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HomeMy WebLinkAboutProperty tax rollPr o p e r t y t a x r o l l # 1 0 / 1 1 - 5 J u l y 2 0 11 As s e s s o r ’ s O f f i c e – Pr o p e r t y t a x r o l l De s c h u t e s C o u n t y , Or e g o n David Givans, CPA, CIA De s c h u t e s C o u n t y I n t e r n a l A u d i t o r 13 0 0 N W W a l l S t , S u i t e 2 0 6 Bend, OR 97701 (541) 330-4674 Da v i d . G i v a n s @ d e s c h u t e s . o r g Audit committee: Mi c h a e l S h a d r a c h , C h a i r - P u b l i c m e m b e r Ch r i s E a r n e s t - P u b l i c m e m b e r Ga y l e M c C o n n e l l - P u b l i c m e m b e r Je a n P e d e l t y - P u b l i c m e m b e r Gr e g Q u e s n e l - P u b l i c m e m b e r Je n n i f e r W e l a n d e r - P u b l i c m e m b e r An t h o n y D e B o n e , C o u n t y C o m m i s s i o n e r To m A n d e r s o n , C o m m u n i t y D e v e l o p m e n t D i r e c t o r Sc o t L a n g t o n , C o u n t y A s s e s s o r Pr o p e r t y t a x r o l l # 1 0 / 1 1 - 5 J u l y 2 0 11 TA B L E O F CO N T E N T S : EX E C U T I V E S U M M A R Y 1. I N T R O D U C T I O N 1. 1 . B a c k g r o u n d o n A u d i t … …… … . . … … … … … … … … … …… … … … . . . . . . … … … … … … ...…… 1 1. 2 . O b j e c t i v e s a n d S c o p e … … … … …… … . … … … … … … … … … … … . . … … … … … … … . . . . . . … 1 1. 3 . M e t h o d o l o g y . . . … … …… … . … … … … … … … … . . . . . . … . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . ............ 2 2. B A C K G R O U N D …… . . … … … … … … … … … … … … … … … …… … … . … … … … … … . . … 2 - 5 3. F I N D I N G S A N D O B S E R V A T I O N S …. . … … … … … … … …… … … … . . … … … … . … 5 - 1 8 4. M A N A G E M E N T R E S P O N S E 4. 1 . A s s e s s o r ’ s O f f i c e … … … … … …… . . … … … … … … … … … … … … … …………….......... 19-23 Pr o p e r t y t a x r o l l # 1 0 / 1 1 - 5 J u l y 2 0 11 HI G H L I G H T S Wh y t h i s a u d i t w a s pe r f o r m e d : To a s s e s s h o w w e l l t h e sy s t e m s f o r m a n a g i n g pr o p e r t y t a x v a l u e s a r e wo r k i n g . Wh a t i s r e c o m m e n d e d Re c o m m e n d a t i o n s in c l u d e · e x p l o r i n g a d d i t i o n a l d a t a fr o m t h e e l e c t r o n i c sy s t e m o n c h a n g e s t o va l u e s · c o o r d i n a t i n g w i t h t h e St a t e o n c e n t r a l l y as s e s s e d a c c o u n t s · f u r t h e r i n v e s t i g a t i n g ce n t r a l l y a s s e s s e d pr o p e r t i e s t h a t a r e t a x e d lo c a l l y · d o c u m e n t i n g m o r e o f th e i r p o l i c i e s a n d pr o c e d u r e s · v a l i d a t i n g r e p o r t s t o t h e fr o z e n t a x r o l l · r e v i e w i n g a c c e s s r i g h t s wi t h i n t h e a s s e s s m e n t an d t a x a t i o n s y s t e m · u s i n g a c t u a l r e s u l t s o f op e r a t i o n s f o r r e p o r t i n g pe r f o r m a n c e m e a s u r e s · A d d i t i o n a l p l a n n i n g i s ne e d e d f o r t r a n s i t i o n t o pa p e r l e s s s y s t e m AS S E S S O R ’ S O F F I C E – P r o p e r t y t a x r o l l Wh a t w a s f o u n d Th e a u d i t c o n f i r m e d t h a t t h e A s s e s s o r ’ s O f f i c e h a s , o v e r a ll , i m p l e m e n t e d p r a c t i c e s a n d p r o c e d u r e s t h a t re s u l t i n t h e p r o p e r c a l c u l a t i o n o f t a x a b l e a s s e s s e d v a l u e s. T h e A s s e s s o r ’ s O f f i c e t a k e s a p r o a c t i v e r o l e in c h a l l e n g i n g t h e a c c u r a c y o f t h e i r s y s t e m s t o p r o p e r l y ca l c u l a t e t h e t a x e s , a n a l y z i n g f o r a n o m a l i e s i n va l u e s , a n d c h e c k i n g f o r o p e r a t i o n o f t h e i r s y s t e m s . T h e O r e g o n D e p a r t m e n t o f R e v e n u e a l s o p l a y s a si g n i f i c a n t r o l e i n t h e o v e r s i g h t o f t h e a s s e s s m e n t a n d t ax a t i o n s y s t e m . Th e a u d i t p r o v i d e d s o m e i n f o r m a t i o n t o t a x p a y e r s o n w ha t m a y o c c u r t o t a x a b l e a s s e s s e d v a l u e s i f / w h e n re a l m a r k e t v a l u e r e c o v e r . I t i s a c a u t i o n a r y n o t e f o r t h o s e e x p e r i e n c i n g t a x a b l e a s s e s s e d v a l u e s b e l o w th e m a x i m u m a s s e s s e d v a l u e . T h e e x a m p l e p r o v i d e d s h o w s h ow t h e v a r i o u s v a l u e s u n d e r M e a s u r e 5 0 wo r k u n d e r a s c e n a r i o w h e r e r e a l m a r k e t v a l u e s d e c l i n e a n d t h e n r e c o v e r . I n a d d i t i o n , t h e a u d i t p r o v i d e s hi s t o r i c a l t r e n d i n f o r m a t i o n o n t a x p a y e r s ’ s u c c e s s i n c h a n g in g t h e i r r e a l m a r k e t v a l u e s w i t h t h e B o a r d o f Pr o p e r t y T a x A p p e a l s . Th e a u d i t d i d i d e n t i f y s o m e a r e a s f o r p o t e n t i a l i m p r o ve m e n t . T h e s o f t w a r e s y s t e m u t i l i z e d f o r t h e as s e s s m e n t a n d t a x a t i o n s y s t e m d i d n o t h a v e s o m e o f t h e s u mm a r y l e v e l c o n t r o l r e p o r t s o r d a t a ex t r a c t i o n t o o l s a s m i g h t b e u s e f u l f o r m a n a g i n g t h e s y st e m . A c o r p o r a t e p r o p e r t y w a s i d e n t i f i e d t h a t w a s do u b l e a s s e s s e d b e c a u s e t h e S t a t e a l s o p r o v i d e s v a l u e s f o r s o m e c o r p o r a t i o n s . T h e c o r p o r a t i o n w a s aw a r e o f t h i s d o u b l e t a x a t i o n b u t d i d n o t h i n g t o f i x. T h i s d i d n o t a p p e a r t o b e a w i d e s p r e a d i s s u e a n d re l a t e d m o r e t o h o w c o r p o r a t i o n s p r o v i d e i n f o r m a t i o n to t h e S t a t e f o r r e a l p r o p e r t y t a x a t i o n . T h e As s e s s o r ’ s O f f i c e h a d o n e r e p o r t t h e y r e l y o n f o r a n a l y s e s th a t c o u l d n o t b e r e c o n c i l e d t o t h e f i n a l t a x r o l l va l u e s . T h e r e w e r e s o m e u s e r s e c u r i t y r i g h t s t o t h e a s s e s s m en t a n d t a x a t i o n s y s t e m t h a t s h o u l d b e re m o v e d , b u t s i n c e t h e r e a r e a l s o C o u n t y l e v e l t e c h n o l o gy c o n t r o l s t h i s w a s a r e l a t i v e l y m i n o r m a t t e r . Th e A s s e s s o r ’ s O f f i c e i s i n t h e m i d s t o f m o v i n g o v e r m o r e o f t h e i r r e c o r d s a n d p r o c e s s t o a p a p e r l e s s sy s t e m . T h e y d o n ’ t h a v e i t a l l f i g u r e d o u t y e t a n d s o a r e m a i n t a i n i n g t w o d i f f e r e n t t y p e s o f s y s t e m s . Th e a u d i t u t i l i z e d p e r m i t i n f o r m a t i o n f r o m t h e C o u n ty ’ s C o m m u n i t y D e v e l o p m e n t D e p a r t m e n t t o d e v e l o p an a l y s e s t o i d e n t i f y p o t e n t i a l o m i t t e d v a l u e f r o m t h e t a x r o l l s . A d d i t i o n a l r e s e a r c h o f s e l e c t e d p r o p e r t i e s th r o u g h a e r i a l p h o t o g r a p h s a n d r e s e a r c h o f t h e r e c o r d s a va i l a b l e d i d n o t i d e n t i f y a n y o m i t t e d v a l u e . A n u m b e r o f p e r f o r m a n c e m e a s u r e s b e i n g u t i l i z e d b y t he A s s e s s o r ’ s O f f i c e w e r e b e i n g c a l c u l a t e d u s i n g bu d g e t a r y v a l u e s w h e n a c t u a l r e s u l t s c o u l d p r o v i d e m o r e ac c u r a t e i n f o r m a t i o n . De s c h u t e s C o u n t y I n t e r n a l A u d i t Pr o p e r t y t a x r o l l # 1 0 / 1 1 - 5 J u l y 2 0 11 Page 1 of 23 1. In t r o d u c t i o n 1. 1 B A C K G R O U N D O N A U D I T Au d i t A u t h o r i t y / p u r p o s e : Th e D e s c h u t e s C o u n t y A u d i t C o m m i t t e e a u t h o r i z e d t h e r ev i e w o f t h e p r o p e r t y t a x r o l l i n t h e f i s c a l y e a r 1 0 / 11 au d i t w o r k p l a n . T h i s r e p o r t c o v e r s t h e p r o p e r t y t a x r ol l , w h i c h i s u t i l i z e d i n c a l c u l a t i n g p r o p e r t y t a x e s . Gi v e n t h a t t h e C o u n t y i s e x p e r i e n c i n g a n u n p r e c e d e n t e d d e c l i n e i n v a l u e s , i t s e e m e d t h a t a r e v i e w o f h o w th o s e v a l u e s a r e h a n d l e d w o u l d h e l p c l a r i f y f o r t a x p a y er s h o w t h e s y s t e m w o r k s a n d t h a t i t i s b e i n g ad m i n i s t e r e d e f f e c t i v e l y . 1. 2 O B J E C T I V E S a n d S C O P E Ob j e c t i v e s i n c l u d e d : 1. R e v i e w d e s i g n a n d e f f e c t i v e n e s s o f s y s t e m o f m a n a g i n g ta x r o l l v a l u e s b y t h e A s s e s s o r ’ s O f f i c e . 2. R e v i e w s e c u r i t y c o n t r o l s o v e r i n f o r m a t i o n s y s t e m s u s e d by t h e A s s e s s o r ’ s O f f i c e t o m a n a g e t h e t a x ro l l . 