i l l t a k e aw h i l e t o i m p l e m e n t . Co m p l e t e d 80 % Pl a n n e d 20 % Fo l l o w - u p r e p o r t o n S e l e c t e d C o m p u t e r i z e d P r o c e d u r e s # 1 1 /1 2 - 1 September 2011 Page 3 3. A p p e n d i x Ap p e n d i x I – U p d a t e d W o r k p l a n f o r R e p o r t # 0 9 / 1 0 - 3 (S t a t u s a s o f S e p t e m b e r 2 0 1 1 ) Re c # Re c o m m e n d a t i o n Ag r e e m e n t St a t u s Es t . D u e Da t e De p a r t m e n t C o m m e n t s 1 I t i s r e c o m m e n d e d t h e C o u n t y d e v e l o p a co n f l i c t o f i n t e r e s t t r a i n i n g t o e d u c a t e em p l o y e e s ( a s w e l l a s e l e c t i o n w o r k e r s ) o n t h e Co u n t y a n d s t a t e r e q u i r e m e n t s . Ag r e e C o m p l e t e d P e r s o n n e l a n d a d m i n i s t r a t i o n ha v e p e r f o r m e d t r a i n i n g i n De c e m b e r . C o u n t y i s s u e d Et h i c s g u i d e . 1. 1 T h e C o u n t y m i g h t f i n d a d d i t i o n a l w r i t t e n pr o c e d u r e s a r e n e c e s s a r y w h e n i t c o m e s t o ge t t i n g w r i t t e n r e p o r t s o f p e r c e i v e d o r p o t e n t i a l co n f l i c t s . W h e n p u b l i c o f f i c i a l s m a k e r e p o r t s t o th e C o u n t y , i n a d d i t i o n t o a d d r e s s i n g t h e no t i c e , a s y s t e m s h o u l d b e d e v e l o p e d t o s h a r e re p o r t s w i t h F i n a n c e . Ag r e e P l a n n e d 1 2 / 3 1 / 2 0 1 1 A d m i n i s t r a t i o n l o o k i n g f o r a way to h a n d l e n o t i f i c a t i o n s . O n e id e a i s t o u s e S h a r e P o i n t . 2 I t i s r e c o m m e n d e d f o r t h e C o u n t y d e p a r t m e n t s su p p o r t i n g n o n - p r o f i t or g a n i z a t i o n s / a s s o c i a t i o n s d e v e l o p a w r i t t e n ag r e e m e n t t h a t d e f i n e s t h e n a t u r e a n d e x t e n t of s e r v i c e s t o b e p r o v i d e d ; h o w s u f f i c i e n t in t e r n a l c o n t r o l s w i l l b e e m p l o y e d ; a n d h o w th e r e w i l l b e s u f f i c i e n t s e g r e g a t i o n o f d u t i e s . Th e s e a g r e e m e n t s s h o u l d b e r e v i e w e d b y Le g a l a n d A d m i n i s t r a t i o n t o m a k e s u r e t h e y a r e re a s o n a b l e a n d a p p r o p r i a t e . Ag r e e P l a n n e d 1 0 / 3 1 / 2 0 1 1 R o a d h a s s p e c i f i c a l l y im p l e m e n t e d a m e m o r a n d u m o f un d e r s t a n d i n g . A d m i n i s t r a t i o n is l o o k i n g a t d o i n g s o m e aw a r e n e s s e d u c a t i o n a t o n e o f th e f u t u r e d e p a r t m e n t h e a d me e t i n g s . 3. 1 I t i s r e c o m m e n d e d f o r t h e F i n a n c e d e p a r t m e n t to e s t a b l i s h a d d i t i o n a l c o n t r o l s o v e r t h e v e n d o r da t a b a s e . T h i s i n c l u d e s a d d i t i o n a l s e g r e g a t i o n an d / o r o v e r s i g h t o f c h a n g e s t o t h e v e n d o r da t a b a s e . Ad d r e s s e d C o m p l e t e d 3. 2 I t i s r e c o m m e n d e d t h a t F i n a n c e c o n s i d e r pe r f o r m i n g v a l i d a t i o n o f v e n d o r s i n c e r t a i n ci r c u m s t a n c e s . Ad d r e s s e d C o m p l e t e d 3. 3 I t i s r e c o m m e n d e d t h e F i n a n c e d e p a r t m e n t co m p l e t e t h e d o c u m e n t a t i o n f o r t h e o v e r s i g h t an d s e g r e g a t i o n o f d u t i e s t o b e u s e d f o r ad d i t i o n s a n d c h a n g e s t o t h e v e n d o r d a t a b a s e . Ag r e e C o m p l e t e d P e r F i n a n c e - t h i s h a s b e e n co m p l e t e d a f t e r i n s t i t u t i n g s o m e ad d i t i o n a l s e g r e g a t i o n o f d u t i e s on t h e v e n d o r m a s t e r f i l e . Fo l l o w - u p r e p o r t o n S e l e c t e d C o m p u t e r i z e d P r o c e d u r e s # 1 1 /1 2 - 1 September 2011 Page 4 Re c # Re c o m m e n d a t i o n Ag r e e m e n t St a t u s Es t . D u e Da t e De p a r t m e n t C o m m e n t s 4. 1 I t i s r e c o m m e n d e d t h e F i n a n c e D e p a r t m e n t de t e r m i n e h o w i t c a n p e r i o d i c a l l y r e v i e w ch a n g e s b y s y s t e m u s e r s o f t h e v e n d o r da t a b a s e . Ad d r e s s e d C o m p l e t e d 4. 