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HomeMy WebLinkAboutSB1145 recalculationCo u n t y A d m i n i s t r a t i o n r e p o r t # 1 0 / 1 1 - 6 F e b r u a r y 2 0 1 1 Al l o c a t i o n o f S t a t e G r a n t - i n - A i d M o n i e s re c a l c u l a t i o n a n d a n a l y s e s (A d u l t P a r o l e & P r o b a t i o n a n d S h e r i f f ’ s O f f i c e ) Audit committee: Mi c h a e l S h a d r a c h , C h a i r - P u b l i c m e m b e r Ch r i s E a r n e s t - P u b l i c m e m b e r Ga y l e M c C o n n e l l - P u b l i c m e m b e r Je a n P e d e l t y - P u b l i c m e m b e r Gr e g Q u e s n e l - P u b l i c m e m b e r Je n n i f e r W e l a n d e r - P u b l i c m e m b e r An t h o n y D e B o n e , C o u n t y C o m m i s s i o n e r To m A n d e r s o n , C o m m u n i t y D e v e l o p m e n t D i r e c t o r Sc o t L a n g t o n , County Assessor De s c h u t e s C o u n t y , Or e g o n David Givans, CPA, CIA De s c h u t e s C o u n t y I n t e r n a l A u d i t o r 13 0 0 N W W a l l S t , S u i t e 2 0 0 Bend, OR 97701 (541) 330-4674 da v i d g @ c o . d e s c h u t e s . o r . u s Co u n t y A d m i n i s t r a t i o n R e p o r t # 1 0 / 1 1 - 6 February 2011 {T h i s p a g e l e f t b l a n k } Co u n t y A d m i n i s t r a t i o n R e p o r t # 1 0 / 1 1 - 6 February 2011 TA B L E O F CO N T E N T S : 1. I N T R O D U C T I O N 1. 1 . B a c k g r o u n d o n w o r k … … … … . . … … … … … … …… … … … … … … … ...…… 1 1. 2 . O b j e c t i v e s a n d S c o p e … … … … …… … . … … … … … … … … … … … . . … . … 1 - 2 1. 3 . M e t h o d o l o g y … … … … … … … … … … … …… … . … … … … … … … … . . … … … 2 2. A N A L Y S E S 2. 1 . C o m p a r a t i v e a n a l y s e s / t r e n d s … … … … … … … … … … … … … … … … … . . . 2 - 5 2. 2 . U p d a t e d S B 1 1 4 5 c a l c u l a t i o n … … … … … … … … … … … … … … .............. 5- 6 3. R E C O M M E N D A T I O N S 3. 1 . R e c o m m e n d a t i o n s … . . … … … … … … … … … … … … … … … … … … … ..…. 7-8 3. 2 . P r i o r r e c o m m e n d a t i o n n o t i m p l e m e n t e d … … . . . . … … … … … … … … … . ... 8-9 {N o w r i t t e n r e s p o n s e s w e r e r e c e i v e d f o r t h i s r e p o r t .} Co u n t y A d m i n i s t r a t i o n r e p o r t # 1 0 / 1 1 - 6 F e b r u a r y 2 0 1 1 Page 1 of 9 1. In t r o d u c t i o n 1. 1 BA C K G R O U N D ON RE C A L C U L A T I O N Au t h o r i t y : Th e C o u n t y A d m i n i s t r a t o r r e q u e s t e d t h a t I n t e r n a l A u d i t u p d a t e p r e v i o u s a n a l y s e s p e r f o r m e d i n R e p o r t #0 7 / 0 8 - 6 . T h e r e h a s b e e n s o m e i n d i c a t i o n t h a t w i t h H B3 5 0 8 t h e r e h a s b e e n s o m e c h a n g e i n t h e ut i l i z a t i o n o f t h e J a i l f o r i n m a t e s s o u r c e d t o S B 1 1 4 5 . T h e C o u n t y c o n t i n u e s t o w e i g h t h e u t i l i z a t i o n o f re s o u r c e s b e t w e e n A d u l t P a r o l e a n d P r o b a t i o n D e p a r t m e n t a n d t h e S h e r i f f ’ s O f f i c e . St a t e g r a n t - i n - A i d m o n i e s a r e m o n i e s t h e s t a t e u s e s t o fu n d C o u n t y c o m m u n i t y c o r r e c t i o n s , w h i c h i n c l u d e s fe l o n y s u p e r v i s i o n , p e r f o r m e d b y A d u l t P a r o l e & P r o b a ti o n a n d t o t h e C o u n t y J a i l t o h o u s e f e l o n y i n m a t e s se n t e n c e d t o 1 2 m o n t h s o r l e s s ( S B 1 1 4 5 ) . 1. 