3. A s t i m e p e r m i t s , s e a r c h f o r p o t e n t i a l o m i t t e d p r o p er t y i m p r o v e m e n t s w i t h a v a i l a b l e r e s o u r c e s . Sc o p e : Th e a u d i t f o c u s w a s o n r e a l p r o p e r t y r e c o r d s u s e d b y t h e A s s e s s o r ’ s O f f i c e f o r d e v e l o p m e n t o f t h e 2 0 1 0 t a x ro l l ( v a l u e d a t e a s o f 1 / 1 / 2 0 1 0 ) u t i l i z e d t o d e v e l o p t h e p r o p e r t y t a x s t a t e m e n t s i s s u e d i n l a t e O c t o b e r 2 0 1 0 . Th e a u d i t d i d n o t f o c u s o n t h e j u d g m e n t o f v a l u e m a d e b y t h e A s s e s s o r ’ s O f f i c e o r t h e D e p a r t m e n t o f Re v e n u e . T h i s i s a l i m i t e d s c o p e a u d i t a n d c o v e r e d o n l y a r e a s w h e r e t h e C o u n t y h a s c o n t r o l . A u d i t w o r k co m m e n c e d i n M a r c h 2 0 1 1 t h r o u g h M a y 2 0 1 1 . D a t a w a s o b t ai n e d f r o m t h e C o u n t y ’ s s y s t e m s i n c l u d i n g t h e as s e s s m e n t a n d t a x a t i o n s y s t e m , B o a r d o f P r o p e r t y T a x A p p ea l s ( B O P T A ) , C o u n t y C o m m u n i t y De v e l o p m e n t D e p a r t m e n t ( p e r m i t s ) , a n d C o u n t y f i n a n c i a l s y s t e m s . S o m e a n c i l l a r y d a t a w a s r e s e a r c h e d fr o m S t a t e a n d C o u n t y i n f o r m a t i o n p u b l i s h e d o n t h e i r r e s p e c t i v e i n t e r n e t s i t e s . Th e A s s e s s o r ’ s O f f i c e w a s g o i n g t h r o u g h a c o n v e r s i o n o f t h e a s s e s s m e n t a n d t a x a t i o n s y s t e m o n t h e O r a c l e pl a t f o r m t o a S Q L p l a t f o r m d u r i n g t h e a u d i t . A c c e s s i b i li t y t o s o m e e l e c t r o n i c d a t a f o r t h e a u d i t f r o m t h e as s e s s m e n t a n d t a x a t i o n s y s t e m w a s n o t p o s s i b l e o r p r a c t i c a l . T h e C o u n t y A s s e s s o r w a s a b l e t o p r o v i d e so m e e l e c t r o n i c d a t a ( E x c e l ) t h a t w a s u s e d t o a n a l y z e t h e t a x r o l l . U n d e r t h e S Q L p l a t f o r m , t h e r e m a y b e be t t e r o p p o r t u n i t i e s f o r t h e C o u n t y t o h a v e d i r e c t a c c es s t o t h e e l e c t r o n i c d a t a . Th e s c o p e d i d n o t i n c l u d e a n y s u b s t a n t i v e w o r k o n t a x c a l c u la t i o n s . Pr o p e r t y t a x r o l l # 1 0 / 1 1 - 5 J u l y 2 0 11 Page 2 of 23 1. 3 M E T H O D O L O G Y Au d i t p r o c e d u r e s i n c l u d e d : D i s c u s s i o n s w i t h A s s e s s o r ’ s O f f i c e a n d D e p a r t m e n t o f R e v e n u e o f f i c i a l s r e g a r d i n g t h e p o t e n t i a l a u d i t ob j e c t i v e s . R e s e a r c h o n s i m i l a r a u d i t s a n d n a t u r e o f f i n d i n g s f r o m th o s e r e p o r t s . D i s c u s s i o n s w i t h v a r i o u s A s s e s s o r ’ s O f f i c e s t a f f t o u n d e r s t a n d h o w t h e i r s y s t e m s o p e r a t e . De v e l o p m e n t o f a p p r o a c h t o a c c e s s d a t a n e e d e d . A n a l y s i s o f r e v e n u e a n d e x p e n d i t u r e d a t a f o r t h e A s s e ss o r ’ s O f f i c e a n d e x p e n d i t u r e d a t a f o r t h e T a x de p a r t m e n t . R e v i e w o f A s s e s s o r ’ s O f f i c e b u d g e t i n f o r m a t i on a n d s t a f f i n g l e v e l s . A n a l y s i s o f t r e n d s i n t h e p r o p e r t y t a x r o l l d a t a . R e s e a r c h a n d a n a l y s i s o f t r e n d s f o r s t a t e a n d s e l e c t e d c o u nt y d a t a o n s e l e c t e d p e r f o r m a n c e me a s u r e s . O b t a i n i n g d e t a i l p r o p e r t y t a x v a l u e s f o r t h e b e g i n n in g a n d e n d i n g t a x r o l l s a n d r e c o n c i l i n g a c t i v i t y f o r de v e l o p m e n t o f e n d i n g p r o p e r t y t a x v a l u e s a n d t a x a b l e a s s e s s e d v a l u e . T w e n t y - f i v e p r o p e r t y ac c o u n t s w e r e s e l e c t e d f o r t h i s w o r k . O b t a i n i n g a n d c o m p a r i n g D e p a r t m e n t o f R e v e n u e p r o v i de d u t i l i t y p r o p e r t y v a l u e s t o t h o s e i n t h e Co u n t y s y s t e m . O b s e r v i n g a n d r e v i e w i n g B O P T A a p p e a l r e s u l t s . R e s e a rc h i n g a n d a n a l y z i n g B O P T A r e s u l t s b y f i s c a l ye a r . B y s t a t u t e a n d d e s i g n , t h e B O P T A p r o g r a m i s r u n i n d e p e n d e n t l y b y t h e C o u n t y C l e r k a n d i s no t a s s o c i a t e d w i t h t h e A s s e s s o r ’ s O f f i c e . O b t a i n i n g a n d r e v i e w i n g s e c u r i t y s e t t i n g s f o r a s s e s s m e n t a nd t a x a t i o n s y s t e m . I d e n t i f y i n g k e y s t a f f an d r e v i e w i n g f o r a n y a c t i v i t y t h e y m i g h t h a v e h a d w it h t h e i r o w n p r o p e r t y a c c o u n t s . O b t a i n i n g a n d a n a l y z i n g i n f o r m a t i o n o n p e r m i t s b y p r op e r t y a c c o u n t t o i d e n t i f y p o t e n t i a l o m i t t e d pr o p e r t i e s . T h e A s s e s s o r ’ s O f f i c e h e l p e d r e s o l v e a n y qu e s t i o n s f o r s e l e c t e d p r o p e r t i e s . W e c o n d u c t e d t h i s p e r f o r m a n c e a u d i t i n a c c o r d a n c e w i t h ge n e r a l l y a c c e p t e d g o v e r n m e n t a u d i t i n g s t a n d a r d s . Th o s e s t a n d a r d s r e q u i r e w e p l a n a n d p e r f o r m t h e a u d i t to o b t a i n s u f f i c i e n t , a p p r o p r i a t e e v i d e n c e t o p r o v i d e a re a s o n a b l e b a s i s f o r o u r f i n d i n g s a n d c o n c l u s i o n s b a s e d o n o u r a u d i t o b j e c t i v e s . W e b e l i e v e t h a t t h e ev i d e n c e o b t a i n e d p r o v i d e s a r e a s o n a b l e b a s i s f o r o u r f i nd i n g s a n d c o n c l u s i o n s b a s e d o n o u r a u d i t ob j e c t i v e s . (2 0 0 7 R e v i s i o n o f G o v e r n m e n t A u d i t i n g S t a n d a r d s , i s su e d b y t h e C o m p t r o l l e r G e n e r a l o f t h e U n i t e d S t a t e s. ) 2. Ba c k g r o u n d As s e s s o r ’ s O f f i c e Th e A s s e s s o r ’ s O f f i c e i s r e s p o n s i b l e f o r i d e n t i f y i n g a l l t a xa b l e p r o p e r t i e s w i t h i n t h e C o u n t y a n d a s s i g n i n g va l u e s a n d p r o p e r t y t a x e s t o t h o s e p r o p e r t i e s . T h e d ep a r t m e n t o p e r a t e s w i t h a b o u t 3 4 e m p l o y e e s . Pr o p e r t y t a x r o l l # 1 0 / 1 1 - 5 J u l y 2 0 11 Page 3 of 23 Fi g u r e I Ne t c o s t o f As s e s s o r ’ s O f f i c e to G e n e r a l f u n d by f i s c a l y e a r (I n f l a t i o n a d j u s t e d ) Th e y a r e a g e n e r a l f u n d f u n c t i o n a n d h a v e o p e r a t e d a t a c o n s i s t e n t n e t c o s t o v e r t h e l a s t f i v e f i s c a l y e a r s (S e e Fi g u r e I ). T h e i n f l a t i o n a d j u s t e d n u m b e r s s h o w a s l i g h t d e c l i ne i n F Y 2 0 1 0 o v e r t h e f i v e y e a r s . So u r c e : C o u n t y f i n a n c i a l i n f o r m a t i o n Th e D e p a r t m e n t o f R e v e n u e p r o v i d e s t h e A s s e s s o r ’ s O f f i c e an d T a x D e p a r t m e n t w i t h s o m e f u n d i n g t h r o u g h th e C A F F A g r a n t ( t h e s e f u n d s a r e a p a r t i a l r e c o v e r y o f D e s c h u t e s C o u n t y r e c o r d i n g f e e s a n d d e l i n q u e n t in t e r e s t o n p r o p e r t y t a x e s c o l l e c t e d a n d p a i d t o t h e D e p ar t m e n t o f R e v e n u e ) . Or e g o n C o u n t i e s A s s e s s m e n t a n d T a x a t i o n S y s t e m ( O R C A T S ) De s c h u t e s C o u n t y i s o n e o f t h e l a r g e r c o u n t i e s u t i l i z i n g a s o f t w a r e s y s t e m d e v e l o p e d b y O r e g o n c o u n t i e s . Th e s y s t e m h a s p r o v e d t o b e f u n c t i o n a l a n d c a p a b l e i n a dd r e s s i n g t h e n e e d s o f t h e s e O r e g o n c o u n t i e s i n $ - $ 5 0 0 , 0 0 0 $ 1 , 0 0 0 , 0 0 0 $ 1 , 5 0 0 , 0 0 0 $ 2 , 0 0 0 , 0 0 0 $ 2 , 5 0 0 , 0 0 0 FY 2 0 0 6 F Y 2 0 0 7 F Y 2 0 0 8 F Y 2 0 0 9 F Y 2 0 1 0 N e t c o s t ( I n f l a t i o n a d j u s t e d e x p e n d i t u r e s l e s s r e v e n u e s ) As s e s s o r ' s O f f i c e - N e t c o s t t o G e n e r a l F u n d Pr o p e r t y t a x r o l l # 1 0 / 1 1 - 5 J u l y 2 0 11 Page 4 of 23 ma i n t a i n i n g t h e a s s e s s m e n t a n d t a x a t i o n s y s t e m . Or e g o n p r o p e r t y t a x s y s t e m ( i n b r i e f ) Or e g o n ’ s p r o p e r t y t a x s y s t e m t r a c k s s p e c i f i c p r o p e r t y v a l u e s an d d o e s n o t g e n e r a l l y c h a n g e w i t h o w n e r s h i p . Mo s t o f t h e r u l e s g o v e r n i n g p r o p e r t y t a x a t i o n v a l u e s a re p r o v i d e d f o r i n O R S s e c t i o n s 3 0 5 t h r o u g h 3 0 9 ( a n d as s o c i a t e d a d m i n i s t r a t i v e r u l e s ) . T h e t a x y e a r s t a r t i n g J u ly 1 st a n d r e f l e c t s v a l u e a s o f t h e p r e c e d i n g J a n u a r y 1 st . T h e a s s e s s m e n t r o l l i n c l u d e s a l l t a x a b l e r e a l p r o p e r ty , p e r s o n a l p r o p e r t y , m a n u f a c t u r e d s t r u c t u r e s , a n d ut i l i t y p r o p e r t y a s o f J a n u a r y 1 st . Th e r e a r e p r i m a r i l y t h r e e t y p e s o f p r o p e r t y v a l u e s t r ac k e d : · R e a l M a r k e t V a l u e ( R M V ) – T h e A s s e s s o r h a s d e t e r m i n e d t h is m a r k e t v a l u e o n t h e p r o p e r t y a s o f t h e as s e s s m e n t d a t e . R e a l m a r k e t v a l u e r e p r e s e n t s “ th e a m o u n t o f c a s h t h a t c o u l d b e e x p e c t e d t o b e pa i d b y a n i n f o r m e d b u y e r a n d a n i n f o r m e d s e l l e r e a c h a ct i n g w i t h o u t c o m p u l s i o n i n a n a r m ’ s l e n g t h tr a n s a c t i o n . ” T h i s v a l u e i s b a s e d o n p r o f e s s i o n a l j u d g m e n t . · M a x i m u m A s s e s s e d V a l u e ( M A V ) – T h i s i s n o t n e c e s s a r i l y r e p or t e d o n t a x s t a t e m e n t s b u t i s t h e pr o p e r t y v a l u e b a s e