2 I t i s r e c o m m e n d e d t h a t t h e F i n a n c e De p a r t m e n t r e v i e w t h e v e n d o r d a t a b a s e a n d in a c t i v a t e t h o s e v e n d o r s w h o h a v e b e e n in a c t i v e f o r m o r e t h a n t h r e e y e a r s . Ad d r e s s e d C o m p l e t e d 5 I t i s r e c o m m e n d e d t h a t t h e F i n a n c e De p a r t m e n t w o r k w i t h d e p a r t m e n t s t o r e v i e w th e p u r p o s e o f i n v o i c e n u m b e r s a n d t h e va r i o u s c o n v e n t i o n s , w h i c h s h o u l d b e f o l l o w e d . Ag r e e P l a n n e d 1 2 / 3 1 / 2 0 1 1 F i n a n c e , A d m i n i s t r a t i o n a n d In t e r n a l a u d i t t o w o r k t o g e t h e r t o pr o v i d e s o m e e x a m p l e s o f ar e a s f o r i m p r o v e m e n t b y de p a r t m e n t . 6. 1 I t i s r e c o m m e n d e d t h a t F i n a n c e o b t a i n ad d i t i o n a l t r a i n i n g a n d r e s o u r c e s f o r ad d r e s s i n g i n f o r m a t i o n r e p o r t i n g r e q u i r e m e n t s . Th e y s h o u l d d e t e r m i n e t h e i n f o r m a t i o n re p o r t i n g r e q u i r e m e n t s f o r a l l t y p e s o f di s b u r s e m e n t s . Ag r e e C o m p l e t e d F i n a n c e - N o c u r r e n t l e g i s l a t i v e ch a n g e s i d e n t i f i e d f o r n e w tr a i n i n g . F i n a n c e h a s a n u m b e r of w a y s t o m o n i t o r f o r c h a n g e s . 6. 2 I t i s r e c o m m e n d e d f o r t h e C o u n t y t o a s s e s s an d i d e n t i f y t h e i r r e p o r t i n g r e q u i r e m e n t s f o r pr o p e r t y t a x i n t e r e s t r e f u n d s a n d i m p l e m e n t pr o c e d u r e s t o a s s u r e a n y r e q u i r e d t a x re p o r t i n g o c c u r s i n a t i m e l y m a n n e r . Ag r e e C o m p l e t e d T h e T a x d e p a r t m e n t i s c u r r e n t l y mo n i t o r i n g p a y m e n t s f o r t h e s e si t u a t i o n s . 7 I t i s r e c o m m e n d e d t h a t F i n a n c e c o n s i d e r st a r t i n g t h e c o l l e c t i o n o f t a x r e p o r t i n g in f o r m a t i o n w h e n v e n d o r s a r e s e t u p ( i f > $ 6 0 0 is e x p e c t e d t o b e e x p e n d e d ) i n s t e a d o f d u r i n g th e y e a r - e n d r e p o r t i n g p r o c e s s . C o l l e c t i n g o f th i s i n f o r m a t i o n m a y b e a i d e d b y e f f o r t s i n de p a r t m e n t s a s t h e s e v e n d o r r e l a t i o n s h i p s a r e se t u p . Ag r e e C o m p l e t e d F i n a n c e i s n o w c o l l e c t i n g ta x p a y e r i n f o r m a t i o n w h i l e se t t i n g u p t h e v e n d o r . Fo l l o w - u p r e p o r t o n S e l e c t e d C o m p u t e r i z e d P r o c e d u r e s # 1 1 /1 2 - 1 September 2011 Page 5 Re c # Re c o m m e n d a t i o n Ag r e e m e n t St a t u s Es t . D u e Da t e De p a r t m e n t C o m m e n t s 8 I t i s r e c o m m e n d e d t h e C o u n t y c o n s i d e r in v e s t i g a t i n g u s e o f t e c h n o l o g i e s t o s u p p o r t in p u t e n t r y o f a c c o u n t s p a y a b l e . P e r h a p s a f t e r th a t i s t e s t e d a n d e s t a b l i s h e d i n F i n a n c e , de p a r t m e n t s c a s e u s e s i m i l a r p r o c e s s e s t o in p u t a n d b a t c h t h e i r a c c o u n t s p a y a b l e in f o r m a t i o n . Ag r e e P a s s n / a F i n a n c e i s o p e n t o D e p a r t m e n t s in i t i a t i n g b a t c h p r o c e s s i n g , ho w e v e r F i n a n c e h a s n o c u r r e n t pl a n s f o r c h a n g i n g t h e ac c o u n t i n g s y s t e m . 9. 1 I t i s r e c o m m e n d e d t h a t t h e C o u n t y c o n s i d e r in c l u d i n g v e r b i a g e i n i t s l e a s e s l i m i t i n g t h e u s e of t h e a d d r e s s o r s p a c e f o r o t h e r b u s i n e s s ac t i v i t i e s w i t h o u t p r i o r w r i t t e n a p p r o v a l . Ag r e e C o m p l e t e d P e r A d m i n i s t r a t i o n , t h i s h a s be e n a d d r e s s e d . 9. 2 I t i s r e c o m m e n d e d t h e C o u n t y p e r i o d i c a l l y pe r f o r m r e v i e w s f o r b u s i n e s s a d d r e s s e s as s o c i a t e d w i t h C o u n t y f a c i l i t i e s . Ag r e e C o m p l e t e d P e r A d m i n i s t r a t i o n , t h i s h a s be e n a d d r e s s e d . {E N D O F R E P O R T }