2 OB J E C T I V E S a n d S C O P E Ob j e c t i v e s : 1. I d e n t i f y c o m p o s i t i o n ( t o t a l a n d S B 1 1 4 5 ) o f i n m a t e p o p u l a t i o n t o s e e i f t h e y h a v e c h a n g e d s i n c e t h e l a s t an a l y s i s . C o n s i d e r w o r k t o w a r d s o b s e r v i n g o t h e r t r e n d s i n co m p o s i t i o n o v e r t i m e . A l s o c o n s i d e r r e v i e w co m p o s i t i o n o f p r o b a t i o n p a r t i c i p a n t s o v e r t h i s s a m e t i m e p e r i o d . 2. R o u g h r e c a l c u l a t i o n e x e r c i s e – R u n c a l c u l a t i o n s p e r f o r m ed l a s t t i m e w i t h n e w 1 2 m o n t h i n m a t e d a y s in f o r m a t i o n . C a l c u l a t i o n m i g h t r e q u i r e s o m e m o d i f i c a ti o n . C a l c u l a t e u t i l i z i n g t h e p r e v i o u s b u d g e t a r y an d c o s t f i g u r e s u t i l i z e d . Th e p r i o r w o r k l o o k e d a t t h e r e l a t i v e c o s t s f o r A d u l t P ar o l e & P r o b a t i o n d e p a r t m e n t a n d t h e S h e r i f f ’ s Of f i c e a s t h e y r e l a t e t o p e r f o r m a n c e o f s e r v i c e s f o r t he s e g r a n t m o n i e s . T h e C o u n t y a l l o c a t e s t h e s e mo n i e s b e t w e e n t h e d e p a r t m e n t s a s t h e S t a t e d o e s n o t d ic t a t e o r r e s t r i c t t h e u s e o f t h e s e m o n i e s . Sc o p e : Th e s c o p e i n c l u d e d t h e i n f o r m a t i o n o b t a i n e d f r o m i n t e r vi e w s , o b s e r v a t i o n s , a n d a n a l y s e s p e r f o r m e d . W o r k w a s p r i m a r i l y p e r f o r m e d i n J a n u a r y 2 0 1 1 . T h e a n al y s e s l o o k e d b a c k a t a c t i v i t y f r o m 7 / 1 / 0 7 ( a f t e r t h e la s t r e v i e w ) a n d t h r o u g h S e p t e m b e r 2 0 1 0 f o r a l l i n m a te s u n d e r s u p e r v i s i o n o r i n c a r c e r a t i o n . T h e d a t a t o be u s e d f o r r e c a l c u l a t i o n i s t o b e t h e t w e l v e m o n t h s e n di n g S e p t e m b e r 3 0 , 2 0 1 0 . T h e w o r k w a s n o t co n s i d e r e d a n a u d i t a n d d i d n o t i n c l u d e r e v i e w o f r e l e va n t i n t e r n a l c o n t r o l s . Th e s c o p e o f w o r k d i d n o t i n c l u d e e v a l u a t i n g t h e i m p a c t of c h a n g e s f r o m t h e S h e r i f f ’ s O f f i c e r e - o p e n i n g th e w o r k c e n t e r i n F Y 0 7 / 0 8 , w h i c h m a y h a v e i m p a c t e d c o st p e r d a y . T h e a u d i t r e p o r t # 0 7 / 0 8 - 6 s h o u l d b e Co u n t y A d m i n i s t r a t i o n R e p o r t # 1 0 / 1 1 - 6 February 2011 Page 2 of 9 re f e r e n c e d f o r u n d e r l y i n g a p p r o a c h , c o s t s a n d t h e p r i o r a n a l y s e s . I n f o r m a t i o n o n i n m a t e d a y s w a s de v e l o p e d i n c o o r d i n a t i o n w i t h J a i l a n d A d u l t P a r o l e an d P r o b a t i o n s t a f f a s w e l l a s i n f o r m a t i o n r e c e i v e d fr o m t h e O r e g o n D e p a r t m e n t o f C o r r e c t i o n s . T h o u g h n u me r o u s c h e c k s w e r e p e r f o r m e d t o t e s t t h e re a s o n a b l e n e s s o f i n f o r m a t i o n r e c e i v e d , t h e w o r k d i d r e l y o n C o u n t y s t a f f i n e v a l u a t i n g w h a t i n m a t e s t a y s sh o u l d b e c o u n t e d a n d w h i c h d a y s r e l a t e d t o S B 1 1 4 5 f o r t h e J a i l . 1. 