d o n t h e 1 9 9 5 v a l u e l e s s 1 0 % ( M e a s ur e 5 0 v a l u e ) . T h e M A V i s i n c r e a s e d 3 % p e r ye a r a s l o n g a s t h e a s s e s s e d v a l u e i s n o t b a s e d o n R M V . T hi s v a l u e w i l l b e i n c r e a s e d f o r a n y ad d i t i o n a l p r o p e r t y v a l u e ( o r e x c e p t i o n v a l u e ) a d d e d i n t h e c u r r e n t y e a r . N e w v a l u e a d d e d i s ad j u s t e d t o a r e l a t i v e M e a s u r e 5 0 v a l u e . · A s s e s s e d v a l u e ( A V ) i s t h e l e s s o r o f t h e R M V a n d M A V a n d is t h e v a l u e u s e d t o c a l c u l a t e p r o p e r t y ta x e s . W h e n p r o p e r t i e s a r e s u b j e c t t o s p e c i a l v a l u a t i o n m e t h od s ( s u c h f a r m o r f o r e s t d e f e r r a l ) , a d d i t i o n a l va l u a t i o n b a s e s a r e c r e a t e d a n d u s e d . N u m e r o u s e x e m p t i o ns a n d d e f e r r a l s r e d u c e t a x a b l e a s s e s s e d va l u e . T h e s e i n c l u d e p r o p e r t i e s u s e d f o r : · r e l i g i o u s · e x e m p t o r g a n i z a t i o n s · g o v e r n m e n t a l · o p e n o r c o m m o n s p a c e · f a r m l a n d · f o r e s t l a n d · d i s a b l e d v e t e r a n s Pr o p e r t y t a x r o l l # 1 0 / 1 1 - 5 J u l y 2 0 11 Page 5 of 23 Fi g u r e I I Pr o p e r t y t a x r o l l tr e n d s b y f i s c a l ye a r So u r c e : T a x r o l l f i g u r e s p u b l i s h e d b y A s s e s s o r ’ s O ff i c e Fo r a n u m b e r o f y e a r s , t h e R M V f a r e x c e e d e d t h e M A V . T h i s g e n e r a l l y l e d t o t h e s i t u a t i o n w h e r e t a x a b l e as s e s s e d v a l u e s g r e w a t t h e s t a t u t o r y r a t e o f 3 % . I n r e c e nt y e a r s , t h e R M V h a s d e c l i n e d q u i c k l y a n d f o r so m e p r o p e r t i e s , t h e R M V i s b e c o m i n g t h e b a s i s f o r t a x a b l e a s s e s s e d v a l u e . R e s i d e n t i a l p r o p e r t i e s ac c o u n t e d f o r m o s t o f t h e s e i n F Y 2 0 1 1 . N e a r l y 1 8 % o f r e s i d e n t i a l v a l u e a s s e s s e d i s d e t e r m i n e d b a s e d o n re a l m a r k e t v a l u e s a n d t h o s e v a l u e s a r e o n a v e r a g e 1 5 % b e l o w t h e m a x i m u m a s s e s s e d v a l u e . 3. F i n d i n g s an d Ob s e r v a t i o n s Th e s e f i n d i n g s a r e i n t e n d e d t o a s s i s t t h e A s s e s s o r ’ s O f f i c e a nd C o u n t y m a n a g e m e n t e v a l u a t e w h e t h e r im p r o v e m e n t s a r e n e e d e d i n h o w t h e p r o p e r t y t a x r o l l i s a d m i n i s t e r e d . T h e f i n d i n g s i d e n t i f i e d w e r e n o t co n s i d e r e d s i g n i f i c a n t d e f i c i e n c i e s . Au d i t f i n d i n g s r e s u l t f r o m i n c i d e n t s o f n o n - c o m p l i a n c e wi t h s t a t e d p r o c e d u r e s a n d / o r d e p a r t u r e s f r o m pr u d e n t o p e r a t i o n . T h e f i n d i n g s a r e , b y n a t u r e , s u b j ec t i v e . T h e a u d i t d i s c l o s e d c e r t a i n p o l i c i e s , p r o c e d u r e s - 5 , 0 0 0 1 0 , 0 0 0 1 5 , 0 0 0 2 0 , 0 0 0 2 5 , 0 0 0 3 0 , 0 0 0 3 5 , 0 0 0 4 0 , 0 0 0 02 / 0 3 0 3 / 0 4 0 4 / 0 5 0 5 / 0 6 0 6 / 0 7 0 7 / 0 8 0 8 / 0 9 0 9 / 1 0 1 0 / 1 1 V a l u a t i o n ( i n m i l l i o n s ) Fi s c a l y e a r Ta x R o l l T r e n d s M5 R e a l M a r k e t v a l u a t i o n o f a l l p r o p e r t y As s e s s e d V a l u a t i o n o f t a x a b l e p r o p e r t y Pr o p e r t y t a x r o l l # 1 0 / 1 1 - 5 J u l y 2 0 11 Page 6 of 23 an d p r a c t i c e s t h a t c o u l d b e i m p r o v e d . T h e a u d i t w a s n e i th e r d e s i g n e d n o r i n t e n d e d t o b e a d e t a i l e d s t u d y o f ev e r y r e l e v a n t s y s t e m , p r o c e d u r e o r t r a n s a c t i o n . A c c o r d i ng l y , t h e o p p o r t u n i t i e s f o r i m p r o v e m e n t p r e s e n t e d in t h e r e p o r t m a y n o t b e a l l - i n c l u s i v e o f a r e a s w h e r e im p r o v e m e n t m a y b e n e e d e d a n d d o n o t r e p l a c e e f f o r t s ne e d e d t o d e s i g n a n e f f e c t i v e s y s t e m o f i n t e r n a l c o n t r o l . A s i g n i f i c a n t d e f i c i e n c y i s d e f i n e d a s a n i n t e r n a l co n t r o l d e f i c i e n c y t h a t c o u l d a d v e r s e l y a f f e c t t h e e n t i t y ’s a b i l i t y t o i n i t i a t e , r e c o r d , p r o c e s s , a n d r e p o r t fi n a n c i a l d a t a c o n s i s t e n t w i t h t h e a s s e r t i o n s o f m a n a g e m e n t i n t h e f i n a n c i a l s t a t e m e n t s . Fi g u r e I I I Hy p o t h e t i c a l ex a m p l e o f im p a c t t o t a x a b l e as s e s s e d v a l u e s on r e c o v e r y o f re a l m a r k e t va l u e s Ta x p a y e r s f i n d i n g t a x r e l i e f o n l o w e r r e a l m a r k e t v al u e s m a y b e s u r p r i s e d i f / w h e n va l u e s r e c o v e r . In f u t u r e y e a r s s h o u l d r e a l m a r k e t v a l u e ( R M V ) i n c r e a s e , t h e t a x a b l e a s s e s s e d v a l u e ( T A V ) w i l l i n c r e a s e t o th e f u l l e x t e n t u n t i l t h e m a x i m u m a s s e s s e d v a l u e ( M A V ) i s r e a c h e d . Fi g u r e I I I , b e l o w , s h o w s a h y p o t h e t i c a l ex a m p l e t o s h o w h o w t h i s m i g h t w o r k i f p r o p e r t y v a l u e s re c o v e r . A l o w e r r e a l m a r k e t v a l u e d o e s n o t e s t a b l i s h a n e w m a x i mu m a s s e s s e d v a l u e . T h e M A V w a s f r o z e n a t 10 3 % o f a s s e s s e d v a l u e i n t h e y e a r t h a t R M V d e c l i n e d b e l ow a s s e s s e d v a l u e . T h e r e s u l t c o u l d b e a si g n i f i c a n t i n c r e a s e i n t a x a b l e v a l u e i n t h e y e a r t h e r e i s r e a l m a r k e t v a l u e a p p r e c i a t i o n . Yr 1 Y r 2 Y r 3 Y r 4 Ma x i m u m A s s e s s e d V a l u e 1 0 0 , 0 0 0 $ 1 0 3 , 0 0 0 $ 1 0 3 , 0 0 0 $ 1 0 3 , 0 0 0 $ Re a l M a r k e t V a l u e 1 1 0 , 0 0 0 $ 8 0 , 0 0 0 $ 7 5 , 0 0 0 $ 1 1 0 , 0 0 0 $ Ta x a b l e A s s e s s e d V a l u e 1 0 0 , 0 0 0 $ 8 0 , 0 0 0 $ 7 5 , 0 0 0 $ 1 0 3 , 0 0 0 $ $ 6 0 , 0 0 0 $ 7 0 , 0 0 0 $ 8 0 , 0 0 0 $ 9 0 , 0 0 0 $ 1 0 0 , 0 0 0 $ 1 1 0 , 0 0 0 $ 1 2 0 , 0 0 0 Y r 1 Y r 2 Y r 3 Y r 4 T a x a b l e A s s e s s e d V a l u e Ma x i m u m A s s e s s e d V a l u e Re a l M a r k e t V a l u e Pr o p e r t y t a x r o l l # 1 0 / 1 1 - 5 J u l y 2 0 11 Page 7 of 23 Th i s m i g h t n o t b e w e l l u n d e r s t o o d b y p r o p e r t y o w n e r s , le t a l o n e t h o s e p u r c h a s i n g p r o p e r t i e s t h a t a r e b e i n g as s e s s e d a t l o w e r r e a l m a r k e t l e v e l s . O n e s m a l l a d v a n t a g e f o r t h e t a x p a y e r s i n t h e s e s i t u a t i o n s i s t h e M A V wi l l n o t c o n t i n u e t o g r o w a t 3 % w h i l e t h e R M V i s b e l o w t h e m a x i m u m a s s e s s e d v a l u e . T h i s w i l l l i m i t t h e gr o w t h o f t h e m a x i m u m a s s e s s e d v a l u e w h i l e t h e t a x a b l e a s s e s s e d v a l u e i s d e t e r m i n e d b y r e a l m a r k e t va l u e s . “ T h e m a x i m u m a s s e s s e d v a l u e s h a l l e q u a l 1 0 3 % o f t h e p r o p e r t y ’ s a s s e s s e d v a l u e f r o m t h e p r i o r y e a r o r 100 percent of pr o p e r t y ’ s m a x i m u m a s s e s s e d v a l u e f r o m t h e p r i o r y e ar w h i c h e v e r i s g r e a t e r . “ O R S § 3 0 8 . 1 4 6 Pr o p e r t y t a x v a l u e r o l l a p p e a r s t o b e w o r k i n g a s d e si g n e d . No s i g n i f i c a n t i s s u e s w e r e n o t e d i n r e c a l c u l a t i n g t h e a s s e s s e d v a l u e s o n s p e c i f i c p r o p e r t i e s s e l e c t e d . Tw e n t y - f i v e a c c o u n t s w e r e s e l e c t e d ( r e s i d e n t i a l a n d c o m m e r ci a l ) f o r r e v i e w a n d y i e l d e d n o s i g n i f i c a n t fi n d i n g s o n t a x r o l l v a l u e s . D u r i n g t h e a u d i t , s i n c e w e c o u l d n o t d e t e r m i n e a w a y t o r e c o n c i l e t h e o v e r a l l sy s t e m ( s e e s e p a r a t e f i n d i n g ) , w e c h o s e t o s e l e c t a n u m b e r o f p r o p e r t y a c c o u n t s f o r r e v i e w . T h e g o a l w a s to v a l i d a t e t h e u n d e r l y i n g v a l u e s c a l c u l a t e d f r o m t h e be g i n n i n g t a x r o l l t h r o u g h t o t h e e n d i n g t a x r o l l v alues an d t h e a s s o c i a t e d t a x a b l e a s s e s s e d v a l u e u t i l i z e d . T h e r e w e r e n o e x c e p t i o n s n o t e d w h e r e v a l u e w a s mi s c a l c u l a t e d . To t a l r e a l m a r k e t o f t h e s e l e c t e d p r o p e r t i e s w a s n e a r l y $ 8 4 m i l l i o n a n d s e v e n o f t h e t w e n t y - f i v e ( 2 8 % ) w e r e be i n g t a x e d o n t h e i r r e a l m a r k e t v a l u e ( i . e . t h e i r re a l m a r k e t v a l u e w a s l e s s t h a n t h e i r m a x i m u m a s s e s s e d va l u e . ) . Fo r e a c h p r o p e r t y s e l e c t e d , w e a n a l y z e d t h e a s s e s s m e n t a n d t a x a t i o n s y s t e m ’ s d e v e l o p m e n t o f e a c h o f t h e ty p e s o f v a l u e t h r o u g h t o t h e e n d i n g t a x a b l e a s s e s s e d v a lu e . P r o p e r t y a c c o u n t v a l u e s a r e a d j u s t e d b a s e d on t h e d e s i g n a n d u s e o f t h e t a x a n d a s s e s s m e n t s y s t e m . T he t y p e s o f a c c o u n t v a l u e t r a c k e d a r e t y p i c a l l y Re a l M a r k e t V a l u e ( R M V ) , M a x i m u m A s s e s s e d V a l u e ( M A V ) , T a x a b l e A s s e s s e d V a l u e ( T A V ) a n d M e a s u r e 5 v a l u e ( M 5 ) a n d i n t h e c a s e o f s p e c i a l l y a s s e s s e d p r o p e r t i es , M a x i m u m S p e c i a l A s s e s s e d V a l u e ( M S A V ) . Th e k i n d s o f c h a n g e s m o s t f r e q u e n t l y e n c o u n t e r e d i n t h e s y s t e m w e r e : • c a r r y i n g o v e r o f b e g i n n i n g t a x r o l l v a l u e s • a p p l y i n g t r e n d s t o v a l u e s • a p p l y i n g c h a n g e d p r o p e r t y r a t i o t o n e w v a l u e s b r o u g h t o n . T h i s r e s t a t e s t h o s e v a l u e s i n t e r m s of M e a s u r e 5 0 . • p r o v i d i n g n e w v a l u e s f o r c o n s t r u c t i o n , s e g r e g a t i o n o r ad d i t i o n o f v a l u e • a p p l y i n g r e d u c t i o n s f o r B O P T A a p p e a l s • a p p l y i n g v a l u a t i o n c o n c l u s i o n s Pr o p e r t y t a x r o l l # 1 0 / 1 1 - 5 J u l y 2 0 11 Page 8 of 23 • a p p l y i n g e x e m p t i o n s o r d e f e r r a l s • a p p l y i n g s t a t u t o r y 3 % i n c r e a s e t o m a x i m u m a s s e s s e d v a l u e in a p p r o p r i a t e c i r c u m s t a n c e s Th e s y s t e m t r a c k e d a n d s u p p o r t e d e a c h c h a n g e i n v a l u e a n d t h e r e s u l t i n g t a x a b l e a s s e s s e d v a l u e . T h e so u r c e o f t h e c h a n g e c o u l d b e t r a c k e d t o a u t o m a t e d s y s t e m e n t r i e s a n d / o r s t a f f e n t r i e s . Om i t t e d p r o p e r t y r e v i e w d i d n o t i d e n t i f y a n y p o t e n t ia l o m i s s i o n s . Th e a u d i t t e s t i n g f o r o m i t t e d p r o p e r t y w a s v e r y l i m i t ed . T h e f o c u s w a s o n a v a i l a b l e d a t a w i t h a n a n a l y s i s o f pr o p e r t i e s w i t h m u l t i p l e p e r m i t s a n d n o t i n d i c a t i n g ot h e r i m p r o v e m e n t v a l u e . T h e r e w e r e n o p r o p e r t i e s id e n t i f i e d t h a t w e r e l e f t u n r e s o l v e d w i t h t h e A s s e s s o r ’ s Of f i c e . Th e a u d i t o b t a i n e d a d a t a b a s e b y p r o p e r t y a c c o u n t , w h ic h i n c l u d e d a l l o f t h e C o u n t y p e r m i t s r e c o r d e d b y t h e Co u n t y ’ s C o m m u n i t y D e v e l o p m e n t D e p a r t m e n t . O u t o f s o me 9 5 t h o u s a n d p r o p e r t i e s i n t h e d a t a b a s e , t h e au d i t w a s a b l e t o i d e n t i f y n e a r l y t h r e e t h o u s a n d t h a t h a d s o m e f o r m o f p e r m i t i s s u e d a n d d i d n o t s h o w im p r o v e m e n t v a l u e . A s e l e c t i o n o f n i n e t y - f o u r p r o p e r t ie s f o r r e v i e w d i d n o t i d e n t i f y a n y o m i t t e d p r o p e r t i es. Th e l a c k o f i m p r o v e m e n t v a l u e w a s e x p l a i n e d p r i m a r i l y by o n e o r m o r e r e a s o n s , s u c h a s l a c k o f o b s e r v a b l e im p r o v e m e n t s i n i n t e r n e t a e r i a l p h o t o g r a p h s o r I m p r o v em e n t s t h a t a r e e x e m p t . E x e m p t p r o p e r t i e s id e n t i f i e d w e r e o f t e n F e d e r a l , s t a t e o r l o c a l g o v e r nm e n t i n s t i t u t i o n s a s w e l l a s c h u r c h e s , n o n - p r o f i t or g a n i z a t i o n s , a n d n e i g h b o r h o o d c o m m o n a r e a s . As s e s s o r ’ s O f f i c e p e r f o r m s a d d i t i o n a l p r o p e r t y t a x ca l c u l a t i o n p r o o f i n g . Th e C o u n t y A s s e s s o r ’ s O f f i c e p e r f o r m s a n i n d e p e n d e n t p r o o f in g o f t h e c a l c u l a t i o n o f t a x e s p r i o r t o i s s u a n c e of t h e t a x s t a t e m e n t s . T h e p r o o f i n g p r o v i d e s a d d i t i o n al s u p p o r t t h a t t h e i r a s s e s s m e n t a n d t a x a t i o n s y s t e m i s op e r a t i n g a s d e s i g n e d a n d p r o p e r l y h a n d l i n g t h e m a n y it e r a t i v e t a x c a l c u l a t i o n s . N o i s s u e s w e r e n o t e d i n th e r e v i e w o f t h e c u r r e n t t a x r o l l . Or e g o n D e p a r t m e n t o f R e v e n u e p r o v i d e s a d d i t i o n a l o v er s i g h t / i n v o l v e m e n t . Th e O r e g o n D e p a r t m e n t o f R e v e n u e i s c h a r g e d w i t h o v e r si g h t o f t h e C o u n t y a s s e s s m e n t a n d t a x a t i o n fu n c t i o n . T h e y r e v i e w , a p p r o v e a n d p r o v i d e i n p u t o n t h e C o u n t y ’ s r a t i o s t u d y d e v e l o p e d f o r a p p l y i n g t h e i r ma s s - m a r k e t v a l u a t i o n s t u d i e s t o d e t e r m i n e r e a l m a r k e t v al u e s . T h e c o m m e n t l e t t e r s f r o m t h e D e p a r t m e n t Pr o p e r t y t a x r o l l # 1 0 / 1 1 - 5 J u l y 2 0 11 Page 9 of 23 of R e v e n u e w e r e o b t a i n e d f o r t h e l a s t t h r e e y e a r s a n d t h e y i d e n t i f i e d n o s i g n i f i c a n t i s s u e s o r re c o m m e n d a t i o n s . T h e y h a v e a l s o n o t a d j u s t e d t h e A s s e s s o r ’ s r a t i o s t u d y . Th e O r e g o n D e p a r t m e n t o f R e v e n u e p r o v i d e s t h e v a l u e s f o r c e r t a i n t y p e s o f p r o p e r t y ( p r i m a r i l y l a r g e in d u s t r i a l a n d u t i l i t y p r o p e r t i e s ) . U t i l i t y p r o p e r t y i s p l a c e d o n a s t a t e w i d e a s s e s s m e n t r o l l a n d a l l o c a t e d t o co u n t i e s . T h e a u d i t c o m p a r e d t h e v a l u e s f o r u t i l i t y pr o p e r t i e s p r o v i d e d t o t h e a m o u n t s o n t h e t a x r o l l w ithout ex c e p t i o n . T o t a l a s s e s s e d v a l u e a g r e e d a m o u n t e d t o $ 4 3 7 m i l l i o n . Ta b l e I BO P T A a c t i v i t y by f i s c a l y e a r Bo a r d O f P r o p e r t y T a x A p p e a l s ( B O P T A ) o b s e r v a t i o n s an d a n a l y s e s . Th e B o a r d o f P r o p e r t y T a x A p p e a l s ( B O P T A ) p r o g r a m i s op e r a t e d b y t h e C o u n t y C l e r k ’ s o f f i c e . T h e y pr o v i d e a n o p p o r t u n i t y f o r t a x p a y e r s t o a p p e a l t h e r ea l m a r k e t v a l u e o f t h e i r p r o p e r t y . T h e b u r d e n o f p roof is on t h e p e t i t i o n e r . D u r i n g t h e a u d i t , t h e r e w a s a n o pp o r t u n i t y t o o b s e r v e a n u m b e r o f c o m m e r c i a l a n d re s i d e n t i a l a p p e a l s b r o u g h t b e f o r e B O P T A . T h e B o a r d wa s r e s p e c t f u l a n d p r o f e s s i o n a l a n d l i s t e n e d t o b o t h si d e s o f t h e c a s e . T h e f o l l o w i n g t a b l e s h o w s t h e t r e n d in B O P T A a p p e a l s a n d t h e e x t e n t o f s u c c e s s b y ow n e r s t o r e d u c e t h e r e a l m a r k e t v a l u e . S o m e c h a n g e s t o r e a l m a r k e t v a l u e d o n o t i m p a c t t a x a b l e as s e s s e d v a l u e . So u r c e : S u m m a r y o f A c t i o n s – C o u n t y B o a r d o f P r o p e rt y T a x A p p e a l s r e c o r d e d b y t h e D e s c h u t e s C o u n t y C l erk. B O P T A Fi s c a l Ye a r Ac c o u n t s s t i p u l a t e d Ac c o u n t s ap p e a l e d Ac c o u n t s re d u c e d B O P T A As s e s s e d v a l u e ad d r e s s e d B O P T A As s e s s e d v a l u e re d u c e d % of Ac c o u n t s re d u c e d % of Assessed value reduced 02 / 0 3 0 4 7 6 1 1 0 1 3 2 , 1 3 3 , 4 1 6 $ 9 , 0 7 6 , 3 1 9 $ 2 3 . 1 % 6 . 9 % 03 / 0 4 1 3 6 9 7 8 1 1 2 , 1 5 4 , 2 9 5 3 , 8 5 2 , 5 3 5 2 1 . 4 % 3 . 4 % 04 / 0 5 1 1 3 2 7 7 4 1 0 0 , 0 0 7 , 6 7 0 7 , 1 2 2 , 5 4 2 2 5 . 1 % 7 . 1 % 05 / 0 6 1 5 8 8 3 0 3 5 , 3 9 7 , 0 4 0 2 , 7 1 9 , 4 5 5 4 3 . 7 % 7 . 7 % 06 / 0 7 1 6 1 6 3 9 5 8 5 , 4 0 1 , 3 3 3 2 1 , 3 6 3 , 7 3 8 6 2 . 0 % 2 5 . 0 % 07 / 0 8 2 2 2 6 8 6 8 8 6 , 9 0 7 , 2 8 6 5 , 0 3 6 , 7 4 9 3 1 . 0 % 5 . 8 % 08 / 0 9 7 8 8 0 6 2 9 3 1 7 6 , 7 5 8 , 2 1 0 1 2 , 5 4 4 , 8 4 4 4 2 . 0 % 7 . 1 % 09 / 1 0 1 7 2 2 0 9 0 4 4 5 4 0 8 , 6 2 5 , 8 8 2 2 3 , 2 0 2 , 7 3 4 2 7 . 3 % 5 . 7 % 1 0 / 1 1 26 1 2 3 1 1 9 6 6 5 8 5 , 0 3 9 , 6 6 6 $ 6 9 , 8 5 2 , 6 4 5 $ 4 7 . 7 % 1 1 . 