3 ME T H O D O L O G Y Pr o c e d u r e s i n c l u d e d : R e v i s i t i n g w h a t S B 1 1 4 5 c o v e r s a n d r e v i e w i n g H B 3 5 0 8 p r oc e s s . A n a l y z i n g S B 1 1 4 5 i n m a t e b e d d a y s a n d t o t a l i n m a t e b ed d a y s f o r t h e t i m e p e r i o d o b t a i n e d . A s s e s s i n g o t h e r c a s e l o a d a n d p a r a m e t e r s f o r t h e d e p a r t m e n ts R e v i e w i n g a n d c o m p a r i n g i n f o r m a t i o n t h e S t a t e d e p a r tm e n t o f c o r r e c t i o n s h a d o n i n m a t e s u n d e r sa n c t i o n o r l o c a l c o n t r o l . D i s c u s s i o n s w i t h C o u n t y s t a f f r e g a r d i n g S B 1 1 4 5 / H B 3 5 0 8 Th e r e a r e a n u m b e r o f l i m i t a t i o n s t o t h e a n a l y s i s p e r fo r m e d t h a t w e r e c i t e d i n t h e p r e v i o u s r e p o r t . T h o s e st i l l e x i s t . T h e p r i o r r e p o r t ’ s w o r k f o r c o s t i n g o u t s e r v i c e s w a s u t i l iz e d . T h e a d d i t i o n o f t h e w o r k - c e n t e r w a s no t f a c t o r e d i n . T h e p r e m i s e o f u s i n g t h e c u r r e n t o c c u p a nc y n u m b e r s w i t h p r i o r c o s t d a t a s h o u l d li m i t t h e i m p a c t s f o r c o s t s t h a t h a v e d e v e l o p e d b y c h a n g e s i n s t i t u t e d b y t h e d e p a r t m e n t s . T h e an a l y s e s t h e r e f o r e f o c u s o n t h e i m p a c t s s o l e l y f r o m c h a n ge i n i n m a t e o c c u p a n c y . I d e n t i f i c a t i o n o f i n m a t e s u n d e r S B 1 1 4 5 w a s b a s e d o n i n ma t e s i d e n t i f i e d . M e a s u r e s w e r e t a k e n t o ch a l l e n g e t h e d a t a p r o v i d e d h o w e v e r , u l t i m a t e l y t h e tr a i n e d s t a f f o f t h e S h e r i f f ’ s O f f i c e a n d A d u l t Pa r o l e & P r o b a t i o n w e r e u t i l i z e d t o a s s e s s s p e c i f i c b o o k i n gs a n d t h e i r i n c l u s i o n i n t h e c o u n t s . Si n c e t h i s w o r k i s c o n s i d e r e d f o l l o w - u p w o r k , w e d i d n o t c on d u c t t h i s w o r k i n a c c o r d a n c e w i t h g e n e r a l l y ac c e p t e d g o v e r n m e n t a u d i t i n g s t a n d a r d s . 2. A N A L Y S E S Th e a n a l y s e s t h a t f o l l o w a r e a t t e m p t i n g t o r e v i s i t t h e q u e s t i o n o f e q u i t a b l e a l l o c a t i o n o f c o m m u n i t y c o r r e c t i on mo n i e s r e c e i v e d f r o m t h e s t a t e b e t w e e n t h e A d u l t P a r o l e & P r o b a t i o n a n d t h e S h e r i f f ’ s O f f i c e ( J a i l ) . T h e an a l y s e s h a v e m a n y a s s u m p t i o n s a n d a p p r o x i m a t e t h e u n d e r ly i n g c o s t s i n v o l v e d . T h e l a s t a n a l y s i s r e s u l t e d in a f u n d i n g s p l i t o f 6 0 % A d u l t P a r o l e & P r o b a t i o n a nd 4 0 % S h e r i f f ’ s O f f i c e . Co u n t y A d m i n i s t r a t i o n R e p o r t # 1 0 / 1 1 - 6 February 2011 Page 3 of 9 2. 1 C o m p a r a t i v e a n a l y s e s / t r e n d s Ch a r t 1 : Sh e r r i f f ’ s O f f i c e - Ja i l 12 m o n t h r u n n i n g to t a l s f o r J a i l in m a t e p o p u l a t i o n Ch a r t 2 : Ad u l t P a r o l e & Pr o b a t i o n Mo n t h l y c a s e l o a d De p a r t m e n t s h a v e r e l a t i v e l y s t e a d y c l i e n t l e v e l s . So m e b a c k g r o u n d a n a l y s e s o n c a s e l o a d a n d i n m a t e p o p u l a t i o ns i n d i c a t e s t e a d y a c t i v i t i e s i n b o t h de p a r t m e n t s . {S o u r c e : J a i l i n f o r m a t i o n s y s t e m s } { S o u r c e : D e p a r t m e n t o f c o r r e c t i o n s i n f o r m a t i o n } Tr e n d i n J a i l i n m a t e d a y s s h o w s s o m