9 % Pr o p e r t y t a x r o l l # 1 0 / 1 1 - 5 J u l y 2 0 11 Page 10 of 23 As a n t i c i p a t e d , t h e v o l u m e a n d m a g n i t u d e o f p r o p e r t i e s g o i n g t h r o u g h B O P T A h a v e i n c r e a s e d . I t i s n o t cl e a r t h a t t h e s e r a t i o s h a v e a n y s p e c i f i c r e l e v a n c e t o p e r fo r m a n c e o f t h e A s s e s s o r ’ s O f f i c e w i t h o u t a d d i t i o n a l an a l y s e s a n d d i s c u s s i o n . T h e i n c r e a s e s m a y b e d u e t o a n y c o m bi n a t i o n o f f a c t o r s i n c l u d i n g : · t h e n a t u r e o f m a s s m a r k e t a p p r a i s a l · t h e e c o n o m y · t h e r a p i d d e c l i n e i n p r o p e r t y v a l u e s · t h e v a l u e s r e p o r t e d i n N o v e m b e r b e i n g f r o m J a n u a r y 1 st v a l u e s . Du r i n g t h e c o u r s e o f t h e a u d i t , a n u m b e r o f a d j u s t m e n t s f r o m B O P T A a p p e a l s w e r e t r a c e d t h r o u g h t o pr o p e r t i e s a n d t h e i r a s s o c i a t e d t a x r o l l v a l u e s w i t h o u t i s s u e . Ad d i t i o n a l c o n t r o l s c o u l d b e o f v a l u e . Th e a s s e s s m e n t a n d t a x a t i o n s o f t w a r e s y s t e m d o e s n o t p r o v i de d a t a e x t r a c t i o n t o o l s f o r c h a n g e s i n t h e sy s t e m t h a t a l l o w m o r e e f f e c t i v e a n a l y s e s a n d o v e r s i g h t . T h i s c o u l d b e p a r t i c u l a r l y u s e f u l i n r e c o n c i l i n g va l u e d e v e l o p m e n t a s c h a n g e s a r e a p p l i e d . T h e s y s t e m d o es p r o v i d e c e r t a i n s p e c i f i c r e p o r t s a n d y o u c a n vi e w d e t a i l f o r a s p e c i f i c p r o p e r t y b u t n o t h i n g t h a t pr o v i d e s a b i g g e r p i c t u r e v i e w o f t h e c h a n g e s a n d ex p o r t i n g f o r a d d i t i o n a l a n a l y s e s . Th i s p r e c l u d e s r e c o n c i l i n g o v e r a l l c h a n g e a c t i v i t y a n d r e q ui r e s r e v i e w a t t h e a c c o u n t l e v e l . T h i s a l s o pr e c l u d e s a n a l y z i n g f o r p a t t e r n s i n c h a n g e s t o a c c o u n t s o r l o o k i n g f o r u n u s u a l p a t t e r n s i n c h a n g e s . T h e As s e s s o r ’ s O f f i c e w i l l p e r i o d i c a l l y w a t c h v a l u e c h a n g e s b e f o re a n d a f t e r a u t o m a t e d s y s t e m e v e n t s . I t c o u l d be m u c h m o r e e f f i c i e n t i f t h e y h a d t o o l s a v a i l a b l e t o lo o k a t w h a t c h a n g e s w e r e o c c u r r i n g o v e r t h e e n t i r e da t a b a s e a n d a s s e s s t h e i r a p p r o p r i a t e n e s s . Th e d e v e l o p e r o f t h e a s s e s s m e n t a n d t a x a t i o n s y s t e m ( H e l i on ) l i k e d t h e i d e a o f r e c o n c i l i n g a c t i v i t y f o r t h e ov e r a l l s y s t e m b u t h a s n o t r e c e i v e d i n p u t f r o m C o u n t i e s t h a t t h e y w a n t t h a t i n c l u d e d i n t h e s y s t e m ( a n d a r e wi l l i n g t o p a y f o r i t . ) . T h e s o f t w a r e d e v e l o p e r w a s i n t e r e s t e d a n d t h o u g h t i t m i g h t b e g o o d t o p u r s u e . Having th e a b i l i t y t o r e v i e w a c t i v i t y b y i n p u t m a y p r o v i d e gr e a t e r e f f i c i e n c i e s a n d o v e r s i g h t . Th e s i g n i f i c a n t l e v e l o f i n t e r a c t i o n w i t h t h e p u b l i c a nd t h e i r c o n c e r n a n d i n t e r e s t w i t h t h e p r o p e r t y t a x s y s t em wh e t h e r i t b e o n t h e i r o w n p r o p e r t y , a n e i g h b o r ’ s p r op e r t y o r a n o t h e r p r o p e r t y o f i n t e r e s t p r o v i d e s a n o n going di s c u s s i o n a n d r e v i e w o f t h e p r o c e s s . T h r o u g h t h i s p r o c e s s om i t t e d p r o p e r t i e s a r e i d e n t i f i e d , e r r o r s a r e re s o l v e d a n d i n f o r m a t i o n d i s s e m i n a t e d . Pr o p e r t y t a x r o l l # 1 0 / 1 1 - 5 J u l y 2 0 11 Page 11 of 23 As s e s s o r u t i l i z e s e x t e n s i v e a n a l y t i c a l t e s t s ( > 1 0 0 ) t o a s s u r e t h e v a l i d i t y o f v a l u e s . T h e s e h a v e b e e n pr o c e d u r a l i z e d a s p a r t o f t h e a n n u a l p r o p e r t y t a x r o l l p r e p a r a t i o n . T h e s y s t e m p r o v i d e s a n a m p l e a u d i t t r a il fo r e a c h p r o p e r t y f o r a l l c h a n g e s a p p l i e d . T h e f o c u s is o n t h e e n d i n g p r o p e r t y v a l u e s a n d n o t h o w t h e y w e r e ac h i e v e d . M u c h l i k e a n a c c o u n t i n g s y s t e m s , t h e e n d r e s u l t is i m p o r t a n t b u t l o o k i n g f o r a n o m a l i e s i n a p p l i e d ch a n g e s o n a s u m m a r y l e v e l a n d b y p e r s o n c a n s o m e t i m e s b e v e r y t e l l i n g . Th e A s s e s s o r ’ s O f f i c e s t a f f h a v e a l s o w o r k e d w i t h i n t h e i r a va i l a b l e r e s o u r c e s t o p r o a c t i v e l y i d e n t i f y s o m e co d i n g p r o b l e m s w i t h h a n d l i n g o f c e r t a i n t a x d i s t r i c t s t hr o u g h u s e o f c r e a t i v e r e p o r t s . T h e e m p h a s i s h a s be e n t o s e e h o w i d e n t i f i e d i s s u e s c a n b e a d d r e s s e d e f f e c t i v el y f o r a l l a c c o u n t s . It i s r e c o m m e n d e d , i f c o s t p e r m i t s , f o r t h e A s s e s s o r’ s O f f i c e t o e x p l o r e w h e t h e r t h e s y s t e m d a t a co u l d b e m a d e a c c e s s i b l e t o r e c o n c i l e i n t o t a l t h e ch a n g e s o c c u r r i n g . T h e a c c e s s t o t h e c h a n g e da t a w o u l d a l s o p r o v i d e a n o p p o r t u n i t y t o i d e n t i f y co n t r o l s o v e r d i f f e r e n t t y p e s o f c h a n g e s . Ce n t r a l l y a s s e s s e d p r o p e r t i e s l a c k e f f e c t i v e c o o r d i na t i o n . Th e O r e g o n D e p a r t m e n t o f R e v e n u e p r o v i d e s p r o p e r t y t ax v a l u e s f o r n u m e r o u s l a r g e i n d u s t r i a l a n d u t i l i t y pr o p e r t i e s a c r o s s t h e s t a t e . P a r t o f t h i s i s f o r c o n s i s t e n cy a n d p a r t o f t h i s i s b e i n g b u s i n e s s f r i e n d l y . Pr o p e r t i e s t h a t a r e v a l u e d b y t h e S t a t e a r e t e r m e d c en t r a l l y a s s e s s e d . T h e a u d i t i d e n t i f i e d s o m e l o c a l l y as s e s s e d p r o p e r t i e s f o r a c o r p o r a t i o n t h a t w a s c e n t r a l l y a s s e ss e d . A f t e r s o m e r e s e a r c h f r o m t h e S t a t e a n d a c o n t a c t w i t h t h e c o r p o r a t i o n , i t w a s d e t e r m i n e d t h a t th e s e p r o p e r t i e s w e r e i n c l u d e d o n b o t h t a x r o l l s ( l o c a l l y as s e s s e d a n d c e n t r a l l y a s s e s s e d . ) T h e c o r p o r a t i o n i n d i c a t e d th e y w e r e a w a r e o f t h i s . Th e S t a t e a n d C o u n t y s h o u l d c o o r d i n a t e h o w p r o p e r t i e s ar e r e c o n c i l e d a n d a c c o u n t e d d u r i n g p r e p a r a t i o n o f th e t a x r o l l s . Th e d u p l i c a t i o n r e s u l t e d i n a r e f u n d c h e c k o f p r o p e r t y t a x e s f o r o v e r f o r t y t h o u s a n d d o l l a r s . Th e O r e g o n D e p a r t m e n t o f R e v e n u e d o e s n o t p r o v i d e s u f fi c i e n t i n f o r m a t i o n t o k n o w w h a t a c c o u n t s t h e y ha v e i n c l u d e d i n t h e i r c e n t r a l l y a s s e s s e d v a l u e . C o u n t y st a f f , s i n c e t h e y w e r e n o t n o t i f i e d b y t h e S t a t e , p u t th e s e v a l u e s o n t h e t a x r o l l . I t i s n o t c l e a r w h y t h e co r p o r a t i o n d i d n o t m a k e a n y e f f o r t t o n o t i f y t h e S t a te or Co u n t y . It i s r e c o m m e n d e d f o r t h e A s s e s s o r ’ s O f f i c e i n c o l l ab o r a t i o n w i t h t h e S t a t e o f O r e g o n d e t e r m i n e i f ad d i t i o n a l p r o c e d u r e s c o u l d i m p r o v e c o o r d i n a t i o n o f t h e s e c e n t r a l l y a s s e s s e d a c c o u n t s . Pr o p e r t y t a x r o l l # 1 0 / 1 1 - 5 J u l y 2 0 11 Page 12 of 23 It i s r e c o m m e n d e d t h a t l o c a l l y a s s e s s e d p r o p e r t i e s fo r e a c h c e n t r a l l y a s s e s s e d c o r p o r a t i o n b e re v i e w e d t o s e e i f t h e y a r e a p p r o p r i a t e . Ad d i t i o n a l w r i t t e n p r o c e d u r e s c o u l d b e u s e f u l . Th e d e p a r t m e n t h a s a n u m b e r o f p r o c e s s e s d o c u m e n t e d , b u t a d d i t i o n a l d o c u m e n t a t i o n c o u l d b e p e r f o r m e d fo r p r o c e s s e s a n d p r o c e d u r e s . T h i s w o u l d a l s o p e r t a i n t o t h e u s e o f t h e a s s e s s m e n t a n d t a x a t i o n s y s t e m , wh i c h h a s b e e n n o t e d i n p r i o r i n t e r n a l a u d i t r e p o r t s . Co m m u n i c a t i o n i s a n e s s e n t i a l c o m p o n e n t o f i n t e r n a l c o nt r o l s . W r i t t e n p o l i c i e s a n d p r o c e d u r e s a r e e f f e c t i v e fo r c o n t r o l s . W e l l - d e s i g n e d a n d m a i n t a i n e d p o l i c i e s a n d p r o c e d u r e s e n h a n c e a c c o u n t a b i l i t y a n d co n s i s t e n c y . T h e r e s u l t i n g d o c u m e n t a t i o n i s a l s o u s e f u l f or t r a i n i n g a n d c r o s s - t r a i n i n g p e r s o n n e l . Th e l a c k o f c o m p r e h e n s i v e w r i t t e n a c c o u n t i n g p r o c e d u r e s c a n l e a d t o i n a d e q u a t e l y p l a n n e d c o n t r o l s , in a d e q u a t e s u p e r v i s i o n , p o o r a n d i n a d e q u a t e t r a i n i n g , a n d l a c k o f a d h e r e n c e t o s t a t e d c o n t r o l p r o c e d u r e s . Th e A s s e s s o r ’ s O f f i c e h a s c o m p l e t e d s o m e w o r k t o w a r d s d e v e l o p in g w r i t t e n p r o c e d u r e s a n d h a s n u m e r o u s jo b s c r o s s t r a i n e d . It i s r e c o m m e n d e d f o r t h e A s s e s s o r ’ s O f f i c e t o d o c u me n t i t s o p e r a t i n g p o l i c i e s a n d p r o c e d u r e s . T h e pr o c e d u r e s s h o u l d e m p h a s i z e t h e a r e a s o f o p e r a t i o n , an d s u p e r v i s i o n . T h e s e p o l i c i e s a n d pr o c e d u r e s s h o u l d b e a v a i l a b l e t o a l l e m p l o y e e s a n d s h o u l d i n c l u d e , i n d e t a i l , t h e r e s p o n s i b i l i t i e s o f ea c h e m p l o y e e . De t a i l r e p o r t s h o u l d b a l a n c e t o c e r t i f i e d t a x r o l l an d h i g h l i g h t s p r o b l e m w i t h r e p o r t de v e l o p e d . Th e C o u n t y A s s e s s o r a n d s t a f f r e l i e s o n a d e t a i l e d r e p o r t o n p r o p e r t y a c c o u n t s t o a n a l y z e f o r a n o m