e d e c l i n e i n S B 1 14 5 i n m a t e d a y s . Se n a t e B i l l 1 1 4 5 p r o v i d e s f o r c o u n t i e s t o t a k e r e s p o n s i bi l i t y f o r f e l o n s o n · p r o b a t i o n , p a r o l e , o n p o s t - p r i s o n s u p e r v i s i o n , · s e n t e n c e d t o 1 2 m o n t h s o r l e s s i n c a r c e r a t i o n , o r · s a n c t i o n e d b y a c o u r t o r S t a t e B o a r d o f P a r o l e a n d P o st - p r i s o n s u p e r v i s i o n t o 1 2 m o n t h s o r l e s s f o r vi o l a t i n g a c o n d i t i o n o f p a r o l e o r p o s t - p r i s o n s u p e r v i si o n . In a d d i t i o n , t h e S u p e r v i s o r y A u t h o r i t y B o a r d h a s a d m i ni s t r a t i v e l y a d d e d t o t h e i r d e f i n i t i o n o f S B 1 1 4 5 , sa n c t i o n s g r e a t e r t h a n 3 1 d a y s f o r v i o l a t i n g s u p e r v i s i o n on a f e l o n y o f f e n s e . T h e s e a r e r e f e r r e d t o a s Le v e l 3 s a n c t i o n s . L o c a l c o n t r o l i d e n t i f i e s f e l o n y i n m at e s b e i n g i n c a r c e r a t e d o r w h o s e p a r o l e o r p o s t - pr i s o n s u p e r v i s i o n h a s b e e n r e v o k e d . T h e a n a l y s e s p e r f o r m ed a s s u m e t h e s e L e v e l 3 s a n c t i o n d a y s a r e 0 10 , 0 0 0 20 , 0 0 0 30 , 0 0 0 40 , 0 0 0 50 , 0 0 0 60 , 0 0 0 70 , 0 0 0 80 , 0 0 0 90 , 0 0 0 O c t - 0 6 D e c - 0 6 F e b - 0 7 A p r - 0 7 J u n - 0 7 A u g - 0 7 O c t - 0 7 D e c - 0 7 F e b - 0 8 A p r - 0 8 J u n - 0 8 A u g - 0 8 O c t - 0 8 D e c - 0 8 F e b - 0 9 A p r - 0 9 J u n - 0 9 A u g - 0 9 O c t - 0 9 D e c - 0 9 F e b - 1 0 A p r - 1 0 J u n - 1 0 A u g - 1 0 I n m a t e d a y s ( a l l ) - R u n n i n g 1 2 m o n t h t o t a l s Ja i l i n m a t e p o p u l a t i o n o v e r t i m e - 2 0 0 4 0 0 6 0 0 8 0 0 1 , 0 0 0 1 , 2 0 0 1 , 4 0 0 1 , 6 0 0 1 , 8 0 0 J u l - 0 6 O c t - 0 6 J a n - 0 7 A p r - 0 7 J u l - 0 7 O c t - 0 7 J a n - 0 8 A p r - 0 8 J u l - 0 8 O c t - 0 8 J a n - 0 9 A p r - 0 9 Jul-09 Oct-09 Jan-10 Apr-10 Jul-10 Oct-10 C a s e l o a d Ad u l t P a r o l e & P r o b a t i o n c a s e l o a d o v e r t i m e Felony Misdmeanor Da t a n o t av a i l a b l e Co u n t y A d m i n i s t r a t i o n R e p o r t # 1 0 / 1 1 - 6 February 2011 Page 4 of 9 Ch a r t 3 : 12 m o n t h r u n n i n g to t a l s f o r J a i l in m a t e p o p u l a t i o n (S B 1 1 4 5 a n d a l l in m a t e s ) in c l u d e d a n d n o t o t h e r s a n c t i o n s . {S o u r c e : J a i l i n f o r m a t i o n s y s t e m s a n d w o r k } HB 3 5 0 8 w a s e x p e c t e d t o r e d u c e t h e n u m b e r o f d a y s i n m a t e s u n d e r S B 1 1 4 5 w o u l d b e i n j a i l . T h e l a w fr o m t h e 2 0 0 9 l e g i s l a t i v e s e s s i o n w a s e f f e c t i v e s t a r t i n g t he B i e n n i u m f o r 2 0 0 9 - 2 0 1 1 . O n e p r o v i s i o n o f t h e la w l i m i t e d t h e t i m e a j u d g e c o u l d s a n c t i o n a n d o r d e r a p r o b a t i o n v i o l a t o r t o j a i l t o 6 0 d a y s . P r i o r t o HB 3 5 0 8 a j u d g e c o u l d o r d e r a p r o b a t i o n v i o l a t o r t o 1 80 d a y s i n j a i l . - 1 0 , 0 0 0 2 0 , 0 0 0 3 0 , 0 0 0 4 0 , 0 0 0 5 0 , 0 0 0 6 0 , 0 0 0 7 0 , 0 0 0 8 0 , 0 0 0 9 0 , 0 0 0 O c t - 0 6 D e c - 0 6 F e b - 0 7 A p r - 0 7 J u n - 0 7 A u g - 0 7 O c t - 0 7 D e c - 0 7 F e b - 0 8 A p r - 0 8 J u n - 0 8 A u g - 0 8 O c t - 0 8 D e c - 0 8 F e b - 0 9 A p r - 0 9 J u n - 0 9 A u g - 0 9 O c t - 0 9 Dec-09 Feb-10 Apr-10 Jun-10 Aug-10 I n m a t e d a y s - R u n n i n g 1 2 m o n t h t o t a l s Po p u l a t i o n s o v e r t i m e - S B 1 1 4 5 a n d A l l i n m a t e s SB 1 1 4 5 Al l I n m a t e s 6/ 2 0 0 7 11 4 5 W o r k HB 3 5 0 8 9/2010 1145 work Co u n t y A d m i n i s t r a t i o n R e p o r t # 1 0 / 1 1 - 6 February 2011 Page 5 of 9 Ta b l e 1 : In m a t e co m p a r i s o n s be t w e e n 1 2 - mo n t h s e n d i n g 6/ 2 0 0 7 a n d 9 / 2 0 1 0 Tr e n d i n i n m a t e d a y s s h o w s a d e c l i n e i n S B 1 1 4 5 i n m a te d a y s . Co m p a r i n g t h e 1 2 m o n t h r u n n i n g t o t a l s w i t h i n t h i s a n a ly s i s s i n c e t h e l a s t t i m e i t w a s l o o k e d a t , i n d i c a t e s th a t t h e S B 1 1 4 5 d a y s h a v e d e c l i n e d b y s o m e 2 3 % . 2. 2 U p d a t e d S B 1 1 4 5 c a l c u l a t i o n Re v i s i t e d a l l o c a t i o n s u p p o r t s a s m a l l r e d u c t i o n i n al l o c a t i o n . Th e f o l l o w i n g a n a l y s e s s u m m a r i z e t h e a p p r o a c h u t i l i z e d in t h e p r e v i o u s w o r k . T h e o n l y d a t a c h a n g e d i n th e c a l c u l a t i o n s h a v e b e e n t h e n u m b e r o f S B 1 1 4 5 i n m a t e d a y s . In m a t e d a y s c o m p a r i s o n ( 1 2 m o n t h t o t a l s ) Da t e S B 1 1 4 5 A l l i n m a t e s Ju n - 0 7 19 , 9 8 7 8 4 , 6 2 2 Se p - 1 0 15 , 4 7 1 8 5 , 1 2 1 as % o f 6 / 0 7 7 7 % 1 0 1 % Eq u i v a l e n t s p a c e s i n J a i l o v e r y e a r ( 1 2 m o n t h t o t a l /3 6 5 ) Da t e S B 1 1 4 5 A l l i n m a t e s Ju n - 0 7 54 . 8 2 3 1 . 8 Se p - 1 0 42 . 4 2 3 3 . 2 Co m p o s i t i o n o f J a i l ( % ) ( 1 2 m o n t h t o t a l s ) Da t e S B 1 1 4 5 A l l i n m a t e s Ju n - 0 7 24 % 1 0 0 % Se p - 1 0 18 % 1 0 0 % Co u n t y A d m i n i s t r a t i o n R e p o r t # 1 0 / 1 1 - 6 February 2011 Page 6 of 9 Ex h i b i t I Re v i s i t e d a l l o c a t i o n ba s e d u p o n up d a t e d S B 1 1 4 5 in m a t e d a y s (1 2 m o n t h s e n d i n g 9/ 2 0 1 0 ) Th e u p d a t e d c a l c u l a t i o n i n d i c a t e s w i t h t h i s l o w e r l ev e l o f S B 1 1 4 5 i n m a t e p o p u l a t i o n t h e co m p o s i t i o n n o w s u p p o r t e d w o u l d b e · 3 5 % - S h e r i f f ’ s O f f i c e ( J a i l ) a n d · 6 5 % - A d u l t P a r o l e & P r o b a t i o n ( w a s 4 0 % / 6 0 % ) . Ca l c u l a t e d S B 1 1 4 5 D a y s # o f i n m a t e s I n m a t e D a y s L o c a l c o n t r o l 1 4 6 8 , 2 0 4 L e v e l 3 s a n c t i o n s ( > 3 1 d a y s ) 1 1 8 7 , 2 6 7 TO T A L S B 1 1 4 5 D a y s 1 5 , 4 7 1 8 5 $ T O T A L S B 1 1 4 5 D a y s ( f r o m a b o v e ) 1 5 , 4 7 1 1, 3 1 8 , 1 2 9 $ * M e t h o d u s e d i n p r i o r 0 6 / 0 7 w o r k . D i r e c t c o s t s d o no t i n c l u d e t h e S h e r i f f ' s O f f i c e a d m i n i s t r a t i v e o v e r h e a d s i n c e t h es e c o s t s w o u l d b e i n c u r r e d r e g a r d l e s s w h e t h e r t h e S B 1 1 4 5 i n m a t e s w e re t a k e n o n . Co s t c o m p a r i s o n Revised Composition 1, 3 1 8 , 1 2 9 $ 35% 2, 4 6 7 , 2 1 6 $ 65% Co s t s f o r c o m p a r i s o n 3 , 7 8 5 , 3 4 5 $ 100% Es t i m a t e d A v e r a g e I n m a t e C o s t p e r D a y (p r i o r w o r k 0 6 / 0 7 D i r e c t * ) Sh e r i f f ' s O f f i c e - D i r e c t j a i l c o s t s e x t r a p o l a t e d ( 0 6 / 0 7 - w i t h n e w i n m a t e n u m b e r s ) Sh e r i f f ' s O f f i c e - D i r e c t j a i l c o s t s e x t r a p o l a t e d (f r o m a b o v e ) Ad u l t P a r o l e & P r o b a t i o n n e t c o s t s (p r i o r w o r k 0 6 / 0 7 ) Co u n t y A d m i n i s t r a t i o n R e p o r t # 1 0 / 1 1 - 6 February 2011 Page 7 of 9 3. 