a l i e s i n pr o p e r t y t a x v a l u e s . O n e c o m p o n e n t o f t h i s r e p o r t d i d n o t b a l a n c e a n d t h e r e p o r t d i d n o t i n a g g r e g a t e m a t ch th e t a x r o l l . H e l i o n , t h e s o f t w a r e p r o v i d e r f o r t h e a s s e s s m e n t s y s t e m h a d n o t c o n s i d e r e d t h e r e p o r t c o u l d b e us e d i n t h i s m a n n e r a n d h a d n o t t i e d o u t t h e r e p o r t t o t h e t a x r o l l . T h e r e p o r t b y s p e c i f i c p r o p e r t y w a s re a s o n a b l y c l o s e b u t n o t a c c u r a t e . Re l i a n c e o n k e y r e p o r t s r e p r e s e n t s a c r i t i c a l c o n t r o l a n d th e s e s h o u l d b e r e c o n c i l e d t o e x p e c t e d v a l u e . I n Pr o p e r t y t a x r o l l # 1 0 / 1 1 - 5 J u l y 2 0 11 Page 13 of 23 th i s c a s e , t h e y s h o u l d h a v e b e e n r e c o n c i l e d t o t h e f r o z e n t a x r o l l . He l i o n a s s u r e s t h e C o u n t y t h e c o m p l e t e d t a x r o l l i s a c c u ra t e , a s i t b a l a n c e s w i t h o t h e r r e p o r t s , b u t t h a t i t is no t c o s t e f f e c t i v e a t t h i s t i m e t o g o b a c k a n d r e - r u n t h e c o r r e c t e d r e p o r t . Pr o p e r t i e s a r e r e c o n c i l e d a n d t e s t e d i n d i v i d u a l l y a n d ne v e r r e c o n c i l e d i n t o t a l . T h e s o f t w a r e p r o v i d e r h a s si n c e f i x e d t h e r e p o r t a n d b e l i e v e s i t c a n b e u s e d t o r e co n c i l e w h e n t h e t a x r o l l i s f r o z e n t h i s F a l l . It i s r e c o m m e n d e d f o r t h e A s s e s s o r ’ s O f f i c e t o v a l i da t e t h e i r d e t a i l r e p o r t s t o t h e f r o z e n t a x r o l l . Se c u r i t y f o r A s s e s s m e n t a n d T a x a t i o n s y s t e m r e l i e s on C o u n t y s y s t e m c o n t r o l s . On e s i g n i f i c a n t c o n t r o l o v e r t h e a s s e s s m e n t a n d t a x a t i o n sy s t e m i s t h a t i t r e q u i r e s c o n c u r r e n t a c c e s s t o t h e Co u n t y i n f o r m a t i o n s y s t e m s . T h e C o u n t y i s g o o d a t k e e p in g u p t o d a t e w h e n p e o p l e l e a v e a n d d i s c o n t i n u e s th e i r I T a c c e s s . I n r e v i e w o f t h e a s s e s s m e n t a n d t a x a t i o n s y s t e m , n o t e d t h e A s s e s s o r ’ s O f f i c e h a d o n e s t a f f pe r s o n w i t h a c t i v e s e c u r i t y a c c e s s w h e n t h e y w e r e n o l o n g e r e m p l o y e d . T h e T a x d e p a r t m e n t a l s o h a d a t le a s t o n e s t a f f p e r s o n w h o s e a c c e s s r i g h t s w e r e i n e x c e s s o f w ha t w a s n e c e s s a r y . A r e v i e w o f k e y u s e r s i n th e A s s e s s o r ’ s O f f i c e i d e n t i f i e d t w o u s e r s h a d u s e d t h e i r a c c e s s t o t e s t e n t r i e s o n t h e i r o w n r e a l e s t a t e re c o r d s . T h e s e e n t r i e s w e r e r e v i e w e d w i t h t h e C o u n t y As s e s s o r a n d r e l a t e d t o s t a f f t e s t i n g t h e i r s y s t e m s o n th e i r o w n a c c o u n t s a n d n o c h a n g e s w e r e m a d e t h a t a f f e c t e d v a l u e o r t a x e s . Us e r r i g h t s s h o u l d b e p e r i o d i c a l l y r e v i e w e d a n d m o n i t o r ed . In t h e a b s e n c e o f r e v i e w a n d m o n i t o r i n g s t a f f m a y b e a bl e t o a f f e c t c h a n g e s w h e r e t h e y a r e n o t s u p p o s e d t o . Th i s i s e s p e c i a l l y n e c e s s a r y f o r k e y u s e r s w h o h a v e a g r e a t e r a b i l i t y t o p r o c e s s t r a n s a c t i o n s . Ke y u s e r s d i d h a v e a c c e s s t o a t e s t s e r v e r b u t i t i s n o t a l wa y s u s a b l e f o r e v e r y t e s t i n g c i r c u m s t a n c e . T h e Co u n t y A s s e s s o r a l s o p e r f o r m s r e v i e w s o f v a l u e s f o r h i s m a n ag e r s a n d p e r i o d i c a l l y h a s t h e S t a t e r e v i e w th e m . It i s r e c o m m e n d e d f o r t h e A s s e s s o r ’ s O f f i c e a n d T a x D e p a r t m e n t t o p e r i o d i c a l l y r e v i e w t h e l e v e l a n d ex t e n t o f a c c e s s r i g h t s p r o v i d e d . It i s a l s o s u g g e s t e d f o r u s e r s w i t h s i g n i f i c a n t r i g ht s t h a t t h e r e b e s o m e m e t h o d t o r e v i e w i n g t h e na t u r e a n d t y p e o f c h a n g e s m a d e . Pr o p e r t y t a x r o l l # 1 0 / 1 1 - 5 J u l y 2 0 11 Page 14 of 23 Pe r f o r m a n c e m e a s u r e s c o u l d b e i m p r o v e d u s i n g a c t u a l r e s u l t s . Th e A s s e s s o r ’ s O f f i c e i n c l u d e s a n u m b e r o f m e a s u r e s i n t h e bu d g e t t h a t c o m p a r e D e s c h u t e s w i t h o t h e r co u n t i e s . T h e s e m e a s u r e s i n c l u d e : · c o s t p e r a c c o u n t a n d · a d m i n i s t r a t i v e e x p e n s e a s a p e r c e n t a g e o f t a x i m p o s e d . Th e n u m b e r s p r o v i d e d d o n o t a p p e a r t o m a t c h u p w i t h th e a c t u a l r e s u l t s f o r t h e f i s c a l y e a r s s h o w n . T h e ac t u a l r e s u l t s a r e m u c h b e t t e r . T h e d a t a a p p e a r s t o h av e b e e n t a k e n f r o m t h e i n f o r m a t i o n s u b m i t t e d b y Co u n t y ’ s f o r t h e C o u n t y A s s e s s m e n t F u n c t i o n s F u n d i n g A s s i s t a nc e ( C A F F A ) p r o g r a m , w h i c h i s b a s e d o n bu d g e t a r y a m o u n t s p r o v i d e d . Th o u g h b u d g e t a r y i n f o r m a t i o n p r e s e n t s a p l a n f o r t h e y e a r , t h e a c t u a l r e s u l t s a r e a b e t t e r i n d i c a t o r o f t h e pe r f o r m a n c e a c h i e v e d . Or e g o n p u b l i s h e s a r e p o r t t i t l e d “ 2 0 1 1 R e p o r t o n t h e He a l t h o f t h e O r e g o n P r o p e r t y T a x S y s t e m ” o n t h e he a l t h o f t h e O r e g o n p r o p e r t y t a x s y s t e m . T h e i n f o r m at i o n p r o v i d e s c o s t a n d s t a t i s t i c a l i n f o r m a t i o n o n t h e as s e s s m e n t a n d t a x a t i o n s y s t e m . T h e d a t a a p p e a r s t o c o m e fr o m t h e C A F F A p r o g r a m a n d a d j u s t e d f o r in f l a t i o n . T h e S t a t e ’ s r e p o r t c o n c l u d e s t h a t O r e g o n ’ s p r o p e r t y t a x s y s t e m i s “ h e a l t h y ” . I t i s n o t c l e a r t h a t the St a t e e v e r g o e s b a c k a n d r e v i e w s t h e a c t u a l r e s u l t s o f a s s e ss m e n t a n d t a x a t i o n o p e r a t i o n s . Th e f o l l o w i n g g r a p h s p r e s e n t t h e C o u n t y ’ s a c t u a l c o s t s f o r a s s e s s m e n t a n d t a x a t i o n , t h e s t a t e a v e r a g e va l u e s r e p o r t e d , a n d a v e r a g e s f o r t h e c o u n t i e s o f L a n e , J a c k s o n a n d L i n n c o u n t i e s f o r c o m p a r i s o n pu r p o s e s . A m o u n t s w e r e a d j u s t e d f o r i n f l a t i o n c o n s i s t e n t w i t h t h e s t a t e a v e r a g e s . D a t a f o r t h e s e m e a s u r e s co u l d b e d e v e l o p e d f r o m p u b l i c l y a v a i l a b l e i n f o r m a t i o n, s u c h a s p r o p e r t y t a x r e p o r t s a s w e l l a s f i n a n c i a l st a t e m e n t s . C o u n t i e s , i n g e n e r a l , w i l l o u t p e r f o r m t h e s t a t e a v e r a g e s b e c a u s e a c t u a l e x p e n d i t u r e s w i l l ge n e r a l l y t r e n d b e l o w b u d g e t e d l e v e l s . I n m o s t c a s e s , th e y w e r e s u b s t a n t i a l l y b e t t e r a n d s h o w e d v e r y po s i t i v e t r e n d s . T h e s e a r e b a s e d o n e x p e n d i t u r e s a n d a r e n o t o f f s e t b y r e v e n u e s ( f o r w h i c h t h e r e a r e s o m e , in c l u d i n g t h e C A F F A g r a n t m o n i e s ) . T h e s e a m o u n t s a r e f or t h e A s s e s s o r ’ s O f f i c e a n d t h e T a x d e p a r t m e n t . Pr o p e r t y t a x r o l l # 1 0 / 1 1 - 5 J u l y 2 0 11 Page 15 of 23 Fi g u r e I V Ad m i n i s t r a t i o n co s t a s a pe r c e n t a g e o f RM V b y f i s c a l ye a r In Fi g u r e I V , t h e t r e n d i n m e a s u r e s o n t h e a d m i n i s t r a t i v e c o s t o f t he c o l l e c t i o n s y s t e m s h o w s f o r D e s c h u t e s Co u n t y a l o w e r p e r c e n t a g e t r e n d ( l o w e r i s b e t t e r ) t h a n t h e i d e n t i f i e d c o m p a r a b l e c o u n t i e s a n d o v e r t i m e . 0. 0 0 0 % 0. 0 0 5 % 0. 0 1 0 % 0. 0 1 5 % 0. 0 2 0 % 0. 0 2 5 % 05 / 0 6 0 6 / 0 7 0 7 / 0 8 0 8 / 0 9 0 9 / 1 0 % o f t o t a l c o s t s t o R M V Fi s c a l Y e a r Ad m i n i s t r a t i o n c o s t s a s a % o f R e a l M a r k e t V a l u e St a t e m e a s u r e ( B u d g e t ) De s c h u t e s Co m p a r a b l e c o u n t y a v g . Pr o p e r t y t a x r o l l # 1 0 / 1 1 - 5 J u l y 2 0 11 Page 16 of 23 Fi g u r e V Ad m i n i s t r a t i v e ef f i c i e n c y me a s u r e b y f i s c a l ye a r Th e Fi g u r e V c h a r t i n d i c a t e s h o w m u c h b e t t e r ( h i g h e r i s b e t t e r ) t h e ac t u a l r e s u l t s a r e f o r t h e C o u n t y t h a n re p o r t e d w i t h i n t h e s t a t e ’ s i n f o r m a t i o n . 