1 R e c o m m e n d a t i o n s St a t e f u n d i n g d e p o s i t e d w i t h C o u n t y w i d e L a w E n f o r c e me n t D i s t r i c t ( D i s t r i c t ) i s n o t co v e r e d u n d e r C o u n t y a g r e e m e n t . Th e C o u n t y i s u n d e r c o n t r a c t w i t h t h e S t a t e D e p a r t m e n t o f C o r r e c t i o n s f o r c o r r e c t i o n a l s e r v i c e s . T h e po r t i o n o f t h e s e m o n i e s a p p o r t i o n e d f o r S h e r i f f ’ s O f f ic e s e r v i c e s i s d e p o s i t e d i n t o t h e D i s t r i c t . T h e ag r e e m e n t s w i t h t h e S t a t e a n d b e t w e e n t h e S h e r i f f ’ s Of f i c e a n d t h e D i s t r i c t a r e s i l e n t o n t h i s f u n d i n g me c h a n i s m . T h e f u n d i n g h a s b e e n d e t e r m i n e d t h r o u g h t he b u d g e t p r o c e s s a n d i s c o n s i s t e n t w i t h t h e or i g i n a l f o r m a t i o n o f t h e D i s t r i c t . T h e r e a r e o t h e r r ev e n u e s s t r e a m s t h a t a r e s i m i l a r l y d e p o s i t e d i n t o D i s t r i ct, th a t a r e n o t i d e n t i f i e d t h r o u g h t h e a g r e e m e n t s . Th e D i s t r i c t i s a l e g a l l y s e p a r a t e e n t i t y w i t h s e p a r a t e fi n a n c i a l s t a t e m e n t s . T h e D i s t r i c t i s s e e n a s a co n d u i t f o r a l l r e s o u r c e s u t i l i z e d b y t h e S h e r i f f a n d r ei m b u r s e s t h e C o u n t y f o r t h e a s s o c i a t e d c o s t s f o r pr o v i d i n g t h o s e s e r v i c e s . I t i s t y p i c a l w h e n t h e r e a r e s ep a r a t e d i s t r i c t s i n v o l v e d f o r t h e r e t o b e a n in t e r g o v e r n m e n t a l a g r e e m e n t ( I G A ) o r m e m o r a n d u m o f un d e r s t a n d i n g ( M O U ) t o e x p l a i n h o w r e s o u r c e s wi l l b e p r o v i d e d a n d c o s t s r e i m b u r s e d . T h e a g r e e m e n t wo u l d a l s o e x p l a i n h o w a n y c o n t i n g e n t l i a b i l i t i e s wo u l d b e s h a r e d . So m e $ 3 . 8 m i l l i o n i s i d e n t i f i e d i n t h e 2 0 0 9 - 2 0 1 1 b i e nn i u m a s p a y a b l e t o t h e C o u n t y , w h i c h i s b u d g e t e d t o fu n d S h e r i f f ’ s O f f i c e a c t i v i t i e s , a n d w h i c h i s b e i n g p a id d i r e c t l y i n t o t h e D i s t r i c t . De p a r t m e n t s h a v e r e l i e d o n t h e b u d g e t a r y d e c i s i o n s t o su p p o r t h o w m o n i e s a r e s h a r e d . It i s r e c o m m e n d e d f o r t h e a g r e e m e n t w i t h D e s c h u t e s Co u n t y f o r C o u n t y w i d e l a w e n f o r c e m e n t se r v i c e s i n c l u d e h o w r e v e n u e s a r e t o b e p a i d o v e r f or c e r t a i n s e r v i c e s . De p a r t m e n t s s t i l l u n c l e a r h o w S t a t e G r a n t - i n – A i d f u nd i n g s h o u l d b e s p l i t . In t h e a u d i t r e p o r t o n A l l o c a t i o n o f S t a t e G r a n t - i n - Ai d m o n i e s ( # 0 7 / 0 6 - 6 ) , a n u m b e r o f i s s u e s w e r e r a i s e d th a t c o u l d i n f l u e n c e t h e d e c i s i o n s o v e r h o w t o s h a r e S B 1 14 5 f u n d i n g . F u n d i n g i s b e i n g d r i v e n l a r g e l y b y po l i c y . M o s t o f t h e c o n c e r n s r a i s e d i n t h e a u d i t a r e s t i ll b e i n g r a i s e d b y t h e t w o d e p a r t m e n t s . B o t h h a v e st r o n g c a s e s t o s u p