0510 15 20 25 30 05 / 0 6 0 6 / 0 7 0 7 / 0 8 0 8 / 0 9 0 9 / 1 0 N u m b e r o f p r o p e r t y t a x a c c o u n t s m a n a g e d p e r $ 1 0 0 0 c o s t Fi s c a l y e a r Ad m i n i s t r a t i v e e f f i c i e n c y o f t h e p r o p e r t y t a x s y s t e m (i n f l a t i o n a d j u s t e d c o s t s ) St a t e m e a s u r e ( B u d g e t ) De s c h u t e s Co m p a r a b l e c o u n t y a v g . Pr o p e r t y t a x r o l l # 1 0 / 1 1 - 5 J u l y 2 0 11 Page 17 of 23 Fi g u r e V I Ad m i n i s t r a t i v e co s t t o t a x e s im p o s e d In Fi g u r e V I c o s t s a s a p e r c e n t a g e o f R M V f o r D e s c h u t e s C o u n t y a r e m u ch b e t t e r ( l o w e r i s b e t t e r ) t h a n t h e se l e c t e d c o m p a r a b l e . Or g a n i z a t i o n s w i l l h a v e a c l e a r e r m e a s u r e o f t h e i r a c t i vi t i e s w h i l e u s i n g a c t u a l r e s u l t s . I t i s o u r un d e r s t a n d i n g t h a t t h e D e p a r t m e n t o f R e v e n u e h a s d e v el o p e d t h e C A F F A a p p l i c a t i o n a n d t h e y d o n o t ro u t i n e l y r e c o n c i l e r e p o r t e d a m o u n t s t o a c t u a l b u d g e t s o r a c t u a l r e s u l t s f r o m c o u n t i e s . Th e s e a r e r e l a t i v e l y n e w p e r f o r m a n c e m e a s u r e s u s e d b y th e A s s e s s o r ’ s O f f i c e a n d a r e a m o v e i n t h e r i g h t di r e c t i o n . T h i s m a k e s t h e m i d e a l f o r c o m p a r i s o n a n d b e nc h m a r k i n g p u r p o s e s . H o w e v e r , t h e y a r e n o t 0. 0 0 % 0. 5 0 % 1. 0 0 % 1. 5 0 % 2. 0 0 % 2. 5 0 % 05 / 0 6 0 6 / 0 7 0 7 / 0 8 0 8 / 0 9 0 9 / 1 0 % o f c o s t s t o t a x e s i m p o s e d Fi s c a l y e a r Co s t s o f a d m i n i s t r a t i o n o f t a x s y s t e m t o t a x e s i m p o se d De s c h u t e s Co m p a r a b l e c o u n t y a v g . Pr o p e r t y t a x r o l l # 1 0 / 1 1 - 5 J u l y 2 0 11 Page 18 of 23 ne c e s s a r i l y r e f l e c t i v e o f t h e e f f o r t s o f t h e A s s e s s o r ’ s O f f ic e . It i s r e c o m m e n d e d f o r t h e A s s e s s o r ’ s O f f i c e t o a n a l yz e a n d u t i l i z e p e r f o r m a n c e m e a s u r e s u s i n g t h e ac t u a l r e s u l t s o f o p e r a t i o n s . Pr o p e r t y j a c k e t s y s t e m i s n o l o n g e r f u l l y u t i l i z e d . Th e A s s e s s o r ’ s O f f i c e h a s h i s t o r i c a l l y m a i n t a i n e d p r o p e r t y ja c k e t s t o c o l l e c t a n d m a i n t a i n m a n y o f t h e hi s t o r i c a l v a l u a t i o n i n f o r m a t i o n f o r p r o p e r t i e s . H o w e ve r , a s t h e A s s e s s o r ’ s O f f i c e i s w o r k i n g t o b e c o m e pa p e r l e s s , t h e m a i n t e n a n c e a n d u s e o f t h e s e j a c k e t s h a s b e c o me l e s s e f f i c i e n t . M o r e r e c e n t e f f o r t s a r e n o t lo c a t e d i n t h e j a c k e t s a n d t h e s e j a c k e t s w e r e f o u n d t o b e em p t y f o r m a n y o f t h e p r o p e r t i e s s e l e c t e d f o r re v i e w . N e w d a t a i s p u t i n t o t h e c o m p u t e r s y s t e m d i r e c t ly o r b y s c a n n i n g . T h e A s s e s s o r ’ s O f f i c e h a s sc a n n e d i n o v e r 7 0 % o f t h e p h o t o s a n d d i a g r a m s f r o m t h e j a c k e t s . T h e j a c k e t s a n d t h e e l e c t r o n i c s y s t e m ar e e a c h i n c o m p l e t e o n t h e i r o w n . A p r o p e r t y r e c o r d s s y s t e m s h o u l d b e u t i l i z e d t h a t i s c o m pl e t e , a c c u r a t e a n d e f f i c i e n t . S y s t e m s p r e d i c a t e d o n ma n u a l p r o c e s s e s c a n w o r k , b u t i t a p p e a r s t h e A s s e s s o r ’ s O f f i ce h a s c o n t i n u e d t o u s e t h e s e j a c k e t s a s t h e y bu i l d m o r e e l e c t r o n i c v e r s i o n s o f t h e i n f o r m a t i o n . T h e p l a n s a p p e a r t o i n c l u d e f i n i s h i n g t h e c o n v e r s i o n t o pa p e r l e s s a n d d i s c o n t i n u i n g t h e u s e o f t h e j a c k e t s . It i s r e c o m m e n d e d t h e A s s e s s o r ’ s O f f i c e d e v e l o p a p la n t o c o m p l e t e t h e i r c o n v e r s i o n / u p g r a d e f r o m th e p r o p e r t y j a c k e t s y s t e m t o a n e l e c t r o n i c b a s e d s ys t e m i n a t i m e l y m a n n e r . Ad d i t i o n a l s u b j e c t s i d e n t i f i e d f o r p o t e n t i a l f u t u r e i n t e r n a l a u d i t p r o j e c t s . Ar e a s i d e n t i f i e d f o r p o t e n t i a l f u t u r e i n t e r n a l a u d i t w o r k i n c l u d e d ( i n n o p a r t i c u l a r o r d e r ) : · e x e m p t i o n s · d e f e r r a l s · v a l u a t i o n · p e r s o n n e l p r o p e r t y · o m i t t e d p r o p e r t y s e a r c h o n s o m e o t h e r b a s i s . Pr o p e r t y t a x r o l l # 1 0 / 1 1 - 5 J u l y 2 0 11 Page 19 of 23 4. MA N A G E M E N T RE S P O N S E S 4. 1 As s e s s o r ’ s Of f i c e (S c o t L a n g t o n , Co u n t y As s e s s o r ) Da t e : J u l y 2 7 , 2 0 1 1 To : D a v i d G i v a n s , C o u n t y I n t e r n a l A u d i t o r Fr o m : S c o t L a n g t o n , D e s c h u t e s C o u n t y A s s e s s o r RE : M a n a g e m e n t ’ s r e s p o n s e t o A u d i t r e p o r t Da v e , Th a n k y o u f o r y o u r e f f o r t s o n o u r r e c e n t a u d i t . E v en t h o u g h t h i s a u d i t t o o k t i m e a n d r e s o u r c e s f r o m o ur of f i c e , i t i s w o r t h w h i l e t o h a v e a n i n d e p e n d e n t t h i rd p a r t y r e v i e w o u r o p e r a t i o n s . W e a r e p l e a s e d t h a t no t h i n g o f s i g n i f i c a n c e w a s i d e n t i f i e d a s a r e a s o f co n c e r n ; a n d t h a t w e a r e o v e r a l l a c c u r a t e l y a n d e f f iciently ad m i n i s t e r i n g t h e p r o p e r t y t a x s y s t e m . Be l o w w e h a v e r e s p o n d e d t o t h o s e a r e a s y o u r a u d i t m ad e r e c o m m e n d a t i o n s 3. F I N D I N G S Ad d i t i o n a l c o n t r o l s c o u l d b e o f v a l u e It i s r e c o m m e n d e d , i f c o s t p e r m i t s , f o r t h e A s s e s s o r ’ s O f f i ce t o e x p l o r e w h e t h e r t h e s y s t e m d a t a A s s e s s o r ’ s O f f i c e Scot Langton, Assessor 1 3 0 0 N W W a l l S t , S u i t e 2 0 0 B e n d , O r e g o n 9 7 701 ( 5 4 1 ) 3 8 8 - 6 5 0 8 F A X : ( 5 4 1) 330-4629 w w w .co.deschutes.or.us Pr o p e r t y t a x r o l l # 1 0 / 1 1 - 5 J u l y 2 0 11 Page 20 of 23 4. 1 As s e s s o r ’ s Of f i c e (C o n t i n u e d ) co u l d b e m a d e a c c e s s i b l e t o r e c o n c i l e i n t o t a l t h e ch a n g e s o c c u r r i n g . T h e a c c e s s t o t h e c h a n g e da t a w o u l d a l s o p r o v i d e a n o p p o r t u n i t y t o i d e n t i f y co n t r o l s o v e r d i f f e r e n t t y p e s o f c h a n g e s . We a g r e e w i t h t h e a u d i t o r s ’ c o m m e n t s a n d a r e a l w a y s l o o ki n g f o r m o r e w a y s t o m o n i t o r o u r d a t a . Ho w e v e r , a s n o t e d i n t h e a u d i t , t h i s w i l l b e d o n e i f co s t p e r m i t s . W e h a v e l i m i t e d f u n d s f o r e x t r a p r o g r a m i ng an d c u s t o m r e p o r t s . T h e s o f t w a r e w e a r e u s i n g , O R C A T S , i s c u r r e n t l y b e i n g u t i l i z e d b y 1 1 O r e g o n co u n t i e s w i t h a u s e r g r o u p m a d e u p o f t h o s e c o u n t i e s s e t ti n g w o r k p r i o r i t i e s f o r w h a t o u r v e n d o r , H e l i o n So f t w a r e I n c . , w i t h w o r k o n . T h e w o r k t o b e d o n e o n t h e s y s t e m i s d i s c u s s e d a n d d e c i d e d a t s e m i a n n u a l us e r m e e t i n g s . D e s c h u t e s w i l l p r o p o s e f o r c o n s i d e r a t i o n t hi s c o m p r e h e n s i v e s y s t e m w i d e r e p o r t i n g t o o l a t th e u p c o m i n g u s e r m e e t i n g t h i s A u g u s t . Ce n t r a l l y a s s e s s e d p r o p e r t i e s l a c k e f f e c t i v e c o o r d i na t i o n Re c o m m e n d a t i o n : T h e A s s e s s o r ’ s O f f i c e i n c o l l a b o r a t io n w i t h t h e S t a t e o f O r e g o n d e t e r m i n e i f ad d i t i o n a l p r o c e d u r e c o u l d i m p r o v e c o o r d i n a t i o n o f th e s e c e n t r a l l y a s s e s s e d a c c o u n t s . I t i s re c o m m e n d e d t h a t l o c a l l y a s s e s s e d p r o p e r t i e s f o r e a ch c e n t r a l l y a s s e s s e d c o r p o r a t i o n b e r e v i e w e d to s e e i f t h e y a r e a p p r o p r i a t e . We a g r e e w i t h t h e a u d i t o r t h a t t h e O r e g o n D e p a r t m e n t o f R e v e n u e ( D O R ) d o e s n o t p r o v i d e s u f f i c i e n t in f o r m a t i o n t o k n o w t h e e x a c t l o c a t i o n o f t h e a c c o u n t s t he y h a v e i n c l u d e d i n t h e i r c e n t r a l l y a s s e s s e d r o l l th a t t h e y p r o v i d e t o o u r o f f i c e . H o w e v e r t h i s i s p a r t i al l y d u e t o t h e f a c t t h a t D O R i s r e l i a n t o n t h e i n f o rmation th e c o m p a n y p r o v i d e s . A l s o m u c h o f t h e i n f o r m a t i o n g i v en t o t h e D O R b y t h e c o m p a n i e s i s c o n f i d e n t i a l a n d ca n n o t b e s h a r e d w i t h t h e c o u n t i e s p e r O r e g o n R e v i s e d S ta t u t e s . S o m e c o m p a n i e s w i l l i n t e n t i o n a l l y n o t gi v e t h e l o c a t i o n s o f t h e i r e q u i p m e n t a n d p a y t h e p en a l t y f o r f a i l u r e t o r e p o r t t o D O R . T h e c u r r e n t system of t h e D O R s e n d i n g t h e C o u n t y c h a n g e n o t i f i c a t i o n s a n d me m o r a n d u m s w h e n t h e r e i s a c h a n g e b e t w e e n DO R a n d C o u n t y a p p r a i s a l r e s p o n s i b i l i t y i s f u n c t i o n i n g p ro p e r l y g i v e n t h e l i m i t a t i o n s s e t i n O R S . W i t h t h i s on e e x c e p t i o n a s n o t e d i n t h e a u d i t w h e r e t h e c o m p a n y kn o w i n g l y d o u b l e r e p o r t e d a s s e t s , m o s t c o m p a n i e s wi l l a l s o f o l l o w u p w i t h t h e C o u n t y a n d / o r D O R i f t h ey h a v e a q u e s t i o n a b o u t t h e i r t a x s t a t e m e n t , o r i f t hey re c e i v e m o r e t h a t o n e f o r t h e s a m e p r o p e r t i e s . W e w i ll c o n t i n u e t o m o n i t o r t h e u t i l i t y t a x r o l l a n d w i l l co n t i n u e t o w o r k w i t h t h e D O R o n w a y s t o m o r e a c c u r a t e l y a n d e f f i c i e n t l y a d m i n i s t e r t h i s p r o g r a m . Ad d i t i o n a l w r i t t e n p r o c e d u r e s c o u l d b e u s e f u l . Pr o p e r t y t a x r o l l # 1 0 / 1 1 - 5 J u l y 2 0 11 Page 21 of 23 4. 