p o r t o n g o i n g f u n d i n g . P r o a c t i v e l y a d d re s s i n g t h e s e i s s u e s c o u l d s t r e a m l i n e f u t u r e Co u n t y A d m i n i s t r a t i o n R e p o r t # 1 0 / 1 1 - 6 February 2011 Page 8 of 9 de c i s i o n s o n f u n d i n g l e v e l s . It i s r e c o m m e n d e d f o r a f u n d i n g p o l i c y t o b e d e v e l o pe d . T h i s m i g h t b e d o c u m e n t e d t h r o u g h a n ag r e e m e n t b e t w e e n t h e d e p a r t m e n t s o n h o w t h e s e m o n i es a r e t o b e s h a r e d a n d o n w h a t b a s i s . Th e f o l l o w i n g i s s u e s a r e n o t a l l i n c l u s i v e o f t h e i s s u e s r a is e d b y t h e d e p a r t m e n t s b u t w e r e n o t e d i n th e p r i o r a u d i t r e p o r t : 1. D o c u r r e n t c o s t s l e v e l s f o r d e p a r t m e n t s p r o p e r l y s t a f f th o s e f u n c t i o n s ? D o s o m e i n c l u d e ad d i t i o n a l p r o g r a m s b e y o n d t h e b a s i c s ? W h a t d o t h e s e p r og r a m c o s t s d o t o r e l a t i v e c o s t s ? 2. S h o u l d S h e r i f f ’ s O f f i c e a d m i n i s t r a t i v e o v e r h e a d b e i n cl u d e d i n r e l a t i v e c o s t s ? Th e S h e r i f f ’ s o f f i c e c h a r g e s m o s t o f t h e s e c o s t s t o t h e c o u nt y w i d e s e r v i c e d i s t r i c t , a s a r e a l l th e j a i l c o s t s . 3. W i l l S B 1 1 4 5 i n m a t e d a y s r e m a i n a t t h e s e l e v e l s ? a. W h a t o t h e r p r o g r a m s a n d d e c i s i o n s w i l l i n f l u e n c e t h e nu m b e r o f J a i l b e d d a y s ? b. W h a t i n m a t e d a y s s h o u l d b e c o m p e n s a t e d f o r ? ( l o c a l c o n t r o l , l e v e l 3 s a n c t i o n s , o t h e r sa n c t i o n s ) 4. W i l l r e l a t i v e c o s t s r e m a i n a t s i m i l a r l e v e l s i n t o f u t u re ? 5. H o w s h o u l d e x c e s s o r d e f i c i t f u n d i n g o f c o s t s b e a l l o c at e d ? a. S h o u l d t h e a l l o c a t i o n s t r i v e t o c o v e r t h e c o s t s o f Ja i l t o h o l d t h e m h a r m l e s s f o r t h e im p a c t o n t h e J a i l o r s h o u l d t h e c o s t s b e s h a r e d e q u i t a bl y ? b. S h o u l d t h e r e a m e c h a n i s m t o a d j u s t t h e a l l o c a t i o n t o a c t u a l a c t i v i t y o r c o s t s ? 6. H o w c a n w e b e s t s i m p l i f y t h e f u n d i n g a l l o c a t i o n m e t h od b e t w e e n t h e d e p a r t m e n t s g i v e n t h a t th e n u m b e r s a r e c h a n g i n g ? H o w f r e q u e n t l y s h o u l d t h i s b e r e v i s i t e d ? 3. 2 P r i o r r e c o m m e n d a t i o n n o t i m p l e m e n t e d In t h e a u d i t r e p o r t o n A l l o c a t i o n o f S t a t e G r a n t - i n - Ai d m o n i e s ( # 0 7 / 0 6 - 6 ) , a r e c o m m e n d a t i o n w a s m a d e in d i c a t i n g t h e d e p a r t m e n t s s h o u l d c o n s i d e r a d d i t i o n a l w or k t o i m p r o v e t h e q u a l i t y o f t h e i r S B 1 1 4 5 d a t a . Mu c h o f t h i s h a s n o t b e e n a d d r e s s e d . T h i s p r o j e c t , t h e r e f or e , r e q u i r e d s i g n i f i c a n t l y m o r e a s s i s t a n c e b y Co u n t y s t a f f t o h e l p i m p r o v e t h e q u a l i t y o f d a t a i n th e s y s t e m . Th e f o l l o w i n g r e c o m m e n d a t i o n f r o m t h e p r i o r a u d i t i s in c l u d e d i n f u l l , i n t h e h o p e t h e d e p a r t m e n t s w i l l co n s i d e r i m p r o v e m e n t s t o t h e i r s y s t e m s . Co u n t y A d m i n i s t r a t i o n R e p o r t # 1 0 / 1 1 - 6 February 2011 Page 9 of 9 In m a t e i n f o r m a t i o n c o u l d b e i m p r o v e d In a s s e s s i n g t h e n u m b e r o f d a y s i n m a t e s w e r e h o u s e d i n t h e J a i l u n d e r S B 1 1 4 5 , i t w a s n o t e d t h a t th e s e n t e n c i n g d a t e s i n t h e j a i l i n f o r m a t i o n s y s t e m w e r e n o t a l w a y s a c c u r a t e , b o o k i n g s q u a l i f y i n g un d e r S B 1 1 4 5 w e r e n o t a l w a y s p r o p e r l y f l a g g e d , a n d l ev e l 3 s a n c t i o n s w e r e n o t i d e n t i f i e d . T h e De p a r t m e n t o f C o r r e c t i o n d a t a r e f l e c t s i n f o r m a t i o n p r o ce s s e d b y t h e C o u n t y a n d t h e s e n u m b e r s d i d no t a l w a y s a g r e e w i t h t h e d a t a f r o m t h e J a i l o r f r o m Ad u l t P a r o l e & P r o b a t i o n . I t t a k e s w e e k s i f n o t mo n t h s t o r e q u e s t i n f o r m a t i o n f r o m t h e s t a t e . T h e d a ta r e c e i v e d f r o m e a c h s y s t e m h a d c e r t a i n li m i t a t i o n s a n d i n a c c u r a c i e s . T h i s w o u l d s e v e r e l y l i m i t t h e o n g o i n g u s e o f t h e s e s y s t e m s a s i t re l a t e s t o c a l c u l a t i n g S B 1 1 4 5 i n m a t e d a y s . To t h e e x t e n t t h e C o u n t y w o u l d l i k e t o r e l y o n i n f o r ma t i o n i n t h e D e p a r t m e n t o f C o r r e c t i o n s s y s t e m or C o u n t y j a i l i n f o r m a t i o n s y s t e m , t h e d a t a s h o u l d b e v a l i d a t e d a n d t e s t e d . S y s t e m s n e e d t o b e es t a b l i s h e d t o a s s u r e t h e d a t a i s c o r r e c t a n d r e a d i l y a c c e s s i bl e . Du r i n g t h e r e v i e w , a s i g n i f i c a n t a m o u n t o f t i m e w a s s p e nt v a l i d a t i n g a n d c o r r e c t i n g d a t a . N o da t a b a s e h a d a l l o f t h e d a t a a n d n o o n e s o u r c e h a d f ul l y a c c u r a t e i n f o r m a t i o n . In t h e a b s e n c e o f a c c u r a t e i n f o r m a t i o n , d e c i s i o n m a k e r s m a y n o t b e a b l e t o g e t g o o d i n f o r m a t i o n i n a t i m e l y m a n n e r . It i s r e c o m m e n d e d t h e A d u l t P a r o l e & P r o b a t i o n a n d Sh e r i f f ’ s O f f i c e c o l l a b o r a t e o n h o w b e s t to d e v e l o p a c o m p l e t e d a t a b a s e o f t h e S B 1 1 4 5 s a n c t i on s a n d l o c a l c o n t r o l . P o t e n t i a l so l u t i o n s c o u l d i n c l u d e i m p r o v i n g t h e C o u n t y j a i l i nf o r m a t i o n s y s t e m t o f l a g l e v e l 3 sa n c t i o n s t h a t q u a l i f y a s S B 1 1 4 5 . T h e s y s t e m c o u l d b e f u r t h e r i m p r o v e d t o h a n d l e S B 1 1 4 5 se n t e n c i n g d a t e s t h a t a r e c u r r e n t l y b e i n g o v e r r i d d e n b y t h e s o f t w a r e ( i n s o m e ci r c u m s t a n c e s ) . T h e r e a l s o a p p e a r s t o b e n u m e r o u s da t a i n p u t e r r o r s i n t h e s t a t e De p a r t m e n t o f C o r r e c t i o n s s y s t e m t h a t s h o u l d b e c o r re c t e d i n c a s e t h e y i n f l u e n c e in f o r m a t i o n u s e d b y t h e s t a t e t o a s s e s s f u n d i n g l e v el s . {T h e S h e r i f f ’ s O f f i c e , A d u l t P a r o l e & P r o b a t i o n , a n d C o u n t y A d m i n i s t r a t i o n d i d n o t p r o v i d e a n y w r i t ten responses to th e s e r e c o m m e n d a t i o n s . } {E n d o f R e p o r t }