1 As s e s s o r ’ s Of f i c e (C o n t i n u e d ) It i s r e c o m m e n d e d f o r t h e A s s e s s o r ’ s O f f i c e t o d o c u me n t i t s o p e r a t i n g p o l i c i e s a n d p r o c e d u r e s . Th e p r o c e d u r e s s h o u l d e m p h a s i z e t h e a r e a s o f o p e r a t i on , a n d s u p e r v i s i o n . T h e s e p o l i c i e s a n d pr o c e d u r e s s h o u l d b e a v a i l a b l e t o a l l e m p l o y e e s a n d s h o u l d i n c l u d e , i n d e t a i l , t h e r e s p o n s i b i l i t i e s of e a c h e m p l o y e e We a g r e e w i t h t h e a u d i t o r t h a t w e c o u l d i n c l u d e a d d i t io n a l w r i t t e n p r o c e d u r e s t o o u r o f f i c e m a n u a l ; w e be l i e v e i t i s i m p o r t a n t a n d w i l l t a k e s t e p s t o w a r d s i m p r ov i n g a d d i t i o n a l p r o c e d u r e s a n d p o l i c i e s . W r i t t e n do c u m e n t p r o c e d u r e s i s a n o n g o i n g p r o c e s s w i t h t h e e v e r ch a n g i n g p r o p e r t y t a x s y s t e m i n O r e g o n b e i n g so m e t h i n g t h a t w i l l a l w a y s b e o n g o i n g t o s t a y c u r r e n t . De t a i l r e p o r t s h o u l d b a l a n c e t o c e r t i f i e d t a x r o l l an d h i g h l i g h t s p r o b l e m w i t h r e p o r t d e v e l o p e d . It i s r e c o m m e n d e d f o r t h e A s s e s s o r ’ s O f f i c e t o v a l i da t e t h e i r d e t a i l r e p o r t s t o t h e f r o z e n t a x r o l l . We a g r e e w i t h t h e a u d i t o r t h a t a l l o f o u r r e p o r t s t h at a r e u s e d t o v a l i d a t e t h e t a x r o l l s h o u l d b a l a n c e t o the ta x r o l l . A s n o t e d b y t h e a u d i t o r o u r v e n d o r b e l i e v es t h e y h a v e c o r r e c t e d t h e i s s u e w i t h t h e r e p o r t i n qu e s t i o n . W h i l e t h i s r e p o r t w a s g i v e n t o t h e a u d i t o r fo r t h e p u r p o s e o f t h i s a u d i t a n d i s a u s e f u l t o o l i t is not on e o f t h e r e p o r t s ( i n p a r t i c u l a r t h e g i v e n f i e l d t h a t d i d n o t b a l a n c e ) w e u s e t o v a l i d a t e t h e f i n a l v a l u e s we us e i n t h e t a x c a l c u l a t i o n p r o c e s s . A l l r e p o r t s u s e d i n t h e p r e p a r a t i o n o f t h e t a x r o l l b a l a n c e d t o t h e nu m b e r s g e n e r a t e d b y o u r s y s t e m . Se c u r i t y f o r A s s e s s m e n t a n d T a x a t i o n s y s t e m r e l i e s on C o u n t y s y s t e m c o n t r o l s . It i s r e c o m m e n d e d f o r t h e A s s e s s o r ’ s O f f i c e a n d T a x D e p a r t m e n t t o p e r i o d i c a l l y r e v i e w t h e l e v e l an d e x t e n t o f a c c e s s r i g h t s p r o v i d e d . It i s a l s o s u g g e s t e d f o r u s e r s w i t h s i g n i f i c a n t r i g ht s t h a t t h e r e b e s o m e m e t h o d t o r e v i e w i n g t h e na t u r e a n d t y p e o f c h a n g e s m a d e . We a g r e e w i t h t h e a u d i t o r t o p e r i o d i c a l l y r e v i e w t h e l e v e l a n d e x t e n t o f a c c e s s o f r i g h t s p r o v i d e d . W e a l so ag r e e t h a t t h e i m p a c t o f a n y u s e r s s t i l l l e f t w i t h a c c e s s t o o u r a s s e s s m e n t s o f t w a r e i s n e g a t e d b y t h e f a c t th e y h a v e n o a c c e s s t o o u r s e r v e r s t o l o g i n a f t e r t h e c o un t y I T r e m o v e s t h e i r r i g h t s . T h i s o f f i c e a l r e a d y h a s po l i c i e s i n p l a c e t h a t r e q u i r e i m m e d i a t e n o t i f i c a t i o n to b o t h I T a n d t o t h e P e r s o n n e l D e p a r t m e n t t o r e m o v e bo t h c o m p u t e r a n d b u i l d i n g a c c e s s a t w h a t t i m e a n y i n d i v id u a l t e r m i n a t e s e m p l o y m e n t . W e w i l l a l s o a d d t o th i s p o l i c y t o v e r i f y a c c e s s r i g h t s h a v e b e e n r e m o v e d f r o m o u r i n t e r n a l A & T s o f t w a r e s y s t e m . W e c a n n o t Pr o p e r t y t a x r o l l # 1 0 / 1 1 - 5 J u l y 2 0 11 Page 22 of 23 4. 1 As s e s s o r ’ s Of f i c e (C o n t i n u e d ) sp e a k f o r t h e T a x o f f i c e a s t h e y a r e a s e p a r a t e d e p a r t m en t . Ad d i t i o n a l l y i t s h o u l d b e n o t e d t h a t w e h a v e r e p o r t s th a t w e r u n a n n u a l l y t h a t r e p o r t t h e v o u c h e r s a c c e p t e d by p e r s o n a n d d a t e . W e u s e t h i s r e p o r t t o t r a c k t h e t y p e o f v o u c h e r s a c c e p t e d , r e a s o n f o r t h e v o u c h e r , ac c o u n t s t h e v o u c h e r c h a n g e d a n d t h e d a t e t h e c h a n g e s w e r e m a d e . Pe r f o r m a n c e m e a s u r e s c o u l d b e i m p r o v e d u s i n g a c t u a l r e s u l t s . It i s r e c o m m e n d e d f o r t h e A s s e s s o r ’ s O f f i c e t o a n a l yz e a n d u t i l i z e p e r f o r m a n c e m e a s u r e s u s i n g t h e ac t u a l r e s u l t s o f o p e r a t i o n s . Pa r t i a l l y a g r e e , D e s c h u t e s C o u n t y r e c e n t l y w e n t t o a p e r f o r m a n c e b a s e d b u d g e t w i t h t h e B u d g e t Co m m i t t e e r e q u e s t i n g s t a t i s t i c s o n h o w D e s c h u t e s C o u n t y c o m pa r e s t o o t h e r s i m i l a r c o u n t i e s . T h e s e n e w me a s u r e s w e r e d e v e l o p e d f r o m s t a t e w i d e d a t a a v a i l a b l e t h r o u g h t h e O r e g o n D e p a r t m e n t o f R e v e n u e o n in f o r m a t i o n p r o v i d e d t o t h e m f r o m t h e c o u n t i e s a s p a r t o f t h e a n n u a l C o u n t y A s s e s s m e n t a n d T a x a t i o n As s i s t a n c e s G r a n t ( C A F F A ) . W e w i l l e x p l o r e t h e f e a s i b il i t y a n d r e l i a b i l i t y o f u s i n g a c t u a l f i g u r e s i n re p l a c e m e n t o f b u d g e t e d f i g u r e s i f t h o s e a c t u a l s a r e r e ad i l y a v a i l a b l e a n d c o n s i s t e n t t o i n s u r e t h a t w e a r e co m p a r i n g ‘ a p p l e s t o a p p l e s ’ . Pr o p e r t y j a c k e t s y s t e m i s n o l o n g e r f u l l y u t i l i z e d . Re c o m m e n d a t i o n : T h e A s s e s s o r ’ s O f f i c e t o d e v e l o p a p l a n t o c o m p l e t e t h e i r c o n v e r s i o n / u p g r a d e fr o m t h e p r o p e r t y j a c k e t s y s t e m t o a n e l e c t r o n i c b a se d s y s t e m i n a t i m e l y m a n n e r . We a g r e e w i t h t h e a u d i t o r a n d a r e w o r k i n g t o w a r d s o u r g o a l o f b e i n g a n e l e c t r o n i c b a s e d s y s t e m . W e h a v e in t h e p a s t w o r k e d w i t h o u t s i d e v e n d o r s a n d t e m p o r a r y em p l o y e e s t o t r y t o c o m p l e t e t h i s p r o j e c t i n a t i m e l y ma n n e r b u t d u e t o t h e c o s t w e d i s c o n t i n u e d t h e s e p r o j e c t s an d n o w u s e s t a f f t o c o m p l e t e s c a n n i n g a n d da t a e n t r y a s t i m e a l l o w s . W e h a v e a c c o m p l i s h e d a g r e a t d e a l a n d i n t h e p a s t 3 y e a r s a n d h a v e o n l y 3 0 % of t h e d a t a c o n t a i n e d i n t h e a p p r a i s a l j a c k e t s l e f t t o sc a n . W e n o w c a n a c c e s s a l l c u r r e n t i m a g e s , di a g r a m s , e x e m p t i o n a p p l i c a t i o n s , n o t i c e s , s a l e s l e t t e r s , c l er i c a l a n d o m i t t e d e r r o r l e t t e r s , s p r e a d s h e e t ca l c u l a t i o n s , f a r m s p e c i a l a s s e s s m e n t c a l c u l a t i o n s , m a n u f a c t u re d s t r u c t u r e a b a n d o n m e n t n o t i c e s , D O R ut i l i t y m e m o r a n d u m s , B O P T A , M a g i s t r a t e a n d s t i p u l a t i o n a p p e a l n o t i c e s , a n d h i s t o r i c a l t a x l o t c a r d s f r o m ou r p r o p e r t y q u e r y a p p l i c a t i o n . W e a r e a l e a d e r i n th i s a b i l i t y s t a t e w i d e a n d o f t e n h e a r f r o m o t h e r c o u n t ies th a t t h e y w i s h t h e y h a d t h e a b i l i t y t o r e t r i e v e d a t a t h e w a y w e c a n . O u r m o s t r e c e n t e f f o r t i s t o s c a n t h e Pr o p e r t y t a x r o l l # 1 0 / 1 1 - 5 J u l y 2 0 11 Page 23 of 23 4. 1 As s e s s o r ’ s Of f i c e (C o n t i n u e d ) ap p r a i s a l c a r d s , w e h a v e j u s t s t a r t e d t h i s p i l o t p r o j e c t wi t h t h e C i t y o f R e d m o n d r e a p p r a i s a l a n d i f i t p r o v e s su c c e s s f u l t h a t w i l l b e o u r f i n a l s t e p i n e l i m i n a t i n g t he n e e d t o k e e p t h e a p p r a i s a l j a c k e t s . {E n d o f R e p o r t }